¿Cómo crear un usuario y empleado en Easyflor?

¿Qué son un usuario y un empleado?

En Easyflor, para cada persona que va a trabajar en el sistema debes crear dos cosas: primero un usuario (la cuenta con la que alguien inicia sesión) y después un empleado (la persona que ejecuta tareas en el sistema). Estos dos van juntos y siempre deben crearse juntos.

¿Por qué crear un usuario y empleado?

• Permitir el inicio de sesión: Sin usuario, alguien no puede iniciar sesión en Easyflor
• Ejecutar tareas: El empleado puede realizar compras y ventas en el sistema
• Asignar permisos: Tú determinas lo que alguien puede y no puede hacer
• Quién hace qué: Después puedes ver qué persona realizó qué acción
• Control: Siempre sabes quién trabaja en el sistema
• Seguridad: Cada uno tiene sus propias credenciales de acceso

¿Cuándo crear un usuario y empleado?

Ejemplos:

• Llega un nuevo empleado que necesita poder trabajar en Easyflor
• Un becario necesita acceso temporal al sistema
• Un empleado externo necesita poder iniciar sesión
• Tu empresa crece y se incorporan nuevas personas al equipo
• Alguien necesita una nueva cuenta porque la anterior ya no funciona

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Importante: ¡El orden!

Paso 1: Primero creas un USUARIO ↓ Paso 2: Después creas un EMPLEADO y lo vinculas al usuario

¡No puedes hacerlo al revés! El usuario debe existir primero antes de poder crear un empleado.

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Parte 1: Crear un usuario

¿Qué es un usuario?

Un usuario es la cuenta de acceso. Contiene el nombre de usuario, la contraseña y la dirección de correo electrónico con los que alguien puede iniciar sesión en Easyflor.

Paso 1: Ve a usuarios

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Usuarios"
3. Haz clic en "+Nuevo"

Paso 2: Completa los datos básicos

1. Nombre de usuario:

• Elige un nombre de usuario claro y único
• Usa por ejemplo el nombre de pila o nombre y apellido
• Ejemplos:
  • "juan.garcia"
  • "maria"
  • "pedro.lopez"

2. Dirección de correo electrónico:

• Introduce la dirección de correo electrónico de la persona
• Se usa para restablecer contraseñas y notificaciones
• Ejemplo: juan.garcia@floristeria.es

3. Contraseña:

• Elige una contraseña segura
• Usa una combinación de letras, números y eventualmente caracteres especiales
• Ejemplo: Flor2024!

4. Repetir contraseña:

• Escribe la contraseña otra vez
• ¡Debe ser exactamente igual!

5. Idioma:

• Selecciona el idioma en el que esta persona quiere usar Easyflor
• Ejemplos:
  • Neerlandés
  • Inglés
  • Alemán

6. Esquema de colores:

• Elige aquí "Default"
• Esta es la configuración de colores estándar de Easyflor

Paso 3: ¡Deja el resto vacío!

Importante: Deja todos los demás campos vacíos para el mejor funcionamiento de la cuenta.

Paso 4: Guarda el usuario

• Haz clic en "Guardar"
• ¡El usuario ha sido creado!

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Parte 2: Crear un empleado

¿Qué es un empleado?

Un empleado es la persona que ejecuta tareas en Easyflor. El empleado está vinculado a un usuario y puede realizar compras, ventas y otras tareas.

Paso 1: Ve a empleados

1. Haz clic en "Organización"
2. Haz clic en "Empleados"
3. Haz clic en "+Nuevo"

Paso 2: Completa los datos del empleado

1. Nombre del empleado:

• Usa exactamente el mismo nombre que el nombre de usuario que acabas de crear
• Esto asegura que todo esté correctamente vinculado
• Ejemplo: Si el nombre de usuario es "juan.garcia", introduce aquí también "juan.garcia"

2. Código:

• Este es un nombre abreviado o código para el empleado
• Usa por ejemplo las iniciales o una versión corta del nombre
• Ejemplos:
  • "JG" (para Juan García)
  • "ML" (para María López)
  • "PEDRO" (para Pedro)

3. Roles:

• Elige aquí qué tareas puede realizar el empleado
• Selecciona "Comprador" y "Vendedor"
• Esto da al empleado los permisos básicos para trabajar en el sistema

¿Qué significan estos roles?

