¿Cómo recibir copias de confirmaciones de pedido y/o facturas en Easyflor?

¿Qué son las copias de confirmaciones de pedido y facturas?

Cuando un cliente realiza un pedido o recibe una factura, puedes hacer que se te envíe automáticamente una copia de estos correos electrónicos. Así siempre sabes lo que se ha enviado a los clientes y puedes verificarlo o archivarlo todo.

¿Por qué quieres recibir copias?

• Visión general: Sabes exactamente qué pedidos se han realizado
• Control: Puedes verificar si todo se ha enviado correctamente a los clientes
• Archivo: Tienes una copia de seguridad de todos los pedidos y facturas en tu correo electrónico
• Sin sorpresas: Ves inmediatamente si algo sale mal
• Administración: Útil para la contabilidad o administración
• Atención al cliente: Si un cliente llama sobre un pedido o factura, puedes encontrarlo rápidamente
• Trabajo en equipo: Varias personas en tu empresa pueden supervisar

¿Cuándo usar esto?

Ejemplos:

• Quieres como propietario o gerente supervisar todos los pedidos
• El contable quiere recibir automáticamente copias de todas las facturas
• Quieres una copia de seguridad de todos los pedidos en una dirección de correo separada
• El equipo de atención al cliente quiere recibir copias para ayudar mejor a los clientes
• Quieres archivar todo para la administración

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Hay dos tipos de copias que puedes configurar:

1. Copia de confirmaciones de pedido

Estos son los correos electrónicos que los clientes reciben cuando realizan un pedido a través de tu tienda web.

2. Copia de facturas

Estas son las facturas que se envían por correo electrónico a los clientes.

¡Puedes configurar ambas por separado!

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Parte 1: Recibir copias de confirmaciones de pedido

¿Qué es una confirmación de pedido?

Una confirmación de pedido es un correo electrónico que un cliente recibe en cuanto realiza un pedido. En este correo aparece lo que el cliente ha pedido y todos los detalles del pedido.

Paso 1: Ve a la configuración de confirmación de pedido

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Sistema"
3. Haz clic en "Configuración"
4. Haz clic en "Exportar"
5. Haz clic en "Correo de confirmación de pedido"

Paso 2: Completa los datos

Nombre de la empresa:

• Introduce aquí el nombre de tu empresa
• Este nombre aparece en la confirmación de pedido

BCC:

• Esto significa "Blind Carbon Copy" (copia oculta)
• Introduce aquí la dirección de correo donde quieres recibir las copias
• Ejemplo: info@floristeria.es o administracion@floristeria.es

¿Qué es BCC?

• El cliente no ve que tú recibes una copia
• Permanece invisible para el cliente
• Solo tú recibes esta copia en la dirección indicada

Paso 3: Guarda

• Haz clic en "Guardar"
• ¡A partir de ahora recibes automáticamente una copia de cada confirmación de pedido!

¿Qué sucede ahora?

El cliente realiza un pedido a través de la tienda web
    ↓
El cliente recibe una confirmación de pedido por correo
    ↓
Tú recibes automáticamente una copia en la dirección BCC

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Parte 2: Recibir copias de facturas

¿Qué es una copia de factura?

Cada vez que se envía una factura por correo electrónico a un cliente, tú recibes automáticamente la misma factura también.

Paso 1: Ve a la configuración de facturas

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Sistema"
3. Haz clic en "Configuración"
4. Haz clic en "Factura"

Paso 2: Ve a direcciones de correo

1. Desplázate hacia abajo en el menú
2. Busca el encabezado "Direcciones de correo" (está abajo)
3. Haz clic en "+Nuevo"

Paso 3: Añade una dirección de correo

• Introduce aquí la dirección de correo donde quieres recibir copias de facturas
• Ejemplo: contabilidad@floristeria.es o admin@floristeria.es
• Puedes añadir varias direcciones repitiendo los pasos 2 y 3

Paso 4: Guarda

• Haz clic en "Guardar"
• ¡Todas las facturas que se envían por correo a clientes, ahora también te llegan a ti!

¿Qué sucede ahora?

