Configurer et utiliser le règlement Flora

Introduction : Qu'est-ce que le règlement Flora ?

Le règlement Flora est un moyen de faire traiter automatiquement les paiements clients via FloraHolland. Au lieu que le client paie directement, le montant est réglé via sa facture de vente aux enchères FloraHolland. FloraHolland prélève l'argent sur son compte et vous paie. C'est comme un prélèvement automatique via la vente aux enchères.

Pourquoi utiliser le règlement Flora ?

Vous voulez utiliser le règlement Flora car :

• Vous êtes sûr d'être payé (via FloraHolland)
• Le risque d'impayé est plus faible
• Les clients trouvent cela facile (une seule facture chez FloraHolland)
• Vous n'avez pas besoin de poursuivre des paiements individuels
• FloraHolland s'occupe du recouvrement
• C'est administrativement clair
• Beaucoup de clients achètent déjà via FloraHolland

Comment ça fonctionne ?

1. Vous vendez des produits à un client
2. Vous créez une facture dans l'administration spéciale "Règlement Flora"
3. Vous envoyez le règlement à FloraHolland
4. FloraHolland inscrit le montant sur la facture de vente aux enchères du client
5. FloraHolland vous paie

De quoi avez-vous besoin au préalable ?

**Du client 😗*

• Le numéro FloraHolland du client
• L'autorisation de régler via Flora

**Dans Easyflor 😗*

• Une méthode de paiement spéciale "Règlement Flora"
• Une administration séparée pour les règlements Flora
• Les bons paramètres de configuration

Nous allons configurer cela étape par étape.

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Partie 1 : Paramètres uniques (Setup)

Vous ne devez faire cela qu'une seule fois. Ensuite, le système fonctionne automatiquement.

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Étape 1 : Ajouter une méthode de paiement

D'abord, nous créons une méthode de paiement spéciale pour les règlements Flora.

Vers le menu des méthodes de paiement

1. Allez à "Admin"
2. Cliquez sur "(Organisation) Méthodes de paiement"
3. Vous voyez maintenant une liste des méthodes de paiement actuelles (par exemple SEPA, Espèces, etc.)

Créer une nouvelle méthode de paiement

1. Cliquez en haut sur "+ Nouveau"
2. Remplissez les données :

**Nom 😗*

• Tapez : "Règlement Flora"
• C'est le nom que vous sélectionnerez plus tard

**Type 😗*

• Sélectionnez le bon type (probablement "Autre" ou "Règlement")
• Vérifiez votre système pour la bonne option

**Actif 😗*

• Activer (case cochée)
• Sinon vous ne pouvez pas utiliser la méthode

Enregistrer

1. Cliquez sur "Enregistrer"
2. La méthode de paiement "Règlement Flora" existe maintenant

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Étape 2 : Ajouter une administration pour le Règlement Flora

Maintenant, nous créons une administration séparée spécialement pour les règlements Flora. Cela garde tout séparé et clair.

Vers le menu des administrations

1. Allez à "Organisation"
2. Cliquez sur "Administration"
3. Vous voyez une liste de vos administrations actuelles

Créer une nouvelle administration

1. Cliquez en haut sur "Nouveau"
2. Remplissez les champs obligatoires :

**Nom 😗*

• Tapez : "Règlement Flora"
• Ou un autre nom reconnaissable comme "Règlement FloraHolland"

**Code/Abréviation 😗*

• Par exemple : "FLORA" ou "FH"
• C'est pour usage interne

**Autres paramètres 😗*

• Remplissez les autres champs obligatoires éventuels
• Comme numéro de TVA, adresse, etc. (si demandé)

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Créer la série de numéros de facture

Chaque administration a besoin de sa propre numérotation pour les factures.

1. Trouvez le champ "Série de numéros de facture" ou "Numérotation des factures"
2. Cliquez sur "Nouveau" ou l'icône "+"

**Paramètres de la série de numéros de facture 😗*

**Préfixe 😗*

• Par exemple : "FL" (pour Flora)
• Cela apparaît avant chaque numéro de facture (FL0001, FL0002, etc.)

**Numéro de départ 😗*

• Par exemple : 1 ou 1000
• Le premier numéro de facture

**Résultat d'exemple 😗*

• Les numéros de facture deviennent : FL0001, FL0002, FL0003, etc.

