Comment créer un utilisateur et un employé dans Easyflor ?

Qu'est-ce qu'un utilisateur et un employé ?

Dans Easyflor, vous devez créer deux choses pour chaque personne qui va travailler dans le système : d'abord un utilisateur (le compte avec lequel quelqu'un se connecte) et ensuite un employé (la personne qui effectue des tâches dans le système). Ces deux éléments vont ensemble et doivent toujours être créés ensemble.

Pourquoi créer un utilisateur et un employé ?

• Permettre la connexion : Sans utilisateur, quelqu'un ne peut pas se connecter à Easyflor
• Effectuer des tâches : L'employé peut faire des achats et des ventes dans le système
• Attribuer des droits : Vous déterminez ce que quelqu'un peut et ne peut pas faire
• Qui fait quoi : Vous voyez plus tard quelle personne a effectué quelle action
• Sécurité : Chacun a ses propres identifiants de connexion

Important : L'ordre !

Étape 1 : D'abord vous créez un UTILISATEUR ↓ Étape 2 : Ensuite vous créez un EMPLOYÉ et vous le liez à l'utilisateur

Vous ne pouvez pas faire l'inverse ! L'utilisateur doit exister avant de pouvoir créer un employé.

Partie 1 : Créer un utilisateur

1. Cliquez sur la tuile « Admin » → « Utilisateurs » → « +Nouveau »
2. Remplissez : nom d'utilisateur, adresse e-mail, mot de passe (2x), langue, schéma de couleurs (« Default »)
3. Laissez tous les autres champs vides
4. Cliquez sur « Enregistrer »

Partie 2 : Créer un employé

1. Cliquez sur « Organisation » → « Employés » → « +Nouveau »
2. Remplissez : nom de l'employé (exactement le même que le nom d'utilisateur), code (initiales), rôles (« Acheteur » et « Vendeur »), utilisateur (sélectionnez celui de la Partie 1), pays, devise, langue
3. Cliquez sur « Enregistrer »

Partie 3 : Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur

1. Cliquez sur la tuile « Admin » → « Utilisateurs »
2. Cherchez et sélectionnez l'utilisateur
3. Cliquez sur « Changer le mot de passe »
4. Entrez un nouveau mot de passe (2x)
5. Cliquez sur « Enregistrer »

**Conseil 😗* Transmettez le nouveau mot de passe au collaborateur et demandez-lui de le changer lui-même à la première connexion.

Partie 4 : Bloquer ou débloquer un utilisateur

1. Cliquez sur la tuile « Admin » → « Utilisateurs »
2. Cherchez et sélectionnez l'utilisateur
3. En haut de l'écran, utilisez le bouton pour activer ou désactiver l'utilisateur
4. Cliquez sur « Enregistrer »

**Attention 😗* Désactiver ne supprime pas le compte. Toutes les données sont conservées.

Partie 5 : Problèmes courants

Problème : Changement de mot de passe « bloqué » ou non enregistré

• Rafraîchissez la page (F5 ou Ctrl+R) et réessayez
• Essayez un autre navigateur (par exemple Chrome au lieu d'Edge)

Problème : Le collaborateur ne peut pas se connecter malgré un nouveau compte

• Vérifiez si un employé a également été créé ! C'est l'erreur la plus courante.
• Allez dans Organisation → Employés et vérifiez si un employé est lié à l'utilisateur (voir Partie 2)

Problème : Le collaborateur peut se connecter mais ne voit pas de tuiles

• Vérifiez les rôles (Acheteur/Vendeur)
• Vérifiez le lien avec le bon utilisateur

Partie 6 : Configurer l'imprimante par défaut par utilisateur

Quand le faire ?

Chaque utilisateur dans Easyflor peut avoir sa propre imprimante par défaut. Ainsi un collaborateur imprime automatiquement sur l'imprimante de l'entrepôt, et un autre sur l'imprimante du poste d'enregistrement.

Comment configurer l'imprimante par défaut ?

1. Cliquez sur la tuile « Admin »
2. Cliquez sur « Utilisateurs »
3. Sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous voulez configurer l'imprimante par défaut
4. Allez dans « Imprimantes par défaut »
5. Sélectionnez l'imprimante souhaitée pour cet utilisateur
6. Cliquez sur « Enregistrer »

**Conseil 😗* Si un collaborateur signale que rien ne s'imprime, vérifiez d'abord si l'imprimante par défaut est correctement configurée pour cet utilisateur.

Plus d'informations sur l'installation et la configuration des imprimantes : Configuration de l'imprimante

Exemple complet : Ajouter Jan Jansen

Étape 1 : Créer l'utilisateur

1. Admin → Utilisateurs → +Nouveau
2. Nom d'utilisateur : « jan.jansen », e-mail, mot de passe (2x), langue, schéma de couleurs « Default »
3. Laisser le reste vide → Enregistrer

Étape 2 : Créer l'employé

1. Organisation → Employés → +Nouveau
2. Nom : « jan.jansen » (exactement le même !), code : « JJ », rôles : Acheteur + Vendeur, utilisateur : jan.jansen
3. Pays, devise, langue → Enregistrer

Résumé

Pour donner accès à Easyflor à une nouvelle personne, vous créez d'abord un utilisateur (Admin → Utilisateurs → +Nouveau) puis un employé (Organisation → Employés → +Nouveau) lié à cet utilisateur. Utilisez le même nom pour les deux.

Pour réinitialiser un mot de passe : Admin → Utilisateurs → sélectionnez l'utilisateur → « Changer le mot de passe » → nouveau mot de passe (2x) → Enregistrer.

Pour bloquer ou débloquer : Admin → Utilisateurs → sélectionnez l'utilisateur → bouton activer/désactiver en haut de l'écran → Enregistrer. Désactiver ne supprime pas le compte.

Pour configurer une imprimante par défaut : Admin → Utilisateurs → sélectionnez l'utilisateur → Imprimantes par défaut → sélectionnez l'imprimante → Enregistrer.