¿Cómo distribuir automáticamente el inventario con perfiles de distribución en Easyflor?

¿Qué son los perfiles de distribución?

Los perfiles de distribución son "recetas" con las que Easyflor distribuye automáticamente tu inventario entre tus clientes. Creas diferentes perfiles para diferentes tipos de clientes (por ejemplo, tiendas pequeñas, medianas y grandes), y cada cliente recibe automáticamente una parte del inventario según su perfil. Los clientes grandes reciben más, los clientes pequeños reciben menos.

¿Por qué usar perfiles de distribución?

• Ahorro de tiempo: No necesitas calcular manualmente para cada cliente cuánto recibe
• Distribución justa: Todos reciben su parte correcta según su tamaño
• Automático: Easyflor hace los cálculos por ti
• Sin errores: El sistema no olvida a nadie y siempre calcula correctamente
• Flexible: Por tipo de producto puedes distribuir de manera diferente (por ejemplo: muchas rosas para uno, muchos crisantemos para otro)
• Rápido: Con un solo clic todo está distribuido
• Claro: Ves directamente quién recibe qué

¿Cuándo usar perfiles de distribución?

Ejemplos:

• Tienes 100 clientes y quieres distribuir rápidamente tu inventario diario
• Tienes diferentes tipos de clientes: pequeños floristas, grandes centros de jardinería, supermercados
• Quieres que los clientes grandes reciban automáticamente más que los clientes pequeños
• Tienes clientes con diferentes surtidos (uno muchas rosas, otro muchas plantas)
• Quieres distribuir de manera consistente y justa sin recalcular cada día

---

¿Cómo funcionan los perfiles de distribución? (El concepto)

La base: Claves de distribución

Una clave de distribución es un número que indica cuánto recibe un cliente en relación con los demás.

Por ejemplo:

• Clave de distribución 1 = Cantidad base
• Clave de distribución 2 = 2× la base
• Clave de distribución 3 = 3× la base
• Clave de distribución 0,5 = La mitad de la base

Ejemplo práctico: Fórmulas para diferentes tiendas

Puedes clasificar clientes en categorías, por ejemplo:

Fórmula A: Empresa pequeña

• Necesita pocas rosas
• Necesita muchos crisantemos
• Configuración:
  • Rosas: Clave de distribución 1 (cantidad base)
  • Crisantemos: Clave de distribución 2 (el doble)

Fórmula B: Empresa mediana

• Necesita muchas rosas
• Necesita pocos crisantemos
• Configuración:
  • Rosas: Clave de distribución 2 (el doble)
  • Crisantemos: Clave de distribución 1 (cantidad base)

Fórmula C: Empresa grande (muchas plantas)

• Necesita pocas flores
• Necesita muchas plantas
• Configuración:
  • Flores: Clave de distribución 0,5 (la mitad)
  • Plantas: Clave de distribución 2 (el doble)

---

Ejemplo de cálculo: ¿Cómo funcionan exactamente las claves de distribución?

Situación:

Tienes 10.000 rosas para distribuir entre:

• 10 tiendas grandes (clave de distribución 3)
• 30 tiendas medianas (clave de distribución 2)
• 40 tiendas pequeñas (clave de distribución 1)

Paso 1: Calcula el total de claves de distribución

10 tiendas grandes × 3 = 30 claves de distribución
30 tiendas medianas × 2 = 60 claves de distribución
40 tiendas pequeñas × 1 = 40 claves de distribución
                        ────
Total:                  130 claves de distribución

Paso 2: Calcula cuántas rosas por clave de distribución

10.000 rosas ÷ 130 claves de distribución = 76 rosas por clave

Redondeado por ramo (por ejemplo, ramos de 10):
= 70 rosas por clave de distribución

Paso 3: Calcula cuántas recibe cada tienda

Tienda grande: 70 × 3 = 210 rosas
Tienda mediana: 70 × 2 = 140 rosas
Tienda pequeña: 70 × 1 = 70 rosas

Paso 4: Verifica el total

(210 × 10) + (140 × 30) + (70 × 40) = 9.100 rosas distribuidas

Restante: 10.000 - 9.100 = 900 rosas

Estas 900 rosas quedan para distribución manual
(porque no son divisibles exactamente)

Resumen visual:

