Comment configurer et utiliser AI2 dans Easyflor ?

Qu'est-ce que AI2 ?

AI2 est un système d'encaissement spécialement conçu pour le secteur de l'horticulture ornementale (fleurs et plantes). Il vous aide à récupérer l'argent des clients qui ont acheté sur facture. Au lieu de devoir vous-même courir après les paiements, AI2 s'en charge pour vous.

Pourquoi utiliser AI2 ?

• Encaissement automatique : Vous n'avez pas à courir après les paiements vous-même
• Gain de temps : AI2 fait le travail pour vous
• Moins de tracas : Plus de rappels manuels à envoyer
• Spécial pour le secteur floral : Le système connaît les règles de votre secteur
• Fiable : Vous recevez votre argent via un système fiable
• Clair : Vous voyez en un coup d'œil quelles factures sont encaissées

Quand utiliser AI2 ?

**Exemples 😗*

• Les clients ne paient pas à temps et vous voulez automatiser cela
• Vous travaillez dans le secteur floral et voulez un système spécifique au secteur
• Vous voulez passer moins de temps à récupérer les factures
• Vous cherchez une alternative aux autres bureaux de recouvrement

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Partie 1 : Configurer AI2 dans Easyflor

Ceci se fait une seule fois (configuration unique)

Étape 1 : Allez à la configuration

1. Cliquez sur la tuile "Admin"
2. Cliquez sur "Système"
3. Cliquez sur "Configuration"
4. Cliquez sur "Exporter"
5. Cliquez sur "Configuration AI2"

Étape 2 : Choisissez un mode de paiement

• Pour "Mode de paiement" : choisissez ou créez-en un nouveau
• **Conseil 😗* Créez un nouveau mode de paiement nommé "AI2"
  • Ainsi tout reste clair et vous savez immédiatement qu'il s'agit d'AI2

Étape 3 : Choisissez une catégorie de numéros

• Pour "Catégorie de numéros" : choisissez ou créez-en une nouvelle
• **Conseil 😗* Créez ici aussi une nouvelle catégorie nommée "AI2"
  • Encore une fois pour la clarté !

Étape 4 : Configurez le taux de TVA

• Pour "LowVATRates" : choisissez "TVA Taux Réduit"
  • C'est le pourcentage de TVA réduit (généralement 9%)

Étape 5 : Enregistrez

• Cliquez sur "Appliquer"

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Partie 2 : Remplir les numéros AI2 pour les clients

Pourquoi est-ce nécessaire ?

Chaque client qui doit être encaissé via AI2 a besoin d'un numéro AI2. Ce numéro relie le client au système AI2.

Étape 1 : Allez aux débiteurs

1. Cliquez sur "Organisation"
2. Cliquez sur "Général"
3. Cliquez sur "Débiteurs"

Étape 2 : Sélectionnez le client

• Cliquez sur le débiteur (client) pour lequel vous souhaitez remplir le numéro AI2

Étape 3 : Allez aux numéros

1. Cliquez sur "Contact"
2. Cliquez sur "Numéros"

Étape 4 : Remplissez le numéro AI2

• Ajoutez le numéro AI2 de ce client
• Vous obtenez ce numéro d'AI2 ou vous devez le demander

Étape 5 : Répétez pour tous les clients

• Faites ceci pour chaque client qui doit être encaissé via AI2
• Sans numéro AI2, le système ne fonctionne pas pour ce client !

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Partie 3 : Utiliser AI2 pour l'encaissement

Quand utiliser ceci ?

Chaque fois que vous voulez faire encaisser des factures via AI2.

Étape 1 : Allez à l'exportation des factures

1. Cliquez sur "Factures"
2. Cliquez sur "Autres"
3. Cliquez sur "Exporter"
4. Cliquez sur "Partenaires de paiement"
5. Cliquez sur "AI2"

Étape 2 : Remplissez les informations

**Champs obligatoires 😗*

• Date d'encaissement : La date à laquelle AI2 doit encaisser l'argent
  • Choisissez une date dans le futur (par exemple dans 7 jours)
• Administration : Choisissez l'administration pour laquelle vous voulez exporter les factures
• Date jusqu'au : Jusqu'à quelle date voulez-vous inclure les factures ?
  • Par exemple : toutes les factures jusqu'à aujourd'hui inclus

Que signifie ceci ?

• Vous dites au système : "Encaissez toutes les factures jusqu'au [date] le [date d'encaissement]"

Étape 3 : Démarrez l'exportation

1. Cliquez sur "Appliquer"
2. La connexion se met au travail
3. Les factures sont envoyées à AI2
4. AI2 va encaisser les factures à la date choisie

Étape 4 : Vérifiez

• Vérifiez si l'exportation s'est bien passée
• AI2 va maintenant régler les paiements !

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Aperçu visuel

ÉTAPE 1 : Configuration unique
    ↓
Admin → Configuration → Configurer AI2
    ↓
ÉTAPE 2 : Remplir les numéros AI2
    ↓
Organisation → Débiteurs → Remplir les numéros
    ↓
ÉTAPE 3 : Exporter les factures (chaque fois que nécessaire)
    ↓
Factures → Exporter → AI2
    ↓
AI2 encaisse les factures pour vous !

