¿Cómo crear un usuario y empleado en Easyflor?

¿Qué son un usuario y un empleado?

En Easyflor, para cada persona que va a trabajar en el sistema debes crear dos cosas: primero un usuario (la cuenta con la que alguien inicia sesión) y después un empleado (la persona que ejecuta tareas en el sistema). Estos dos van juntos y siempre deben crearse juntos.

¿Por qué crear un usuario y empleado?

• Permitir el inicio de sesión: Sin usuario, alguien no puede iniciar sesión en Easyflor
• Ejecutar tareas: El empleado puede realizar compras y ventas en el sistema
• Asignar permisos: Tú determinas lo que alguien puede y no puede hacer
• Quién hace qué: Después puedes ver qué persona realizó qué acción
• Resumen: Siempre sabes quién está trabajando en el sistema
• Seguridad: Cada uno tiene sus propias credenciales de acceso

¿Cuándo creas un usuario y empleado?

Ejemplos:

• Llega un nuevo miembro del personal que debe trabajar en Easyflor
• Un becario necesita acceso temporal al sistema
• Un empleado externo debe poder iniciar sesión
• Tu empresa crece y nuevas personas se unen al equipo
• Alguien necesita una cuenta nueva porque la antigua ya no funciona

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Importante: ¡El orden!

Paso 1: Primero creas un USUARIO ↓ Paso 2: Después creas un EMPLEADO y lo vinculas al usuario

¡No puedes hacerlo al revés! El usuario debe existir primero antes de poder crear un empleado.

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Parte 1: Crear un usuario

¿Qué es un usuario?

Un usuario es la cuenta de acceso. Contiene el nombre de usuario, la contraseña y la dirección de correo electrónico con los que alguien inicia sesión en Easyflor.

Paso 1: Ve a usuarios

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Usuarios"
3. Haz clic en "+Nuevo"

Paso 2: Completa los datos básicos

1. Nombre de usuario:

• Elige un nombre claro y único
• Usa por ejemplo el nombre o el nombre y apellido
• Ejemplos: "jan.jansen", "marie", "piet.bakker"

2. Dirección de correo electrónico:

• Introduce la dirección de correo electrónico de la persona
• Se usa para restablecimientos de contraseña y notificaciones

3. Contraseña:

• Elige una contraseña segura
• Usa una combinación de letras, números y posiblemente caracteres especiales

4. Repetir contraseña:

• Escribe la contraseña de nuevo — ¡debe ser exactamente la misma!

5. Idioma:

• Selecciona el idioma en el que esta persona quiere usar Easyflor

6. Esquema de colores:

• Elige aquí "Default"

Paso 3: ¡Deja el resto vacío!

Importante: Deja todos los demás campos vacíos para el mejor rendimiento de la cuenta.

Paso 4: Guarda el usuario

• Haz clic en "Guardar"
• ¡El usuario está creado ahora! Pasa ahora directamente a la Parte 2 para crear el empleado.

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Parte 2: Crear un empleado

¿Qué es un empleado?

Un empleado es la persona que ejecuta tareas en Easyflor. El empleado se vincula a un usuario y puede hacer compras, ventas y otras tareas.

Paso 1: Ve a empleados

1. Haz clic en "Organización"
2. Haz clic en "Empleados"
3. Haz clic en "+Nuevo"

Paso 2: Completa los datos del empleado

1. Nombre del empleado:

• Usa exactamente el mismo nombre que el nombre de usuario que acabas de crear

2. Código:

• Un nombre abreviado o código para el empleado (por ej. iniciales "JJ")

3. Roles:

• Selecciona "Comprador" y "Vendedor"
• Comprador: La persona puede hacer compras (pedir productos)
• Vendedor: La persona puede hacer ventas (vender a clientes)

4. Usuario:

• Selecciona el usuario que creaste en la Parte 1
• Importante: ¡Con esto vinculas el empleado a la cuenta de acceso!

5. País: Elige el país donde se encuentra el empleado

6. Moneda: Elige la moneda con la que trabaja el empleado (por ej. EUR)

7. Idioma: Elige el mismo idioma que para el usuario

Paso 3: Guarda el empleado

• Haz clic en "Guardar"
• ¡El empleado está creado ahora y vinculado al usuario!

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Parte 3: Restablecer la contraseña de un usuario

¿Cuándo haces esto?

Cuando un empleado ha olvidado su contraseña o cuando quieres cambiar la contraseña por motivos de seguridad.

¿Cómo restableces una contraseña?

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Usuarios"
3. Busca y selecciona el usuario cuya contraseña quieres cambiar
4. Haz clic en la opción "Cambiar contraseña"
5. Introduce una nueva contraseña en "Contraseña"
6. Introduce la misma contraseña en "Repetir contraseña"
7. Haz clic en "Guardar"

Consejo: Pasa la nueva contraseña al empleado y pídele que la cambie él mismo en el primer inicio de sesión.

