Comment créer un utilisateur et un employé dans Easyflor ?

Qu'est-ce qu'un utilisateur et un employé ?

Dans Easyflor, vous devez créer deux choses pour chaque personne qui va travailler dans le système : d'abord un utilisateur (le compte avec lequel quelqu'un se connecte) et ensuite un employé (la personne qui effectue des tâches dans le système). Ces deux éléments vont ensemble et doivent toujours être créés ensemble.

Pourquoi créer un utilisateur et un employé ?

• Permettre la connexion : Sans utilisateur, quelqu'un ne peut pas se connecter à Easyflor
• Effectuer des tâches : L'employé peut faire des achats et des ventes dans le système
• Attribuer des droits : Vous déterminez ce que quelqu'un peut et ne peut pas faire
• Qui fait quoi : Vous voyez plus tard quelle personne a effectué quelle action
• Vue d'ensemble : Vous savez toujours qui travaille dans le système
• Sécurité : Chacun a ses propres identifiants de connexion

Quand créer un utilisateur et un employé ?

**Exemples 😗*

• Un nouveau collaborateur arrive qui doit pouvoir travailler dans Easyflor
• Un stagiaire doit avoir un accès temporaire au système
• Un collaborateur externe doit pouvoir se connecter
• Votre entreprise grandit et de nouvelles personnes rejoignent l'équipe
• Quelqu'un a besoin d'un nouveau compte parce que l'ancien ne fonctionne plus

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Important : L'ordre !

Étape 1 : D'abord vous créez un UTILISATEUR ↓ Étape 2 : Ensuite vous créez un EMPLOYÉ et vous le liez à l'utilisateur

Vous ne pouvez pas faire l'inverse ! L'utilisateur doit exister avant de pouvoir créer un employé.

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Partie 1 : Créer un utilisateur

Qu'est-ce qu'un utilisateur ?

Un utilisateur est le compte de connexion. Il contient le nom d'utilisateur, le mot de passe et l'adresse e-mail avec lesquels quelqu'un peut se connecter à Easyflor.

Étape 1 : Accédez aux utilisateurs

1. Cliquez sur la tuile "Admin"
2. Cliquez sur "Utilisateurs"
3. Cliquez sur "+Nouveau"

Étape 2 : Remplissez les informations de base

**1. Nom d'utilisateur 😗*

• Choisissez un nom d'utilisateur clair et unique
• Utilisez par exemple le prénom ou le prénom et le nom
• **Exemples 😗*
  • "jan.jansen"
  • "marie"
  • "piet.bakker"

**2. Adresse e-mail 😗*

• Entrez l'adresse e-mail de la personne
• Elle est utilisée pour les réinitialisations de mot de passe et les notifications
• **Exemple 😗* jan.jansen@entreprisefleurs.nl

**3. Mot de passe 😗*

• Choisissez un mot de passe sécurisé
• Utilisez une combinaison de lettres, chiffres et éventuellement des caractères spéciaux
• **Exemple 😗* Fleur2024!

**4. Répétez le mot de passe 😗*

• Tapez le mot de passe une seconde fois
• Il doit être exactement le même !

**5. Langue 😗*

• Sélectionnez la langue dans laquelle cette personne veut utiliser Easyflor
• **Exemples 😗*
  • Néerlandais
  • Anglais
  • Allemand

**6. Schéma de couleurs 😗*

• Choisissez ici "Default"
• C'est le paramètre de couleur standard d'Easyflor

Étape 3 : Laissez le reste vide !

**Important 😗* Laissez tous les autres champs vides pour le meilleur fonctionnement du compte.

Étape 4 : Enregistrez l'utilisateur

• Cliquez sur "Enregistrer"
• L'utilisateur est maintenant créé !

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Partie 2 : Créer un employé

Qu'est-ce qu'un employé ?

Un employé est la personne qui effectue des tâches dans Easyflor. L'employé est lié à un utilisateur et peut faire des achats, des ventes et d'autres tâches.

Étape 1 : Accédez aux employés

1. Cliquez sur "Organisation"
2. Cliquez sur "Employés"
3. Cliquez sur "+Nouveau"

Étape 2 : Remplissez les informations de l'employé

**1. Nom de l'employé 😗*

• Utilisez exactement le même nom que le nom d'utilisateur que vous venez de créer
• Cela garantit que tout correspond bien
• **Exemple 😗* Si le nom d'utilisateur est "jan.jansen", entrez également "jan.jansen" ici

**2. Code 😗*

• C'est un nom abrégé ou un code pour l'employé
• Utilisez par exemple les initiales ou une version courte du nom
• **Exemples 😗*
  • "JJ" (pour Jan Jansen)
  • "MB" (pour Marie Bakker)
  • "PIET" (pour Piet)

**3. Rôles 😗*

• Choisissez ici quelles tâches l'employé peut effectuer
• Sélectionnez "Acheteur" et "Vendeur"
• Cela donne à l'employé les droits de base pour travailler dans le système

Que signifient ces rôles ?

