Comment filtrer les EKT indésirables dans Easyflor ?

Qu'est-ce qu'un filtre EKT ?

Un filtre EKT est un blocage qui empêche certains messages EKT (messages d'achat électroniques) d'entrer dans Easyflor. Si vous recevez des messages EKT indésirables ou en double d'un certain fournisseur, vous pouvez les bloquer automatiquement avec un filtre.

Pourquoi utiliser un filtre EKT ?

• Éviter les EKT en double : Parfois, vous recevez le même EKT deux fois
• Bloquer les fournisseurs indésirables : Vous ne voulez plus recevoir d'EKT d'un certain fournisseur
• Arrêter les EKT erronés : Certains fournisseurs envoient des EKT incorrects ou incomplets
• Garder une vue d'ensemble : Votre stock reste correct sans doubles enregistrements
• Gagner du temps : Vous n'avez pas besoin de supprimer manuellement les EKT en double
• Éviter les erreurs : Le blocage automatique empêche le traitement accidentel de commandes en double

Quand utiliser un filtre EKT ?

**Exemples 😗*

• Vous recevez deux fois le même EKT du même fournisseur
• Un fournisseur envoie constamment des messages EKT erronés
• Vous voulez temporairement ne plus recevoir d'EKT d'un certain producteur
• Vous avez mis fin à la collaboration avec un fournisseur mais recevez encore des EKT
• Un fournisseur teste son système et envoie des EKT de test que vous voulez bloquer

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Partie 1 : Configurer un filtre EKT

Étape 1 : Accédez au Filtre EDI

1. Cliquez sur la tuile "Admin"
2. Cliquez sur "Configuration"
3. Cliquez sur "Filtre EDI"

Étape 2 : Créez un nouveau filtre

1. Cliquez sur "+Nouveau"

Étape 3 : Donnez un nom clair au filtre

• Choisissez un nom qui indique clairement en un coup d'œil ce que fait le filtre
• **Exemples de bons noms 😗*
  • "Bloquer FloraHolland"
  • "Bloquer Producteur X"
  • "EKT en double Fournisseur ABC"

Pourquoi est-ce important ?

• Vous verrez immédiatement à quoi sert le filtre
• Si vous avez plusieurs filtres, cela reste clair

Étape 4 : Remplissez l'expéditeur (UNB SENDER)

• C'est le numéro unique de l'expéditeur
• **Exemple 😗* "8714231140184"
• C'est généralement un numéro GLN ou un autre numéro d'identification

Où trouver ce numéro ?

• Dans le message EKT lui-même
• Demandez-le à votre fournisseur
• Ou regardez dans un EKT précédemment reçu

Étape 5 : Remplissez le code producteur ou fournisseur

• Entrez ici le Code Producteur ou le Code Fournisseur
• C'est un code spécifique qui identifie le fournisseur

Comment trouver ce code ?

• Voir la Partie 2 de ce guide : "Comment trouver le code du fournisseur ou du producteur ?"
• **Conseil 😗* Utilisez la fonction de partage d'écran de votre ordinateur pour avoir ce guide et Easyflor ouverts en même temps

Étape 6 : Cochez les trois options

Vous devez cocher trois cases :

1. Est DESADV

• Cochez ceci
• DESADV est le type de message EKT (Despatch Advice = avis d'expédition)
• Cela signifie : "Ce filtre s'applique aux messages DESADV"

2. Ignorer

• Cochez ceci
• L'EKT est ignoré et n'entre pas dans Easyflor
• Cela signifie : "Bloquer complètement ces EKT"

3. Mise à jour uniquement

• Cochez ceci
• L'EKT peut uniquement modifier des données existantes, mais pas ajouter de nouveaux achats
• Cela signifie : "S'il y a déjà quelque chose, cela peut être modifié, mais rien de nouveau n'est ajouté"

Étape 7 : Enregistrez le filtre

• Cliquez sur "Enregistrer"
• Le filtre est maintenant actif !

Étape 8 : Vérifiez que le filtre fonctionne

• Le filtre devrait commencer à fonctionner dans les 1-2 jours
• Recevez-vous encore des EKT indésirables de ce fournisseur après cela ?
• Contactez alors le support d'Easyflor

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Partie 2 : Comment trouver le code du fournisseur ou du producteur ?

Pourquoi avez-vous besoin de ce code ?

Pour configurer un filtre, vous avez besoin du code exact du producteur ou du fournisseur. Vous trouvez ce code dans un EKT que vous avez déjà reçu.