10.000 ROSAS
    ↓
10 tiendas grandes reciben cada una: 210 rosas (total 2.100)
30 tiendas medianas reciben cada una: 140 rosas (total 4.200)
40 tiendas pequeñas reciben cada una: 70 rosas (total 2.800)
    ↓
Distribuidas: 9.100 rosas
Restante: 900 rosas (distribuir manualmente)

---

Parte 1: Crear perfiles de distribución

Paso 1: Ve a perfiles de distribución

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Sistema"
3. Haz clic en "Configuración"
4. Haz clic en "General"
5. Haz clic en "Perfiles de distribución"

Paso 2: Crea un nuevo perfil

1. Haz clic en "+Nuevo"
2. Dale al perfil un nombre claro

Ejemplos de buenos nombres:

• "Empresa pequeña"
• "Empresa mediana"
• "Empresa grande"
• "Fórmula Rosas"
• "Fórmula Plantas"
• "Perfil supermercado"

Paso 3: Haz clic en el perfil creado

• Selecciona el perfil que acabas de crear

Paso 4: Ve a filtros

1. Haz clic en "Filtros"
2. Aquí es donde configuras lo que hace el perfil

Paso 5: Completa las claves de distribución

Puedes configurar claves de distribución en diferentes niveles:

• Por tipo de artículo (por ejemplo: todas las rosas)
• Por artículo (por ejemplo: rosas rojas específicamente)
• Por grupo de artículos (por ejemplo: todas las flores)

Ejemplo para "Empresa pequeña":

1. Haz clic en "+Nuevo"
2. Elige un filtro (por ejemplo: Tipo de artículo = Rosas)
3. Clave de distribución: 1
4. Haz clic en "Guardar"
5. Haz clic de nuevo en "+Nuevo"
6. Elige otro filtro (por ejemplo: Tipo de artículo = Crisantemos)
7. Clave de distribución: 2
8. Haz clic en "Guardar"

Ejemplo para "Empresa grande":

1. Haz clic en "+Nuevo"
2. Elige un filtro (por ejemplo: Tipo de artículo = Rosas)
3. Clave de distribución: 3
4. Haz clic en "Guardar"
5. Haz clic de nuevo en "+Nuevo"
6. Elige otro filtro (por ejemplo: Tipo de artículo = Crisantemos)
7. Clave de distribución: 1
8. Haz clic en "Guardar"

Repite para todos los perfiles

• Crea un perfil separado para cada tipo de cliente
• Completa las claves de distribución correctas para cada perfil

---

Parte 2: Vincular perfiles de distribución a clientes

¿Por qué vincular?

Ahora debes vincular cada perfil a los clientes correctos. Así Easyflor sabe qué cliente usa qué perfil.

Paso 1: Ve a deudores

1. Haz clic en "Organización"
2. Haz clic en "General"
3. Haz clic en "Deudores"
4. Selecciona un cliente (deudor)

Paso 2: Ve a perfiles de distribución

1. Haz clic en "General"
2. Haz clic en "Perfiles de distribución"

Paso 3: Vincula un perfil

1. Haz clic en "+Nuevo"
2. Ahora ves la lista de perfiles creados anteriormente
3. Haz clic en el perfil que corresponde a este cliente
   • Ejemplo: Si es una tienda pequeña, haz clic en "Empresa pequeña"

Paso 4: Elige el día de pedido

• Elige el día de pedido para el que debe aplicar este perfil
• Por ejemplo: Lunes, o Todos los días

¿Qué significa esto?

• El perfil solo se usa para los días elegidos
• Así puedes crear distribuciones diferentes por día

Paso 5: Aplica

• Haz clic en "Aplicar"
• ¡El perfil está ahora vinculado a este cliente!

Repite para todos los clientes

• Ve a cada cliente
• Vincula el perfil correcto
• Así cada cliente recibe su propia clave de distribución

---

Parte 3: Usar perfiles de distribución

¡Ahora todo está configurado y puedes empezar a distribuir automáticamente!

Paso 1: Ve a distribución por perfil

1. Haz clic en "Distribución"
2. Haz clic en "General"
3. Haz clic en "Distribución por perfil"

Paso 2: Elige lo que quieres distribuir

• Selecciona el inventario que quieres distribuir
• Por ejemplo: todas las rosas que recibiste hoy

Paso 3: Inicia la distribución

• Haz clic en el botón para distribuir
• Easyflor calcula ahora automáticamente quién recibe qué según los perfiles

Paso 4: Verifica el resultado

• Ahora ves un resumen de quién recibe cuánto
• Los clientes grandes reciben más
• Los clientes pequeños reciben menos
• ¡Todo calculado automáticamente!

