Comment configurer les délais de paiement pour les clients dans Easyflor ?

Qu'est-ce qu'un délai de paiement ?

Un délai de paiement est le temps qu'un client a pour payer une facture. Par exemple : avec un délai de paiement de 14 jours, le client doit payer dans les 2 semaines suivant la réception de la facture.

Pourquoi configurer des délais de paiement ?

• Clarté pour les clients : Les clients savent exactement quand ils doivent payer
• Rappels automatiques : Le système peut envoyer automatiquement des rappels lorsque le délai de paiement est dépassé
• Différent par client : Certains clients ont 14 jours, d'autres peut-être 30 jours ou paiement immédiat
• Meilleure trésorerie : Vous déterminez vous-même combien de temps les clients peuvent attendre pour payer
• Professionnel : Des délais de paiement standards donnent à votre entreprise une apparence professionnelle
• Moins de discussions : C'est clairement indiqué sur la facture, pas d'ambiguïté

Quand utiliser des délais de paiement ?

**Exemples 😗*

• Clients standards : 14 jours de délai de paiement
• Clients réguliers et fiables : 30 jours de délai de paiement
• Nouveaux clients : 7 jours de délai de paiement (d'abord établir la confiance)
• Clients à risque : Paiement immédiat (0 jour)
• Grossiste : 21 jours de délai de paiement

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Il y a deux façons de configurer les délais de paiement :

Méthode 1 : Délai de paiement général

C'est le délai de paiement standard pour TOUS les clients. Si vous n'avez pas configuré de délai spécifique pour un client, Easyflor utilise automatiquement ce délai général.

Méthode 2 : Délai de paiement par débiteur

C'est un délai de paiement spécifique pour un seul client. Pratique si certains clients ont besoin d'un délai de paiement plus long ou plus court que les autres.

**Important 😗* Si vous avez configuré LES DEUX, Easyflor regarde toujours d'abord le délai de paiement spécifique par client. Est-il vide ? Alors le système utilise le délai de paiement général comme solution de repli.

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Méthode 1 : Configurer le délai de paiement général

Quand l'utiliser ?

• Si vous voulez que la plupart des clients aient le même délai de paiement
• Comme paramètre par défaut pour les nouveaux clients
• Comme solution de repli si aucun délai de paiement spécifique n'est configuré

Étape 1 : Allez à la configuration

1. Cliquez sur la tuile "Admin"
2. Cliquez sur "Système"
3. Cliquez sur "Configuration"
4. Cliquez sur "Général"
5. Cliquez sur "Facture"

Étape 2 : Configurez le délai de paiement standard

1. Trouvez le champ "Délai de paiement standard" (sous "Configuration de facturation")
2. Entrez le nombre de jours
   • Par exemple : 14 pour 2 semaines
   • Par exemple : 30 pour 1 mois
   • Par exemple : 7 pour 1 semaine
   • Par exemple : 0 pour paiement immédiat

Étape 3 : Enregistrez

• Cliquez sur "Enregistrer"
• Ce délai de paiement s'applique maintenant à tous les clients qui n'ont pas de délai de paiement spécifique !

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Méthode 2 : Configurer le délai de paiement par débiteur

Quand l'utiliser ?

• Pour les clients qui ont besoin d'un délai de paiement DIFFÉRENT de la valeur standard
• Pour les clients VIP qui peuvent attendre plus longtemps pour payer
• Pour les clients à risque qui doivent payer plus rapidement
• Pour des accords spéciaux avec certains clients

Étape 1 : Allez aux débiteurs

1. Cliquez sur "Organisation"
2. Cliquez sur "Général"
3. Cliquez sur "Débiteurs"

Étape 2 : Sélectionnez le client

• Cliquez sur le débiteur (client) pour lequel vous souhaitez configurer un délai de paiement spécifique

Étape 3 : Allez à la configuration

1. Cliquez sur "Général"
2. Cliquez sur "Configuration"
3. Cliquez sur "Général"
4. Cliquez sur "Facture"

Étape 4 : Configurez le délai de paiement

1. Trouvez le champ "Condition de paiement (Jour)"
2. Entrez le nombre de jours pour ce client spécifique
   • Par exemple : 30 si ce client peut attendre plus longtemps
   • Par exemple : 7 si ce client doit payer plus rapidement
   • Par exemple : 0 si ce client doit payer immédiatement
   • Laissez vide si ce client doit utiliser le délai de paiement général

Étape 5 : Enregistrez

• Cliquez sur "Enregistrer"
• Ce délai de paiement s'applique maintenant uniquement à ce client spécifique !

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Comment fonctionne la règle de priorité ?