• Comprador: La persona puede realizar compras (pedir productos)
• Vendedor: La persona puede vender (vender a clientes)

4. Usuario:

• Selecciona aquí el usuario que creaste en la Parte 1
• Importante: ¡Esto vincula al empleado con la cuenta de acceso!
• En el ejemplo: selecciona "juan.garcia"

5. País:

• Elige el país donde se encuentra el empleado
• Ejemplo: Países Bajos

6. Moneda:

• Elige la moneda con la que trabaja el empleado
• Ejemplo: Euro (EUR)

7. Idioma:

• Elige el mismo idioma que el del usuario
• Ejemplo: Neerlandés

Paso 3: Guarda el empleado

• Haz clic en "Guardar"
• ¡El empleado ha sido creado y vinculado al usuario!

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Ejemplo completo: Añadir a Juan García

Situación:

Tienes un nuevo empleado: Juan García. Necesita poder iniciar sesión y realizar compras y ventas.

Paso 1: Crear usuario

1. Admin → Usuarios → +Nuevo
2. Nombre de usuario: "juan.garcia"
3. Dirección de correo: "juan.garcia@floristeria.es"
4. Contraseña: "Flor2024!"
5. Repetir contraseña: "Flor2024!"
6. Idioma: "Neerlandés"
7. Esquema de colores: "Default"
8. Dejar el resto vacío
9. Guardar

Paso 2: Crear empleado

1. Organización → Empleados → +Nuevo
2. Nombre del empleado: "juan.garcia" (¡exactamente el mismo nombre!)
3. Código: "JG"
4. Roles: Marcar "Comprador" y "Vendedor"
5. Usuario: Seleccionar "juan.garcia" de la lista
6. País: "Países Bajos"
7. Moneda: "EUR"
8. Idioma: "Neerlandés"
9. Guardar

Resultado:

USUARIO CREADO:
Nombre de usuario: juan.garcia
Correo: juan.garcia@floristeria.es
    ↓
EMPLEADO CREADO:
Nombre: juan.garcia
Código: JG
Roles: Comprador y Vendedor
Vinculado a usuario: juan.garcia
    ↓
¡Juan García ahora puede iniciar sesión y trabajar en Easyflor!

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Consejos importantes

Consejo 1: Usa nombres consistentes

• Usa el mismo nombre para el usuario y el empleado
• Esto evita confusiones
• Ves directamente que van juntos

Consejo 2: Elige códigos claros

• Usa códigos reconocibles como iniciales
• No demasiado crípticos (no "X123")
• Sí claros (sí "JG" para Juan García)

Consejo 3: Anota la contraseña de forma segura

• Apunta la contraseña en un lugar seguro
• O envíala al nuevo usuario por un método seguro
• Después elimínala de tus notas

Consejo 4: Prueba la cuenta

• Pide al nuevo usuario que inicie sesión inmediatamente
• Verifica que todo funcione
• Así puedes resolver problemas directamente

Consejo 5: Deja los otros campos vacíos

• En el usuario: deja todos los campos adicionales vacíos
• Esto asegura el mejor funcionamiento
• Solo rellénalos si sabes exactamente por qué

Consejo 6: Elige los roles correctos

• Da solo los roles que sean necesarios
• Comprador y Vendedor son la base
• Puedes añadir más roles más adelante

Consejo 7: Mismo idioma en todas partes

• Usa el mismo idioma en el usuario y el empleado
• Esto evita confusiones
• El sistema funciona más fluidamente

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Errores comunes

Error 1: Crear empleado sin usuario

• Intentas crear primero un empleado
• Consecuencia: No puedes seleccionar un usuario para el empleado
• Solución: Crea SIEMPRE primero el usuario, DESPUÉS el empleado

Error 2: Usar nombres diferentes

• El usuario se llama "juan.garcia", el empleado se llama "Juan"
• Consecuencia: Confusión, no ves que van juntos
• Solución: Usa exactamente el mismo nombre para ambos