Étape 1 : Accédez à la distribution

1. Cliquez sur la tuile "Distribution"
2. Cliquez sur "Par achat"

Étape 2 : Sélectionnez un EKT/Achat

• Recherchez un EKT/Achat qui a été envoyé en double
• Ou recherchez un EKT du fournisseur que vous voulez bloquer
• Ce doit être un EKT qui ne doit plus entrer
• Cliquez sur cet EKT pour le sélectionner

Étape 3 : Ouvrez le menu d'édition

• Cliquez en haut sur le crayon (le bouton de modification)
• Cela ouvre l'EKT pour que vous puissiez y regarder

Étape 4 : Recherchez le producteur ou le fournisseur

1. Faites défiler vers le bas dans l'EKT
2. Recherchez le champ où le producteur ou le fournisseur est mentionné
3. Cliquez sur le nom du producteur ou du fournisseur

Étape 5 : Ouvrez les informations du producteur ou du fournisseur

• Cliquez sur "Modifier"
• Cela ouvre un nouvel écran avec toutes les informations sur ce producteur ou fournisseur

Étape 6 : Trouvez et notez le code

• Sous le Nom du producteur/fournisseur se trouve le champ "Code"
• C'est le code dont vous avez besoin pour le filtre !
• Notez ce code ou copiez-le
• Vous allez utiliser ce code à l'étape 5 de la Partie 1

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Exemple pratique : Configuration d'un filtre étape par étape

Situation :

Vous recevez deux fois le même EKT de FloraHolland pour le producteur "Rozen Kwekerij BV" et vous voulez bloquer l'un des deux.

Étape 1 : Trouvez d'abord le code

1. Allez dans Distribution → Par achat
2. Cliquez sur l'EKT en double
3. Cliquez sur le crayon en haut
4. Faites défiler vers le bas et cliquez sur "Rozen Kwekerij BV"
5. Cliquez sur "Modifier"
6. Notez le code : par exemple "ROZENKW01"

Étape 2 : Créez le filtre

1. Allez dans Admin → Configuration → Filtre EDI
2. Cliquez sur "+Nouveau"
3. Nom : "Bloquer EKT en double Rozen Kwekerij"
4. UNB SENDER : "8714231140184" (le numéro de FloraHolland)
5. Producteur ou Fournisseur : "ROZENKW01" (le code que vous avez trouvé)
6. Cochez : Est DESADV
7. Cochez : Ignorer
8. Cochez : Mise à jour uniquement
9. Cliquez sur "Enregistrer"

Résultat :

• Les EKT en double de Rozen Kwekerij via FloraHolland sont maintenant automatiquement bloqués
• Vous ne les voyez plus entrer dans Easyflor
• Votre stock reste correct sans doubles enregistrements

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Conseils importants

Conseil 1 : Testez d'abord avec un fournisseur

• Créez votre premier filtre pour un fournisseur spécifique
• Vérifiez après quelques jours si cela fonctionne
• Cela fonctionne bien ? Créez ensuite des filtres pour d'autres fournisseurs

Conseil 2 : Utilisez des noms clairs

• Écrivez dans le nom ce que fait le filtre
• Par exemple : "Bloquer [Nom du fournisseur]" ou "EKT en double [Nom du producteur]"
• Ainsi, vous saurez plus tard ce que fait chaque filtre

Conseil 3 : Notez quels filtres vous avez

• Faites une liste de tous les filtres que vous avez créés
• Notez pourquoi vous les avez créés
• Ainsi, vous ne perdez pas la vue d'ensemble

Conseil 4 : Utilisez le partage d'écran

• Lors de la recherche du code, il est pratique d'avoir deux écrans côte à côte
• Un écran pour ce guide, un pour Easyflor
• Ainsi, vous pouvez suivre les étapes facilement

Conseil 5 : Vérifiez régulièrement

• Regardez de temps en temps si vos filtres sont encore nécessaires
• La collaboration avec un fournisseur est-elle à nouveau bonne ? Supprimez le filtre
• Recevez-vous encore des EKT indésirables ? Contactez le support

Conseil 6 : Conservez les codes

• Notez les codes producteur et fournisseur que vous utilisez
• Ainsi, vous pouvez rapidement créer de nouveaux filtres plus tard
• Vous n'avez pas besoin de les rechercher à chaque fois

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Erreurs courantes

Erreur 1 : Code incorrect saisi

• Vous entrez un code qui n'existe pas ou qui n'est pas correct
• **Conséquence 😗* Le filtre ne fonctionne pas et les EKT entrent quand même
• **Solution 😗* Vérifiez soigneusement le code dans Distribution → Par achat

Erreur 2 : Les trois options ne sont pas toutes cochées

• Vous oubliez de cocher l'une des trois cases
• **Conséquence 😗* Le filtre ne fonctionne pas correctement
• **Solution 😗* Cochez toujours les trois : Est DESADV, Ignorer et Mise à jour uniquement