Enregistrer

1. Cliquez sur "Enregistrer" pour la série de numéros de facture
2. Cliquez sur "Enregistrer" pour l'administration
3. L'administration "Règlement Flora" est maintenant créée

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Étape 3 : Configurer la configuration par défaut

Maintenant, nous paramétrons cette administration pour qu'elle soit utilisée par défaut pour les règlements Flora.

Vers le menu de configuration

1. Allez à "Admin"
2. Cliquez sur "(Système) Configuration"
3. Cliquez sur "(Général) Facture"
4. Trouvez la section "Configuration Flora" ou "Paramètres FloraHolland"

Sélectionner l'administration

1. Trouvez le champ "Administration" ou "Administration par défaut Flora"
2. Sélectionnez l'administration que vous venez de créer : "Règlement Flora"
3. Cela garantit que les règlements Flora arrivent toujours dans cette administration

Enregistrer

1. Cliquez sur "Enregistrer" ou "Appliquer"
2. La configuration par défaut est maintenant configurée

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Étape 4 : Configurer le débiteur pour le règlement Flora

Maintenant, nous allons configurer par client qu'ils sont réglés via Flora.

Vers le menu des débiteurs

1. Allez à "Organisation"
2. Cliquez sur "(Général) Débiteurs"
3. Trouvez le débiteur (client) qui doit être réglé via Flora
4. Cliquez sur le débiteur pour l'ouvrir

Configurer l'administration

1. Trouvez le champ "Administration"
2. Sélectionnez "Règlement Flora" (l'administration que vous avez créée)
3. Cela garantit que les factures pour ce client arrivent dans l'administration Flora

Remplir le numéro FloraHolland

1. Trouvez le champ "Numéro FloraHolland" ou "Numéro Flora"
2. Remplissez le numéro FloraHolland du client
3. Vous obtenez ce numéro du client lui-même
4. Exemple : 123456

**Attention 😗* Sans ce numéro, le règlement n'est pas possible !

Enregistrer

1. Cliquez sur "Enregistrer"
2. Ce client est maintenant configuré pour le règlement Flora

Répétez ceci pour chaque client qui doit être réglé via Flora.

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Étape 5 : Configurer la méthode de paiement par défaut chez le débiteur

Enfin, nous définissons la méthode de paiement par défaut pour ce client.

Vers la configuration du débiteur

1. Chez le débiteur, allez à "(Général) Configuration"
2. Ou trouvez l'onglet "Facturation" ou "Paiements"
3. Cliquez sur "(Général) Facture"

Configurer la méthode de paiement

1. Trouvez le champ "Méthode de paiement" ou "Méthode de paiement par défaut"
2. Sélectionnez "Règlement Flora"
3. Cela garantit que les nouvelles factures reçoivent automatiquement cette méthode de paiement

Enregistrer

1. Cliquez sur "Enregistrer"

Setup terminé ! Les paramètres sont maintenant complets.

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Partie 2 : Exécuter le règlement Flora (Utilisation périodique)

Maintenant que les paramètres sont prêts, vous pouvez commencer à exécuter les règlements Flora. Vous faites cela par exemple mensuellement ou hebdomadairement.

**Condition préalable 😗* Des factures doivent d'abord avoir été créées dans l'administration "Règlement Flora".

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Étape 1 : Créer des factures

Processus de facturation normal

1. Vendez des produits à des clients qui règlent via Flora
2. Créez des factures comme d'habitude
3. Elles arrivent automatiquement dans l'administration "Règlement Flora" (si vous avez bien fait l'étape 4)
4. Les factures ne sont pas encore payées

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Étape 2 : Vers le menu de règlement Flora

Démarrer le règlement

1. Allez à la tuile "Factures"
2. Cliquez sur "(Paiements) Par débiteur"
3. Cliquez sur "Flora"
4. Vous êtes maintenant dans l'écran de règlement Flora

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Étape 3 : Sélectionner l'administration et exécuter

Paramètres

1. Trouvez le champ "Administration"
2. Sélectionnez "Règlement Flora"
3. Vous voyez maintenant toutes les factures ouvertes dans cette administration

**Période/filtres (optionnel) 😗*

• Vous pouvez éventuellement définir des filtres pour la date
• Ou sélectionner des débiteurs spécifiques
• Habituellement, vous laissez cela vide pour toutes les factures ouvertes

Exécuter

1. Vérifiez si les bonnes factures sont affichées
2. Cliquez sur "Appliquer"
3. Le système envoie maintenant automatiquement le règlement à FloraHolland

Que se passe-t-il ?