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Parte 4: Bloquear o desbloquear un usuario

¿Cuándo haces esto?

• Un empleado se va (temporalmente) y no debe poder iniciar sesión
• Quieres desactivar temporalmente una cuenta por motivos de seguridad
• Un empleado vuelve y necesita acceso de nuevo

¿Cómo bloqueas o desbloqueas un usuario?

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Usuarios"
3. Busca y selecciona el usuario que quieres bloquear o desbloquear
4. En la parte superior de la pantalla ves un botón para activar o desactivar al usuario
   • Desactivar: El usuario ya no puede iniciar sesión
   • Activar: El usuario puede iniciar sesión de nuevo
5. Haz clic en "Guardar"

Atención: Desactivar no elimina la cuenta. Todos los datos se conservan y puedes reactivar la cuenta más tarde.

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Parte 5: Problemas comunes

Problema: Cambio de contraseña "se cuelga" o no se guarda

• Actualiza la página (F5 o Ctrl+R) e inténtalo de nuevo
• Prueba otro navegador (por ejemplo Chrome en lugar de Edge)
• Verifica que has introducido la contraseña exactamente igual en ambos campos

Problema: El empleado no puede iniciar sesión a pesar de la nueva cuenta

• ¡Verifica si también se ha creado un empleado! Este es el error más común. Un usuario sin empleado vinculado puede iniciar sesión, pero no puede hacer nada en el sistema.
• Ve a Organización → Empleados y verifica si existe un empleado vinculado al usuario (ver Parte 2)

Problema: El empleado puede iniciar sesión pero no ve mosaicos o no puede hacer nada

• Verifica si el empleado tiene los roles correctos (Comprador/Vendedor)
• Verifica si el empleado está vinculado al usuario correcto

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Parte 6: Configurar la impresora predeterminada por usuario

¿Cuándo haces esto?

Cada usuario en Easyflor puede tener su propia impresora predeterminada. Así un empleado imprime automáticamente en la impresora del almacén, y otro en la impresora de la estación de registro.

¿Cómo configuras la impresora predeterminada?

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Usuarios"
3. Selecciona el usuario para el que quieres configurar la impresora predeterminada
4. Ve a "Impresoras predeterminadas"
5. Selecciona la impresora deseada para este usuario
6. Haz clic en "Guardar"

Consejo: Si un empleado informa que no se imprime nada, primero verifica si la impresora predeterminada está configurada correctamente para este usuario.

Más información sobre la instalación y configuración de impresoras: Configuración de impresora

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Ejemplo completo: Añadir a Jan Jansen

Situación:

Tienes un nuevo miembro del personal: Jan Jansen. Debe poder iniciar sesión y hacer compras y ventas.

Paso 1: Crear usuario

1. Admin → Usuarios → +Nuevo
2. Nombre de usuario: "jan.jansen"
3. Dirección de correo: "jan.jansen@empresaflores.es"
4. Contraseña: "Flor2024!"
5. Repetir contraseña: "Flor2024!"
6. Idioma: "Español"
7. Esquema de colores: "Default"
8. Dejar el resto vacío
9. Guardar

Paso 2: Crear empleado

1. Organización → Empleados → +Nuevo
2. Nombre del empleado: "jan.jansen" (¡exactamente el mismo nombre!)
3. Código: "JJ"
4. Roles: Marca "Comprador" y "Vendedor"
5. Usuario: Selecciona "jan.jansen" de la lista
6. País: "España"
7. Moneda: "EUR"
8. Idioma: "Español"
9. Guardar

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Resumen

Para dar acceso a una nueva persona a Easyflor, creas dos cosas: primero un usuario y después un empleado que se vincula a ese usuario.

Para crear un usuario vas a Admin y luego a Usuarios donde haces clic en "+Nuevo". Completas el nombre de usuario, dirección de correo, contraseña (2x), idioma y esquema de colores ("Default") y dejas todos los demás campos vacíos.

Inmediatamente después creas un empleado vía Organización → Empleados → +Nuevo. Usa exactamente el mismo nombre que el nombre de usuario, añade un código (por ej. iniciales), marca los roles "Comprador" y "Vendedor", selecciona el usuario que acabas de crear, y elige país, moneda e idioma.

Es importante que siempre crees primero el usuario y solo después el empleado. Usa el mismo nombre para ambos para que quede claro que van juntos.

Para restablecer una contraseña vas a Admin → Usuarios → selecciona el usuario → haz clic en "Cambiar contraseña" → introduce la nueva contraseña (2x) → Guardar.

Para bloquear o desbloquear un usuario vas a Admin → Usuarios → selecciona el usuario → usa el botón en la parte superior de la pantalla para activar o desactivar al usuario → Guardar. Desactivar no elimina la cuenta; todos los datos se conservan.

Para configurar una impresora predeterminada por usuario vas a Admin → Usuarios → selecciona el usuario → Impresoras predeterminadas → selecciona la impresora → Guardar.