Situation :

• Délai de paiement général = 14 jours
• Client A a un délai de paiement spécifique = 30 jours
• Client B a un délai de paiement spécifique = vide (non rempli)

Que se passe-t-il ?

**Pour le Client A 😗*

1. Easyflor regarde d'abord le délai de paiement spécifique
2. Le Client A a 30 jours de configuré
3. **Résultat 😗* Le Client A a 30 jours de délai de paiement

**Pour le Client B 😗*

1. Easyflor regarde d'abord le délai de paiement spécifique
2. Le Client B n'a rien de configuré (vide)
3. Easyflor utilise alors le délai de paiement général comme solution de repli
4. **Résultat 😗* Le Client B a 14 jours de délai de paiement (la valeur standard)

Aperçu visuel :

EASYFLOR VÉRIFIE :
    ↓
Y a-t-il un délai de paiement spécifique configuré pour ce client ?
    ↓
OUI → Utiliser le délai de paiement spécifique
    ↓
NON → Utiliser le délai de paiement général comme solution de repli

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Exemples pratiques

Exemple 1 : Situation standard

**Paramètres 😗*

• Délai de paiement général : 14 jours
• Client "Commerce de Fleurs Jansen" : rien de configuré

**Résultat 😗*

• Commerce de Fleurs Jansen a 14 jours de délai de paiement

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Exemple 2 : Client VIP avec délai plus long

**Paramètres 😗*

• Délai de paiement général : 14 jours
• Client "Grande Jardinerie SA" : 30 jours

**Résultat 😗*

• Grande Jardinerie SA a 30 jours de délai de paiement (malgré que la valeur standard soit 14 jours)

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Exemple 3 : Nouveau client avec délai court

**Paramètres 😗*

• Délai de paiement général : 14 jours
• Client "Nouveau Client XYZ" : 7 jours

**Résultat 😗*

• Nouveau Client XYZ a 7 jours de délai de paiement (plus court que la valeur standard)

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Exemple 4 : Client à risque doit payer immédiatement

**Paramètres 😗*

• Délai de paiement général : 14 jours
• Client "Client à Risque ABC" : 0 jour

**Résultat 😗*

• Client à Risque ABC doit payer immédiatement (pas de délai de paiement)

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Conseils importants

Conseil 1 : Configurez d'abord le délai de paiement général

• Commencez par configurer un délai de paiement général
• C'est la base pour tous les clients
• Généralement 14 jours, mais cela dépend de votre secteur

Conseil 2 : Ajustez ensuite les délais spécifiques

• Uniquement pour les clients qui ont besoin d'un délai DIFFÉRENT
• Laissez le champ vide pour les clients qui doivent utiliser la valeur standard

Conseil 3 : Documentez vos accords

• Notez quels clients ont quel délai de paiement
• Notez pourquoi (par exemple : "Client VIP, délai plus long convenu")
• Ainsi vous savez toujours pourquoi quelqu'un a un délai différent

Conseil 4 : Communiquez le délai de paiement

• Informez les clients du temps qu'ils ont pour payer
• Indiquez-le clairement sur la facture
• Évitez les surprises

Conseil 5 : Vérifiez régulièrement

• Vérifiez de temps en temps si les délais de paiement sont encore corrects
• Un client à risque est-il devenu fiable entre-temps ? Prolongez le délai
• Un client est-il devenu peu fiable ? Raccourcissez le délai

Conseil 6 : Lien avec les rappels de paiement

• Les délais de paiement fonctionnent ensemble avec les rappels de paiement
• Lorsque le délai de paiement est dépassé, les rappels peuvent être envoyés automatiquement
• Assurez-vous que les deux sont bien configurés !

Conseil 7 : Soyez cohérent

• Traitez les clients similaires de la même manière
• Par exemple : tous les nouveaux clients ont 7 jours
• Ainsi cela reste équitable et clair

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Erreurs courantes

Erreur 1 : Pas de délai de paiement général configuré

• Vous ne configurez que des délais spécifiques par client
• **Conséquence 😗* Les clients sans délai spécifique n'ont pas de délai (ou une valeur par défaut du système)
• **Solution 😗* Configurez toujours d'abord un délai de paiement général comme base

Erreur 2 : Oubli d'enregistrer

• Vous entrez un délai mais oubliez de cliquer sur "Enregistrer"
• **Conséquence 😗* Le paramètre n'est pas enregistré
• **Solution 😗* Cliquez toujours sur "Enregistrer" !