La factura se envía por correo al cliente
    ↓
El cliente recibe la factura
    ↓
Tú recibes automáticamente la misma factura en la dirección indicada

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Diferencia entre confirmaciones de pedido y facturas

Confirmaciones de pedido:

• Cuándo: Directamente después de que un cliente pide
• Contenido: Lo que el cliente ha pedido, cantidades, tiempo de entrega
• Objetivo: Confirmación de que el pedido se ha recibido

Facturas:

• Cuándo: Cuando el pedido se ha entregado o completado
• Contenido: Lo que el cliente debe pagar, IVA, plazo de pago
• Objetivo: Solicitud de pago para el cliente

Consejo: ¡Configura ambas si quieres poder verificar todo!

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Ejemplo práctico: Configurar todo para tu empresa

Situación:

Eres propietario de "Floristería La Rosa". Quieres:

• Recibir copias de confirmaciones de pedido en info@floristeria.es
• Recibir copias de facturas en contabilidad@floristeria.es

Paso 1: Configurar confirmaciones de pedido

1. Admin → Sistema → Configuración → Exportar → Correo de confirmación de pedido
2. Nombre de la empresa: "Floristería La Rosa"
3. BCC: "info@floristeria.es"
4. Guardar

Paso 2: Configurar facturas

1. Admin → Sistema → Configuración → Factura
2. Desplázate hacia abajo hasta "Direcciones de correo"
3. Haz clic en "+Nuevo"
4. Introduce: "contabilidad@floristeria.es"
5. Guardar

Resultado:

• Cada confirmación de pedido llega a info@floristeria.es
• Cada factura llega a contabilidad@floristeria.es
• ¡Tienes control y visión total!

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Añadir varias direcciones de correo

Para confirmaciones de pedido:

• Solo puedes introducir una dirección BCC
• ¿Quieres mantener informadas a varias personas?
• Usa una dirección de correo general (como info@) y configura una regla de reenvío allí

Para facturas:

• ¡Puedes añadir varias direcciones de correo!
• Simplemente haz clic de nuevo en "+Nuevo" y añade otra dirección
• Por ejemplo: una para el contable, una para la administración, una para ti

Ejemplo para facturas:

1. Primera dirección: contabilidad@floristeria.es
2. Segunda dirección: propietario@floristeria.es
3. Tercera dirección: administracion@floristeria.es

¡Los tres reciben ahora copias de cada factura!

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Consejos importantes

Consejo 1: Usa direcciones de correo específicas

• Crea direcciones de correo separadas para copias
• Por ejemplo: copia-pedidos@floristeria.es
• Así tu correo principal se mantiene organizado

Consejo 2: Crea carpetas en tu correo

• Crea una carpeta "Copia Pedidos"
• Crea una carpeta "Copia Facturas"
• Configura reglas para que las copias vayan automáticamente a estas carpetas
• Así todo se mantiene bien organizado

Consejo 3: Pruébalo primero

• Realiza un pedido de prueba o envía una factura de prueba
• Verifica si recibes la copia
• ¿Funciona? Entonces sabes seguro que está bien configurado

Consejo 4: Revisa regularmente tu carpeta de spam

• A veces las copias terminan en spam
• Márcalas como "no es spam" para que lleguen a tu bandeja de entrada
• Así no te pierdes copias importantes

Consejo 5: Sé prudente con las direcciones de correo

• Demasiadas copias = buzón de correo demasiado lleno
• Añade solo las direcciones que realmente son necesarias
• No todo el mundo necesita recibir todo

Consejo 6: Archiva automáticamente

• Muchos programas de correo pueden archivar automáticamente
• Configura reglas para archivar copias después de 30 días
• Así siempre tienes una copia de seguridad, pero tu bandeja de entrada se mantiene vacía

Consejo 7: Usa BCC para confirmaciones de pedido

• BCC significa que el cliente no ve que tú recibes una copia
• Esto es más profesional que CC (donde todos lo ven)
• Mantenlo así, es la mejor manera

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Errores comunes

Error 1: Error de tipeo en la dirección de correo

• Introduces info@floristrea.es (error: floristrea)
• Consecuencia: No recibes copias
• Solución: Verifica la dirección de correo dos veces antes de guardar

Error 2: Dirección de correo incorrecta usada

• Introduces tu Gmail personal, pero nunca lo revisas
• Consecuencia: Las copias llegan pero no las ves
• Solución: Usa una dirección de correo que revises regularmente

Error 3: Olvidar guardar

• Completas todo pero olvidas hacer clic en "Guardar"
• Consecuencia: La configuración no se guarda
• Solución: ¡Haz siempre clic en "Guardar"!