• **Acheteur 😗* La personne peut faire des achats (commander des produits)
• **Vendeur 😗* La personne peut vendre (vendre aux clients)

**4. Utilisateur 😗*

• Sélectionnez ici l'utilisateur que vous avez créé dans la Partie 1
• **Important 😗* Cela lie l'employé au compte de connexion !
• Dans l'exemple : sélectionnez "jan.jansen"

**5. Pays 😗*

• Choisissez le pays où se trouve l'employé
• **Exemple 😗* Pays-Bas

**6. Devise 😗*

• Choisissez l'unité monétaire avec laquelle l'employé travaille
• **Exemple 😗* Euro (EUR)

**7. Langue 😗*

• Choisissez la même langue que pour l'utilisateur
• **Exemple 😗* Néerlandais

Étape 3 : Enregistrez l'employé

• Cliquez sur "Enregistrer"
• L'employé est maintenant créé et lié à l'utilisateur !

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Exemple complet : Ajouter Jan Jansen

Situation :

Vous avez un nouveau collaborateur : Jan Jansen. Il doit pouvoir se connecter et faire des achats et des ventes.

Étape 1 : Créer l'utilisateur

1. Admin → Utilisateurs → +Nouveau
2. Nom d'utilisateur : "jan.jansen"
3. Adresse e-mail : "jan.jansen@entreprisefleurs.nl"
4. Mot de passe : "Fleur2024!"
5. Répétez le mot de passe : "Fleur2024!"
6. Langue : "Néerlandais"
7. Schéma de couleurs : "Default"
8. Laisser le reste vide
9. Enregistrer

Étape 2 : Créer l'employé

1. Organisation → Employés → +Nouveau
2. Nom de l'employé : "jan.jansen" (exactement le même nom !)
3. Code : "JJ"
4. Rôles : Cocher "Acheteur" et "Vendeur"
5. Utilisateur : Sélectionner "jan.jansen" dans la liste
6. Pays : "Pays-Bas"
7. Devise : "EUR"
8. Langue : "Néerlandais"
9. Enregistrer

Résultat :

UTILISATEUR CRÉÉ :
Nom d'utilisateur : jan.jansen
E-mail : jan.jansen@entreprisefleurs.nl
    ↓
EMPLOYÉ CRÉÉ :
Nom : jan.jansen
Code : JJ
Rôles : Acheteur et Vendeur
Lié à l'utilisateur : jan.jansen
    ↓
Jan Jansen peut maintenant se connecter et travailler dans Easyflor !

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Conseils importants

Conseil 1 : Utilisez des noms cohérents

• Utilisez le même nom pour l'utilisateur et l'employé
• Cela évite la confusion
• Vous voyez immédiatement qu'ils vont ensemble

Conseil 2 : Choisissez des codes clairs

• Utilisez des codes reconnaissables comme des initiales
• Pas trop cryptique (pas "X123")
• Clair (oui "JJ" pour Jan Jansen)

Conseil 3 : Notez le mot de passe en toute sécurité

• Écrivez le mot de passe quelque part en sécurité
• Ou envoyez-le via une méthode sécurisée au nouvel utilisateur
• Supprimez-le ensuite de vos notes

Conseil 4 : Testez le compte

• Demandez au nouvel utilisateur de se connecter immédiatement
• Vérifiez que tout fonctionne
• Ainsi, vous pouvez résoudre les problèmes immédiatement

Conseil 5 : Laissez les autres champs vides

• Pour l'utilisateur : laissez tous les champs supplémentaires vides
• Cela assure le meilleur fonctionnement
• Ne remplissez que si vous savez exactement pourquoi

Conseil 6 : Choisissez les bons rôles

• Ne donnez que les rôles nécessaires
• Acheteur et Vendeur sont la base
• Vous pouvez toujours ajouter plus de rôles plus tard

Conseil 7 : Même langue partout

• Utilisez la même langue pour l'utilisateur et l'employé
• Cela évite la confusion
• Le système fonctionne alors de manière plus fluide

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Erreurs courantes

Erreur 1 : Créer un employé sans utilisateur

• Vous essayez d'abord de créer un employé
• **Conséquence 😗* Vous ne pouvez pas sélectionner d'utilisateur pour l'employé
• **Solution 😗* Créez TOUJOURS D'ABORD l'utilisateur, ENSUITE l'employé

Erreur 2 : Utiliser des noms différents

• L'utilisateur s'appelle "jan.jansen", l'employé s'appelle "Jan"
• **Conséquence 😗* Confusion, vous ne voyez pas qu'ils vont ensemble
• **Solution 😗* Utilisez exactement le même nom pour les deux