Erreur 3 : Mauvais nombre de jours entré

• Vous pensez que "30" signifie "30 mois" au lieu de "30 jours"
• **Conséquence 😗* Les clients ont un délai de paiement beaucoup trop court ou trop long
• **Solution 😗* Entrez toujours le nombre de JOURS

Erreur 4 : Délai spécifique non laissé vide

• Vous entrez accidentellement "0" pour les clients qui doivent avoir la valeur standard
• **Conséquence 😗* Ces clients doivent payer immédiatement au lieu des 14 jours standards
• **Solution 😗* Laissez le champ complètement vide si la valeur standard doit être utilisée

Erreur 5 : Délai de paiement trop long

• Vous donnez à tous les clients 60 jours de délai de paiement
• **Conséquence 😗* Votre argent reste impayé trop longtemps, mauvaise trésorerie
• **Solution 😗* Choisissez des délais réalistes (souvent 14-30 jours)

Erreur 6 : Délai de paiement trop court

• Vous donnez à tous les clients 3 jours de délai de paiement
• **Conséquence 😗* Les clients se fâchent car ils n'ont pas assez de temps
• **Solution 😗* Donnez aux clients suffisamment de temps (minimum 7-14 jours)

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Lien avec les rappels de paiement

Important à savoir :

Les délais de paiement et les rappels de paiement fonctionnent ensemble !

Comment ça fonctionne ?

1. Le client reçoit une facture avec un délai de paiement de 14 jours
2. Après 14 jours, le délai de paiement est dépassé
3. Easyflor peut maintenant envoyer automatiquement un rappel de paiement

Vous n'avez pas encore configuré les rappels de paiement ?

• Suivez alors le guide pour les rappels de paiement
• Vous le trouvez ici
• Ainsi vous utilisez le système de manière optimale !

Exemple de la collaboration :

Jour 0 : Facture envoyée
    ↓
Jour 14 : Délai de paiement dépassé
    ↓
Jour 14 : PREMIER RAPPEL (envoyé automatiquement)
    ↓
Jour 21 : DEUXIÈME RAPPEL (si pas encore payé)
    ↓
Jour 28 : DERNIER AVERTISSEMENT (si pas encore payé)

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Aperçu visuel du processus

ÉTAPE 1 : Configurer le délai de paiement général
    ↓
Admin → Configuration → Facture → Délai de paiement standard
(Par exemple : 14 jours pour tous les clients)
    ↓
ÉTAPE 2 : Configurer les délais spécifiques (optionnel)
    ↓
Organisation → Débiteurs → [Client] → Configuration → Condition de paiement
(Par exemple : Client VIP a 30 jours)
    ↓
ÉTAPE 3 : Easyflor utilise le bon délai
    ↓
Spécifique rempli ? → Utiliser le délai spécifique
Rien de rempli ? → Utiliser le délai général
    ↓
ÉTAPE 4 : En cas de dépassement → Rappel de paiement

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Résumé

Pour configurer les délais de paiement dans Easyflor, vous pouvez procéder de deux manières : un délai de paiement général pour tous les clients ou un délai de paiement spécifique par client individuel.

Pour le délai de paiement général, allez dans Admin, puis Système, Configuration, Général, Facture et là vous trouvez le champ "Délai de paiement standard". Le nombre que vous entrez ici représente les jours que les clients ont pour payer, par exemple :

• 14 pour deux semaines de délai de paiement
• 30 pour un mois de délai de paiement
• 7 pour une semaine de délai de paiement
• 0 pour paiement immédiat

Ce délai de paiement général s'applique automatiquement à tous les clients qui n'ont pas de délai de paiement spécifique configuré. Il fonctionne comme solution de repli et garantit que chaque client a un délai de paiement.

Pour un délai de paiement spécifique par client, allez dans Organisation, puis Général, Débiteurs, sélectionnez le client, allez dans Général, Configuration, Général, Facture et là vous trouvez le champ "Condition de paiement (Jour)". Ici aussi vous entrez le nombre de jours que ce client spécifique a pour payer. Si vous laissez ce champ vide, le client utilise automatiquement le délai de paiement général.

La règle de priorité fonctionne comme suit : Easyflor regarde toujours d'abord le délai de paiement spécifique par client. Si quelque chose y est rempli, le système utilise ce délai. Si le champ est vide, le système revient au délai de paiement général. Cela signifie que vous pouvez configurer un délai plus long pour les clients VIP (par exemple 30 jours), un délai plus court pour les nouveaux clients (par exemple 7 jours), et paiement immédiat pour les clients à risque (0 jour), tandis que tous les autres clients obtiennent simplement le délai standard de 14 jours.

Il est important de savoir que les délais de paiement fonctionnent étroitement avec les rappels de paiement. Dès que le délai de paiement est dépassé, Easyflor peut envoyer automatiquement des rappels. Assurez-vous donc d'avoir également bien configuré les rappels de paiement pour utiliser le système de manière optimale.