Error 4: Demasiadas direcciones de correo añadidas

• Añades 10 direcciones de correo para copias de facturas
• Consecuencia: 10 personas reciben cada factura, demasiado abrumador
• Solución: Añade solo las personas que realmente lo necesitan

Error 5: Copias terminan en spam

• No recibes las copias, pero están en spam
• Consecuencia: Piensas que no funciona
• Solución: Revisa tu carpeta de spam y marca como "no es spam"

Error 6: No hacer prueba

• Configuras todo pero no pruebas si funciona
• Consecuencia: Solo descubres semanas después que no funciona
• Solución: Prueba inmediatamente después de configurar con un pedido o factura de prueba

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¿Cuándo NO recibes copia?

¡Atención! Solo recibes copias si:

• El cliente realiza un pedido a través de la tienda web (para confirmaciones de pedido)
• La factura se envía por correo al cliente (para facturas)

NO recibes copia si:

• Introduces manualmente un pedido (sin confirmación vía tienda web)
• La factura se imprime en lugar de enviarse por correo (solo facturas impresas)
• La factura se descarga pero no se envía por correo
• Creas algo en Easyflor sin enviarlo por correo al cliente

Importante: ¡Solo recibes copia de los correos que realmente se envían a los clientes!

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Resumen visual del proceso

CONFIRMACIONES DE PEDIDO:
    ↓
Admin → Configuración → Exportar → Correo de confirmación de pedido
    ↓
Completa nombre de empresa + dirección BCC
    ↓
Guardar
    ↓
Cliente pide → Cliente recibe confirmación → Tú recibes copia
    ↓
FACTURAS:
    ↓
Admin → Configuración → Factura → Direcciones de correo (abajo)
    ↓
+Nuevo → Introduce dirección de correo
    ↓
Guardar (repite para más direcciones)
    ↓
Factura al cliente → Tú recibes copia
    ↓
¡LISTO! Recibes todas las copias

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Resumen

Para recibir automáticamente copias de confirmaciones de pedido y facturas que se envían a los clientes, configuras dos cosas por separado en Easyflor.

Para copias de confirmaciones de pedido, ve a Admin, luego a Sistema, Configuración, Exportar y Correo de confirmación de pedido. Allí completas los siguientes datos: tu nombre de empresa que aparece en la confirmación de pedido y la dirección BCC donde quieres recibir las copias (por ejemplo, info@floristeria.es).

BCC significa Blind Carbon Copy, lo que significa que el cliente no ve que tú recibes una copia. En cuanto guardas esto, recibes automáticamente una copia de cada confirmación de pedido que se envía a los clientes después de que realizan un pedido a través de la tienda web.

Para copias de facturas, ve a Admin, luego a Sistema, Configuración y Factura. Desplázate hacia abajo hasta que veas el encabezado "Direcciones de correo" (abajo), haz clic en "+Nuevo" e introduce la dirección de correo donde quieres recibir copias de facturas, por ejemplo contabilidad@floristeria.es. La ventaja con las facturas es que puedes añadir varias direcciones de correo haciendo clic de nuevo en "+Nuevo" e introduciendo otra dirección. Así, por ejemplo, el contable, el propietario y la administración pueden recibir copias de cada factura que se envía por correo a los clientes.

Es importante saber que solo recibes copias de correos electrónicos que realmente se envían a los clientes. Para confirmaciones de pedido esto significa solo pedidos a través de la tienda web, y para facturas solo facturas que se envían por correo (no impresas o descargadas). Siempre prueba después de configurar si realmente recibes las copias realizando un pedido de prueba o enviando una factura de prueba, y también revisa tu carpeta de spam si no ves las copias inmediatamente. Preferiblemente usa direcciones de correo específicas para copias y crea carpetas en tu programa de correo para mantener todo organizado.