Erreur 3 : Les mots de passe ne correspondent pas

• Vous tapez deux mots de passe différents
• **Conséquence 😗* Le système affiche un message d'erreur
• **Solution 😗* Tapez les deux mots de passe exactement de la même manière

Erreur 4 : Aucun rôle sélectionné

• Vous oubliez de cocher "Acheteur" et "Vendeur"
• **Conséquence 😗* L'employé ne peut rien faire dans le système
• **Solution 😗* Cochez toujours au minimum ces deux rôles

Erreur 5 : Mauvais utilisateur lié

• Vous liez l'employé au mauvais utilisateur
• **Conséquence 😗* La personne ne peut pas se connecter ou voit des données incorrectes
• **Solution 😗* Vérifiez bien quel utilisateur vous sélectionnez

Erreur 6 : Champs supplémentaires remplis

• Vous remplissez des champs pour l'utilisateur qui doivent rester vides
• **Conséquence 😗* Le compte peut ne pas fonctionner de manière optimale
• **Solution 😗* Laissez tous les champs supplémentaires vides, sauf si vous savez exactement ce que vous faites

Erreur 7 : Mot de passe oublié de noter

• Vous créez un mot de passe mais ne l'écrivez pas
• **Conséquence 😗* Le nouvel utilisateur ne peut pas se connecter
• **Solution 😗* Notez le mot de passe immédiatement et transmettez-le en toute sécurité

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Que peut faire le nouvel utilisateur maintenant ?

Après la création, la personne peut :

• Se connecter à Easyflor avec le nom d'utilisateur et le mot de passe
• Faire des achats (commander des produits auprès des fournisseurs)
• Faire des ventes (vendre des produits aux clients)
• Consulter et gérer le stock
• Créer et envoyer des factures
• Effectuer toutes les autres tâches de base dans Easyflor

Que ne peut PAS faire la personne (sauf si vous donnez des droits supplémentaires) ?

• Modifier les paramètres système
• Créer ou supprimer d'autres utilisateurs
• Ajuster les paramètres administratifs
• Consulter des données financières sensibles

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Aperçu visuel du processus

DÉBUT : Un nouveau collaborateur rejoint l'équipe
    ↓
ÉTAPE 1 : Créer l'utilisateur
    ↓
Admin → Utilisateurs → +Nouveau
Remplir : nom, e-mail, mot de passe, langue, schéma
Laisser le reste vide → Enregistrer
    ↓
ÉTAPE 2 : Créer l'employé
    ↓
Organisation → Employés → +Nouveau
Remplir : nom (le même !), code, rôles, utilisateur, pays, devise, langue
Enregistrer
    ↓
ÉTAPE 3 : Tester
    ↓
Le nouveau collaborateur se connecte avec nom d'utilisateur + mot de passe
    ↓
TERMINÉ ! Le collaborateur peut travailler dans Easyflor

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Résumé

Pour donner accès à Easyflor à une nouvelle personne, vous créez deux choses : d'abord un utilisateur et ensuite un employé qui est lié à cet utilisateur.

Pour créer un utilisateur, allez dans Admin puis dans Utilisateurs où vous cliquez sur "+Nouveau". Vous remplissez les informations suivantes :

• Un nom d'utilisateur que la personne utilise pour se connecter
• L'adresse e-mail de la personne pour les réinitialisations de mot de passe et les notifications
• Un mot de passe et une répétition de celui-ci qui doit être exactement le même
• La langue dans laquelle la personne veut utiliser Easyflor
• Le schéma de couleurs où vous choisissez "Default"
• Tous les autres champs restent vides pour un fonctionnement optimal, puis vous enregistrez l'utilisateur

Immédiatement après, vous créez un employé en allant dans Organisation puis dans Employés où vous cliquez sur "+Nouveau". Vous remplissez les informations suivantes :

• Exactement le même nom d'employé que le nom d'utilisateur que vous venez de créer
• Un code qui est une version abrégée du nom, comme des initiales
• Les rôles où vous cochez "Acheteur" et "Vendeur" afin que la personne puisse effectuer les tâches de base
• L'utilisateur que vous avez créé dans la première étape, afin que l'employé soit lié au compte de connexion
• Le pays, la devise et la langue de l'employé, en choisissant la même langue que pour l'utilisateur

Il est important de toujours créer d'abord l'utilisateur et ensuite seulement l'employé, car l'employé doit être lié à un utilisateur existant. En utilisant le même nom pour les deux, cela reste clair et vous voyez immédiatement qu'ils vont ensemble. Après l'enregistrement, la nouvelle personne peut se connecter avec le nom d'utilisateur et le mot de passe et travailler immédiatement dans Easyflor avec les droits d'acheteur et de vendeur.