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Conseils importants

Conseil 1 : Faites bien la configuration une seule fois

• La première configuration prend un peu de temps
• Mais ensuite tout fonctionne automatiquement !
• Vérifiez bien que tous les paramètres sont corrects

Conseil 2 : Gardez une trace des numéros AI2

• Faites une liste de quel client a quel numéro AI2
• Ainsi vous ne perdez pas le contrôle
• Mettez à jour cette liste régulièrement

Conseil 3 : Planifiez les dates d'encaissement intelligemment

• Ne choisissez pas une date dans 1 jour (trop rapide !)
• Donnez du temps aux clients : choisissez par exemple 7-14 jours à l'avance
• Ainsi les clients peuvent encore payer eux-mêmes s'ils le souhaitent

Conseil 4 : Exportez régulièrement

• Faites-le par exemple chaque semaine
• Ainsi les factures ne restent pas ouvertes trop longtemps
• Vous recevez votre argent plus rapidement

Conseil 5 : Communiquez avec les clients

• Informez les clients que vous utilisez AI2
• Expliquez quand ils peuvent s'attendre à ce que l'encaissement ait lieu
• Évitez les surprises !

Conseil 6 : Vérifiez avant d'exporter

• Vérifiez quelles factures sont incluses
• Y a-t-il des factures que vous voulez exclure ?
• Faites-le avant de cliquer sur "Appliquer"

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Erreurs courantes

Erreur 1 : Oubli de remplir les numéros AI2

• Vous exportez des factures, mais les clients n'ont pas de numéro AI2
• **Conséquence 😗* La connexion ne fonctionne pas pour ces clients
• **Solution 😗* Remplissez d'abord tous les numéros AI2 chez vos clients

Erreur 2 : Mauvaise date d'encaissement choisie

• Vous choisissez une date déjà passée
• **Conséquence 😗* L'encaissement ne peut pas avoir lieu
• **Solution 😗* Choisissez toujours une date dans le futur

Erreur 3 : Mauvaise administration sélectionnée

• Vous choisissez la mauvaise administration
• **Conséquence 😗* Les mauvaises factures sont exportées
• **Solution 😗* Vérifiez toujours quelle administration vous sélectionnez

Erreur 4 : Date jusqu'au non remplie

• Vous oubliez la date de fin
• **Conséquence 😗* Le système ne sait pas quelles factures inclure
• **Solution 😗* Remplissez toujours la "Date jusqu'au"

Erreur 5 : Taux de TVA mal configuré

• Vous choisissez le mauvais taux de TVA lors de la configuration
• **Conséquence 😗* Les montants ne sont pas corrects
• **Solution 😗* Choisissez toujours "TVA Taux Réduit" pour LowVATRates

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Exemple pratique

Situation :

Vous avez 10 factures qui doivent être payées. Vous voulez utiliser AI2 pour les encaisser dans 10 jours.

Étape 1 : Configuration unique (si vous ne l'avez pas encore fait)

1. Admin → Configuration → Configuration AI2
2. Mode de paiement : "AI2"
3. Catégorie de numéros : "AI2"
4. LowVATRates : "TVA Taux Réduit"
5. Enregistrer

Étape 2 : Vérifier les numéros AI2

1. Allez dans Organisation → Débiteurs
2. Vérifiez si les 10 clients ont un numéro AI2
3. Des numéros manquent ? Ajoutez-les !

Étape 3 : Exporter les factures

1. Allez dans Factures → Exporter → AI2
2. Date d'encaissement : Aujourd'hui + 10 jours
3. Administration : Sélectionnez la bonne
4. Date jusqu'au : Aujourd'hui
5. Cliquez sur "Appliquer"

Résultat :

• Les 10 factures sont envoyées à AI2
• Dans 10 jours, AI2 encaisse l'argent
• Vous n'avez plus rien à faire !

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Résumé : Liste de contrôle rapide

Configuration unique (à faire une seule fois) :

• Admin → Système → Configuration → Exporter → Configuration AI2
• Choisissez Mode de paiement (créez nouveau : "AI2")
• Choisissez Catégorie de numéros (créez nouveau : "AI2")
• Pour LowVATRates : choisissez "TVA Taux Réduit"
• Cliquez sur "Appliquer"

Remplir les numéros AI2 (à faire par client) :

• Organisation → Général → Débiteurs
• Sélectionnez le client
• Contact → Numéros
• Remplissez le numéro AI2
• Répétez pour tous les clients qui doivent être encaissés via AI2

Exporter les factures (chaque fois que vous voulez encaisser) :

• Factures → Autres → Exporter → Partenaires de paiement → AI2
• Remplissez la Date d'encaissement (date dans le futur)
• Choisissez l'Administration
• Remplissez la Date jusqu'au (jusqu'à quelle date inclure les factures)
• Cliquez sur "Appliquer"
• Vérifiez si l'exportation a réussi

Maintenant AI2 gère les encaissements pour vous ! 💰