Paso 5: Confirma o ajusta

• ¿Es correcto? Confirma la distribución
• ¿No del todo bien? Ajusta manualmente algo
• La distribución automática es una propuesta, siempre puedes modificar

---

Ejemplo práctico: Configuración completa

Situación:

Eres un mayorista con tres tipos de clientes:

• 10 grandes centros de jardinería (quieren mucho de todo)
• 30 floristas medianos (surtido estándar)
• 40 tiendas pequeñas (surtido pequeño)

Paso 1: Crea tres perfiles

Perfil 1: "Gran centro de jardinería"

1. Admin → Configuración → Perfiles de distribución → +Nuevo
2. Nombre: "Gran centro de jardinería"
3. Clic en el perfil → Filtros → +Nuevo
4. Para todos los artículos: Clave de distribución 3
5. Guardar

Perfil 2: "Florista mediano"

1. Admin → Configuración → Perfiles de distribución → +Nuevo
2. Nombre: "Florista mediano"
3. Clic en el perfil → Filtros → +Nuevo
4. Para todos los artículos: Clave de distribución 2
5. Guardar

Perfil 3: "Tienda pequeña"

1. Admin → Configuración → Perfiles de distribución → +Nuevo
2. Nombre: "Tienda pequeña"
3. Clic en el perfil → Filtros → +Nuevo
4. Para todos los artículos: Clave de distribución 1
5. Guardar

Paso 2: Vincula perfiles a clientes

Para cada gran centro de jardinería (10 clientes):

1. Organización → Deudores → Seleccionar cliente
2. General → Perfiles de distribución → +Nuevo
3. Seleccionar: "Gran centro de jardinería"
4. Día de pedido: Todos los días
5. Aplicar

Para cada florista mediano (30 clientes):

• Lo mismo, pero seleccionar: "Florista mediano"

Para cada tienda pequeña (40 clientes):

• Lo mismo, pero seleccionar: "Tienda pequeña"

Paso 3: Usa la distribución

Recibes 10.000 rosas:

1. Distribución → General → Distribución por perfil
2. Selecciona las 10.000 rosas
3. Haz clic en distribuir

Resultado:

Cada gran centro de jardinería recibe: 210 rosas
Cada florista mediano recibe: 140 rosas
Cada tienda pequeña recibe: 70 rosas

Total distribuido: 9.100 rosas
Restante: 900 rosas (distribuir manualmente)

---

Consejos importantes

Consejo 1: Empieza simple

• Comienza con 2-3 perfiles (pequeño, mediano, grande)
• No lo compliques demasiado al principio
• Añade más detalles después cuando entiendas el sistema

Consejo 2: Prueba primero con un tipo de producto

• Prueba por ejemplo solo con rosas
• Mira si la distribución es correcta
• ¿Funciona? Entonces añade otros productos

Consejo 3: Habla con tus clientes

• Informa a los clientes que vas a distribuir automáticamente
• Pregunta si están satisfechos con su parte
• Ajusta las claves de distribución si es necesario

Consejo 4: Verifica regularmente

• Mira después de cada distribución automática si es correcta
• ¿Han crecido los clientes? Ajusta su perfil
• ¿Han disminuido los clientes? Ajusta su perfil

Consejo 5: Usa números redondos

• Claves de distribución 1, 2, 3 son más fáciles que 1,37 o 2,84
• Mantenlo simple y claro
• Solo si es realmente necesario, usa números decimales

Consejo 6: Reserva algo para distribución manual

• Siempre queda algo que no es exactamente divisible
• Esto es normal y no es un problema
• Úsalo para clientes especiales o emergencias

Consejo 7: Documenta tus decisiones

• Anota por qué elegiste cada clave de distribución
• Por ejemplo: "Los grandes clientes reciben 3 porque tienen 3× más facturación"
• Así puedes explicarlo después si alguien pregunta

---

Errores comunes

Error 1: Perfiles demasiado complicados

• Creas 20 perfiles diferentes con números decimales
• Consecuencia: Poco claro y difícil de gestionar
• Solución: Empieza con 3 perfiles simples (pequeño, mediano, grande)