Erreur 3 : Nom peu clair choisi

• Vous appelez le filtre simplement "Filtre 1" ou "Test"
• **Conséquence 😗* Plus tard, vous ne savez plus à quoi servait le filtre
• **Solution 😗* Utilisez des noms clairs comme "Bloquer Fournisseur X"

Erreur 4 : UNB SENDER incorrect

• Vous entrez un mauvais numéro d'expéditeur
• **Conséquence 😗* Le filtre bloque les mauvais EKT (ou aucun)
• **Solution 😗* Vérifiez le numéro dans le message EKT lui-même

Erreur 5 : Filtre non enregistré

• Vous remplissez tout mais oubliez de cliquer sur "Enregistrer"
• **Conséquence 😗* Le filtre n'est pas actif
• **Solution 😗* Cliquez toujours sur "Enregistrer" à la fin !

Erreur 6 : Trop impatient

• Vous vous attendez à ce que le filtre fonctionne immédiatement
• **Conséquence 😗* Vous pensez que cela ne fonctionne pas et créez encore plus de filtres
• **Solution 😗* Attendez 1-2 jours avant de conclure que cela ne fonctionne pas

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Quand contacter le support ?

Contactez le support Easyflor si :

• Le filtre ne fonctionne toujours pas après 2 jours
• Vous continuez à recevoir des EKT indésirables malgré le filtre
• Vous n'êtes pas sûr du code à utiliser
• Le filtre bloque accidentellement les mauvais EKT
• Vous avez besoin d'aide pour configurer plusieurs filtres complexes

De quoi avez-vous besoin pour le support ?

• Le nom du filtre que vous avez créé
• Le code producteur ou fournisseur que vous utilisez
• Le numéro UNB SENDER
• Un exemple de l'EKT qui doit être bloqué

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Aperçu visuel du processus

ÉTAPE 1 : Rechercher le code
    ↓
Distribution → Par achat → Sélectionner EKT
    ↓
Cliquer sur le crayon → Rechercher Producteur/Fournisseur
    ↓
Modifier → Noter le code
    ↓
ÉTAPE 2 : Créer le filtre
    ↓
Admin → Configuration → Filtre EDI → +Nouveau
    ↓
Remplir le nom (par exemple : "Bloquer Fournisseur X")
    ↓
Remplir UNB SENDER (numéro de l'expéditeur)
    ↓
Remplir le code (que vous avez noté)
    ↓
Cocher les trois : Est DESADV, Ignorer, Mise à jour uniquement
    ↓
Enregistrer
    ↓
ATTENDRE : 1-2 jours
    ↓
Ça fonctionne ? OUI → Terminé !
Ça fonctionne ? NON → Contacter support

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Résumé

Pour bloquer les EKT indésirables ou en double dans Easyflor, vous créez un filtre EDI. Vous faites cela en allant dans Admin, puis dans Configuration et ensuite dans Filtre EDI où vous cliquez sur "+Nouveau".

Pour créer un filtre, vous remplissez les données suivantes :

• Un nom clair qui indique ce que fait le filtre, comme "Bloquer [Nom du Fournisseur]"
• Le numéro UNB SENDER de l'expéditeur, par exemple "8714231140184"
• Le code producteur ou fournisseur que vous pouvez trouver en suivant les étapes de la deuxième partie de ce guide

De plus, vous cochez trois options qui sont toutes nécessaires pour un filtre fonctionnel :

• Est DESADV : cela signifie que le filtre s'applique aux messages DESADV (avis d'expédition)
• Ignorer : cela signifie que l'EKT est complètement bloqué et n'entre pas
• Mise à jour uniquement : cela signifie que l'EKT peut uniquement modifier des données existantes mais ne peut pas ajouter de nouveaux achats

Pour trouver le code producteur ou fournisseur nécessaire, allez dans Distribution puis dans Par achat. Là, vous sélectionnez un EKT qui a été envoyé en double ou qui provient du fournisseur que vous voulez bloquer. Vous cliquez sur le crayon en haut, faites défiler vers le bas jusqu'à voir le producteur ou le fournisseur, cliquez dessus puis sur "Modifier". Dans l'écran qui s'ouvre, sous le nom se trouve le champ "Code" - c'est le code dont vous avez besoin pour le filtre.

Après avoir enregistré le filtre, il devrait commencer à fonctionner dans les 1-2 jours et arrêter les EKT indésirables. Si le filtre ne fonctionne toujours pas après quelques jours, contactez le support d'Easyflor. Il est pratique d'utiliser la fonction de partage d'écran de votre ordinateur pour avoir ce guide et Easyflor ouverts en même temps pendant que vous recherchez le code et créez le filtre.