• Un email est automatiquement envoyé à FloraHolland
• Avec toutes les données de facture et numéros FloraHolland
• FloraHolland traite cela sur la prochaine facture de vente aux enchères de vos clients
• Les clients voient le montant sur leur facture FloraHolland
• FloraHolland vous paie

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Étape 4 : Contrôle (IMPORTANT !)

Bien contrôler les premières fois

⚠️ **ATTENTION 😗* Il est fortement recommandé de bien contrôler les premières fois si tout se passe correctement !

Que contrôler ?

1. Vérifiez si l'email a été envoyé à FloraHolland (demandez confirmation si nécessaire)
2. Demandez à un client test si le montant figure sur sa facture de vente aux enchères
3. Vérifiez si vous recevez le paiement de FloraHolland après quelques jours
4. Contrôlez les montants (sont-ils corrects ?)

**Si quelque chose ne va pas 😗*

• Contactez le support Easyflor
• Via vos canaux de support habituels (email, téléphone, ticket)
• Ils peuvent aider au dépannage

**Après quelques fois réussies 😗*

• Vous pouvez faire confiance au processus
• Et simplement l'exécuter périodiquement sans contrôle supplémentaire

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Exemples pratiques

Exemple 1 : Nouveau client via Flora

• **Situation 😗* La fleuriste "La Tulipe" veut payer via Flora
• **Action 😗*
  1. Demandez le numéro FloraHolland (par exemple 123456)
  2. Organisation → Débiteurs → "La Tulipe"
  3. Administration : "Règlement Flora"
  4. Numéro FloraHolland : 123456
  5. Configuration → Méthode de paiement : "Règlement Flora"
  6. Enregistrer
• **Résultat 😗* Toutes les factures pour "La Tulipe" sont réglées via Flora

Exemple 2 : Règlement mensuel

• **Situation 😗* Fin du mois, 10 clients Flora ont des factures ouvertes
• **Action 😗*
  1. Factures → Par débiteur → Flora
  2. Administration : "Règlement Flora"
  3. Vérifiez la liste avec les factures (10 clients, total 15 000 €)
  4. Appliquer
  5. Un email part vers FloraHolland
• **Résultat 😗* FloraHolland règle tous les 10 clients, vous recevez 15 000 €

Exemple 3 : Oublié de remplir le numéro FloraHolland

• **Problème 😗* Le règlement ne fonctionne pas pour un client
• **Vérifiez 😗* Allez chez le débiteur, le numéro FloraHolland est-il rempli ?
• **Solution 😗*
  1. Remplissez le bon numéro FloraHolland
  2. Enregistrer
  3. Essayez à nouveau le règlement
• **Résultat 😗* Maintenant ça fonctionne

Exemple 4 : Client n'est pas dans la bonne administration

• **Problème 😗* Le client n'apparaît pas dans la liste de règlement Flora
• **Vérifiez 😗* L'administration est-elle réglée sur "Règlement Flora" chez le débiteur ?
• **Solution 😗*
  1. Allez chez le débiteur
  2. Changez l'administration en "Règlement Flora"
  3. À partir de maintenant, les factures arrivent dans la bonne administration
  4. Déplacez ou créditez + recréez les anciennes factures manuellement si nécessaire
• **Résultat 😗* Le client apparaît maintenant dans la liste

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Conseils importants

Conseil 1 : Une administration séparée est essentielle

• Gardez toujours les règlements Flora séparés
• Ainsi vous voyez d'un coup d'œil ce qui passe via Flora
• Et ce qui passe via d'autres méthodes de paiement
• Rend votre comptabilité claire

Conseil 2 : Le numéro FloraHolland est obligatoire

• Sans ce numéro, le règlement n'est pas possible
• Demandez-le toujours aux nouveaux clients Flora
• Vérifiez que le numéro est correct
• Un chiffre faux et cela ne fonctionne pas

Conseil 3 : Testez d'abord avec un client

• Commencez avec un client test
• Suivez tout le processus
• Vérifiez si le paiement arrive
• Ensuite seulement, déployez à plus de clients

Conseil 4 : Communiquez avec les clients

• Faites savoir aux clients que vous réglez via Flora
• Ainsi ils savent à quoi s'attendre sur leur facture de vente aux enchères
• Évite la confusion

Conseil 5 : Règlement régulier

• Réglez par exemple chaque semaine ou chaque mois
• N'attendez pas trop longtemps
• Ainsi votre flux de trésorerie reste sain

Conseil 6 : Conservez les confirmations

• Captures d'écran ou conservez la confirmation après "Appliquer"
• Pratique en cas de discussions
• Ou pour votre propre administration

Questions fréquemment posées

Question : Combien de temps cela prend-il avant que je sois payé ?