Error 3: Las contraseñas no coinciden

• Escribes dos contraseñas diferentes
• Consecuencia: El sistema muestra un error
• Solución: Escribe ambas contraseñas exactamente iguales

Error 4: No seleccionar roles

• Olvidas marcar "Comprador" y "Vendedor"
• Consecuencia: El empleado no puede hacer nada en el sistema
• Solución: Marca siempre como mínimo estos dos roles

Error 5: Usuario incorrecto vinculado

• Vinculas al empleado con el usuario equivocado
• Consecuencia: La persona no puede iniciar sesión o ve datos incorrectos
• Solución: Verifica bien qué usuario seleccionas

Error 6: Campos adicionales rellenados

• Rellenas campos en el usuario que deben quedar vacíos
• Consecuencia: La cuenta posiblemente no funcione de forma óptima
• Solución: Deja todos los campos adicionales vacíos, a menos que sepas exactamente lo que haces

Error 7: Olvidar anotar la contraseña

• Creas una contraseña pero no la apuntas
• Consecuencia: El nuevo usuario no puede iniciar sesión
• Solución: Anota la contraseña inmediatamente y comunícala de forma segura

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¿Qué puede hacer ahora el nuevo usuario?

Después de la creación, la persona puede:

• Iniciar sesión en Easyflor con el nombre de usuario y la contraseña
• Comprar (pedir productos a proveedores)
• Vender (vender productos a clientes)
• Ver y gestionar el inventario
• Crear y enviar facturas
• Realizar todas las demás tareas básicas en Easyflor

¿Qué NO puede hacer la persona (a menos que des permisos adicionales)?

• Modificar configuraciones del sistema
• Crear o eliminar otros usuarios
• Ajustar configuraciones administrativas
• Ver datos financieros sensibles

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Resumen visual del proceso

INICIO: Se incorpora un nuevo empleado
    ↓
PASO 1: Crear usuario
    ↓
Admin → Usuarios → +Nuevo
Completa: nombre, correo, contraseña, idioma, esquema
Deja el resto vacío → Guardar
    ↓
PASO 2: Crear empleado
    ↓
Organización → Empleados → +Nuevo
Completa: nombre (¡el mismo!), código, roles, usuario, país, moneda, idioma
Guardar
    ↓
PASO 3: Probar
    ↓
El nuevo empleado inicia sesión con nombre de usuario + contraseña
    ↓
¡LISTO! El empleado puede trabajar en Easyflor

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Resumen

Para dar acceso a una nueva persona en Easyflor, creas dos cosas: primero un usuario y después un empleado vinculado a este usuario.

Para crear un usuario, ve a Admin y luego a Usuarios donde haces clic en "+Nuevo". Completas los siguientes datos: un nombre de usuario que la persona usa para iniciar sesión, la dirección de correo electrónico de la persona para restablecer contraseñas y notificaciones, una contraseña y su repetición que debe ser exactamente igual, el idioma en el que la persona quiere usar Easyflor, el esquema de colores donde eliges "Default", y dejas todos los demás campos vacíos para el funcionamiento óptimo, después guardas el usuario.

Inmediatamente después creas un empleado yendo a Organización y luego a Empleados donde haces clic en "+Nuevo". Completas los siguientes datos: exactamente el mismo nombre de empleado que el nombre de usuario que acabas de crear, un código que es una versión abreviada del nombre como las iniciales, los roles donde marcas "Comprador" y "Vendedor" para que la persona pueda ejecutar las tareas básicas, el usuario que creaste en el primer paso para que el empleado quede vinculado a la cuenta de acceso, y el país, la moneda y el idioma del empleado, eligiendo el mismo idioma que el del usuario.

Es importante que siempre crees primero el usuario y después el empleado, porque el empleado debe vincularse a un usuario existente. Usando el mismo nombre para ambos, todo se mantiene organizado y ves directamente que van juntos. Después de guardar, la nueva persona puede iniciar sesión con el nombre de usuario y la contraseña y empezar a trabajar inmediatamente en Easyflor con los permisos de comprador y vendedor.