Error 2: Olvidar vincular

• Creas perfiles pero no los vinculas a clientes
• Consecuencia: La distribución automática no funciona
• Solución: Ve por cliente a vincular el perfil

Error 3: Clave de distribución incorrecta

• Das accidentalmente a una tienda pequeña clave de distribución 10
• Consecuencia: Esa tienda recibe demasiado
• Solución: Verifica siempre las claves de distribución después de configurar

Error 4: No probar

• Configuras todo y lo usas directamente para el inventario real
• Consecuencia: Si hay un error, es demasiado tarde
• Solución: Prueba primero con un lote pequeño

Error 5: Todos los clientes el mismo perfil

• Das a todos clave de distribución 1
• Consecuencia: Todos reciben lo mismo, mientras que los grandes clientes necesitan más
• Solución: Crea diferentes perfiles para diferentes clientes

Error 6: Perfiles no actualizados

• Lo configuras una vez y nunca lo ajustas
• Consecuencia: Los clientes crecen o disminuyen, pero su perfil sigue igual
• Solución: Evalúa cada trimestre si los perfiles siguen siendo correctos

---

Resumen visual del proceso

PASO 1: Crear perfiles
    ↓
Admin → Configuración → Perfiles de distribución
Crear: Pequeño (clave 1), Mediano (clave 2), Grande (clave 3)
    ↓
PASO 2: Configurar filtros por perfil
    ↓
Por perfil determinar: qué clave de distribución para qué producto
    ↓
PASO 3: Vincular perfiles a clientes
    ↓
Organización → Deudores → [Cliente] → Perfiles de distribución
Vincular perfil correcto a cada cliente
    ↓
PASO 4: Distribuir automáticamente
    ↓
Distribución → Distribución por perfil
Seleccionar inventario → Clic en distribuir
    ↓
RESULTADO: ¡Distribución automática y justa!
Los grandes clientes reciben más, los pequeños clientes menos

---

Resumen

Los perfiles de distribución en Easyflor proporcionan distribución automática de tu inventario entre clientes basada en reglas preconfiguradas. El sistema funciona con claves de distribución, donde un número indica cuánto recibe un cliente en relación con los demás: clave de distribución 1 es la cantidad base, clave 2 es el doble, clave 3 es el triple, y así sucesivamente.

Para usar este sistema primero creas diferentes perfiles para diferentes tipos de clientes. Puedes crear categorías como Empresa pequeña, Empresa mediana y Empresa grande, o fórmulas basadas en surtido como Fórmula A (pocas rosas, muchos crisantemos), Fórmula B (muchas rosas, pocos crisantemos), Fórmula C (muchas plantas, pocas flores).

El cálculo funciona así: si tienes 10.000 rosas y quieres distribuirlas entre 10 tiendas grandes (clave 3), 30 tiendas medianas (clave 2) y 40 tiendas pequeñas (clave 1), el sistema calcula primero el total de claves (10×3 + 30×2 + 40×1 = 130). Después el inventario se divide por este total (10.000 ÷ 130 = aproximadamente 76 rosas por clave, redondeado por ramo a 70). Cada cliente recibe su clave multiplicada por este número: tiendas grandes 70×3 = 210 rosas, medianas 70×2 = 140, pequeñas 70×1 = 70. Lo que no es exactamente divisible queda para distribución manual.

Para la configuración vas a Admin, Sistema, Configuración, General y Perfiles de distribución donde haces clic en "+Nuevo" y das un nombre claro. Después haces clic en el perfil creado, vas a Filtros y configuras por tipo de artículo, artículo o grupo de artículos las claves de distribución haciendo clic en "+Nuevo", eligiendo un filtro y completando una clave.

Después de crear debes vincular los perfiles a clientes yendo a Organización, General, Deudores, seleccionando un cliente, yendo a General y Perfiles de distribución, haciendo clic en "+Nuevo", seleccionando el perfil correcto y eligiendo el día de pedido. Repites esto para cada cliente.

El uso de los perfiles lo haces a través de Distribución, General y Distribución por perfil donde seleccionas el inventario a distribuir y haces clic en el botón de distribución. Easyflor calcula automáticamente quién recibe cuánto según los perfiles y claves configurados. Puedes verificar y ajustar manualmente antes de confirmarlo. Empieza simple con 2-3 perfiles, prueba primero con un lote pequeño y evalúa regularmente si las claves siguen siendo correctas.