• Dépend du rythme de paiement de FloraHolland
• Habituellement dans 1-2 semaines
• Vérifiez avec FloraHolland les délais exacts

Question : Puis-je faire payer certains clients via Flora et d'autres non ?

• Oui, absolument
• Configurez seulement les clients Flora comme décrit
• Les autres clients reçoivent leur méthode de paiement habituelle

Question : Que faire si un client n'a pas de numéro FloraHolland ?

• Alors il ne peut pas régler via Flora
• Utilisez une autre méthode de paiement (SEPA, facture, etc.)
• Seuls les clients qui achètent activement chez FloraHolland ont un numéro

Question : Y a-t-il des coûts liés au règlement Flora ?

• FloraHolland peut facturer des frais administratifs
• Vérifiez votre contrat avec FloraHolland
• Habituellement les coûts sont faibles et les avantages importants

Question : Que faire si FloraHolland refuse le règlement ?

• Vérifiez le numéro FloraHolland
• Vérifiez si le client est actif chez FloraHolland
• Contactez FloraHolland et le support Easyflor

Question : Puis-je annuler le règlement ?

• Une fois envoyé, vous ne pouvez pas le récupérer
• Contactez FloraHolland si c'était par accident
• Vérifiez donc toujours bien avant de cliquer sur "Appliquer"

Que faire en cas de problèmes ?

Problème : Le client n'apparaît pas dans la liste de règlement

• Vérifiez si l'administration "Règlement Flora" est configurée chez le débiteur
• Vérifiez s'il y a des factures ouvertes
• Vérifiez si les factures sont dans la bonne administration

Problème : FloraHolland envoie un message d'erreur

• Vérifiez le numéro FloraHolland (correctement rempli ?)
• Vérifiez si le client est actif chez FloraHolland
• Contactez FloraHolland pour le statut de leur système

Problème : Le paiement n'arrive pas

• Attendez d'abord le délai de paiement normal (1-2 semaines)
• Vérifiez si le règlement a été envoyé (confirmation par email)
• Contactez FloraHolland pour vérifier le statut
• Il y a peut-être un problème administratif chez FloraHolland

Problème : Mauvais montant réglé

• Vérifiez les factures dans Easyflor (sont-elles correctes ?)
• Contactez FloraHolland
• Une correction doit peut-être être effectuée

Problème : La configuration ne fonctionne pas

• Avez-vous suivi toutes les étapes ?
• Vérifiez chaque étape à nouveau
• Contactez le support Easyflor
• Ils peuvent vérifier votre configuration

Résumé

Configurer et utiliser le règlement Flora se fait en deux parties :

**Partie 1 - Setup unique (faire une fois) 😗*

1. **Méthode de paiement 😗* Admin → Méthodes de paiement → Nouveau → Nom "Règlement Flora" → Enregistrer
2. **Administration 😗* Organisation → Administration → Nouveau → Nom "Règlement Flora" → Créer la série de numéros de facture (par exemple préfixe "FL") → Enregistrer
3. **Configuration 😗* Admin → Configuration → Facture → Configuration Flora → Sélectionner l'administration "Règlement Flora" → Enregistrer
4. **Configurer par débiteur 😗*
   • Organisation → Débiteurs → Sélectionner le client
   • Administration : "Règlement Flora"
   • Numéro FloraHolland : [remplir le numéro du client]
   • Configuration → Facture → Méthode de paiement : "Règlement Flora"
   • Enregistrer
   • Répéter pour chaque client Flora

**Partie 2 - Utilisation périodique (hebdomadaire/mensuelle) 😗*

1. Créez des factures comme d'habitude (arrivent automatiquement dans l'administration "Règlement Flora")
2. Factures → Par débiteur → Flora
3. Administration : "Règlement Flora" → Appliquer
4. Un email est automatiquement envoyé à FloraHolland
5. FloraHolland règle sur les factures de vente aux enchères des clients et vous paie

**Pourquoi c'est important 😗*

• Certitude de paiement via FloraHolland
• Moins de risque d'impayé
• Facile pour les clients
• Administration claire

**Attention 😗* Contrôlez bien les premières fois si tout se passe correctement et contactez le support en cas de problèmes !