Comment créer un utilisateur et un employé dans Easyflor ?

Qu'est-ce qu'un utilisateur et un employé ?

Dans Easyflor, vous devez créer deux choses pour chaque personne qui va travailler dans le système : d'abord un utilisateur (le compte avec lequel quelqu'un se connecte) et ensuite un employé (la personne qui effectue des tâches dans le système). Ces deux éléments vont ensemble et doivent toujours être créés ensemble.

Pourquoi créer un utilisateur et un employé ?

• Permettre la connexion : Sans utilisateur, quelqu'un ne peut pas se connecter à Easyflor
• Effectuer des tâches : L'employé peut faire des achats et des ventes dans le système
• Attribuer des droits : Vous déterminez ce que quelqu'un peut et ne peut pas faire
• Qui fait quoi : Vous voyez plus tard quelle personne a effectué quelle action
• Vue d'ensemble : Vous savez toujours qui travaille dans le système
• Sécurité : Chacun a ses propres identifiants de connexion

Quand créer un utilisateur et un employé ?

**Exemples 😗*

• Un nouveau membre du personnel arrive qui doit travailler dans Easyflor
• Un stagiaire a besoin d'un accès temporaire au système
• Un employé externe doit pouvoir se connecter
• Votre entreprise grandit et de nouvelles personnes rejoignent l'équipe
• Quelqu'un a besoin d'un nouveau compte parce que l'ancien ne fonctionne plus

---

Important : L'ordre !

Étape 1 : D'abord vous créez un UTILISATEUR ↓ Étape 2 : Ensuite vous créez un EMPLOYÉ et vous le liez à l'utilisateur

Vous ne pouvez pas faire l'inverse ! L'utilisateur doit exister avant de pouvoir créer un employé.

---

Partie 1 : Créer un utilisateur

Qu'est-ce qu'un utilisateur ?

Un utilisateur est le compte de connexion. Il contient le nom d'utilisateur, le mot de passe et l'adresse e-mail avec lesquels quelqu'un se connecte à Easyflor.

Étape 1 : Allez aux utilisateurs

1. Cliquez sur la tuile "Admin"
2. Cliquez sur "Utilisateurs"
3. Cliquez sur "+Nouveau"

Étape 2 : Remplissez les données de base

**1. Nom d'utilisateur 😗*

• Choisissez un nom clair et unique
• Utilisez par exemple le prénom ou le prénom et le nom
• **Exemples 😗* "jan.jansen", "marie", "piet.bakker"

**2. Adresse e-mail 😗*

• Saisissez l'adresse e-mail de la personne
• Elle est utilisée pour les réinitialisations de mot de passe et les notifications

**3. Mot de passe 😗*

• Choisissez un mot de passe sécurisé
• Utilisez une combinaison de lettres, chiffres et éventuellement caractères spéciaux

**4. Répéter le mot de passe 😗*

• Tapez à nouveau le mot de passe — doit être exactement le même !

**5. Langue 😗*

• Sélectionnez la langue dans laquelle cette personne veut utiliser Easyflor

**6. Schéma de couleurs 😗*

• Choisissez ici "Default"

Étape 3 : Laissez le reste vide !

**Important 😗* Laissez tous les autres champs vides pour les meilleures performances du compte.

Étape 4 : Enregistrez l'utilisateur

• Cliquez sur "Enregistrer"
• L'utilisateur est maintenant créé ! Passez maintenant directement à la Partie 2 pour créer l'employé.

---

Partie 2 : Créer un employé

Qu'est-ce qu'un employé ?

Un employé est la personne qui effectue des tâches dans Easyflor. L'employé est lié à un utilisateur et peut faire des achats, des ventes et d'autres tâches.

Étape 1 : Allez aux employés

1. Cliquez sur "Organisation"
2. Cliquez sur "Employés"
3. Cliquez sur "+Nouveau"

Étape 2 : Remplissez les données de l'employé

**1. Nom de l'employé 😗*

• Utilisez exactement le même nom que le nom d'utilisateur que vous venez de créer

**2. Code 😗*

• Un nom raccourci ou code pour l'employé (par exemple les initiales "JJ")

**3. Rôles 😗*

• Sélectionnez "Acheteur" et "Vendeur"
• **Acheteur 😗* La personne peut faire des achats (commander des produits)
• **Vendeur 😗* La personne peut faire des ventes (vendre aux clients)

**4. Utilisateur 😗*

• Sélectionnez l'utilisateur que vous avez créé dans la Partie 1
• **Important 😗* Cela lie l'employé au compte de connexion !

**5. Pays 😗* Choisissez le pays où se trouve l'employé

**6. Devise 😗* Choisissez la devise avec laquelle l'employé travaille (par exemple EUR)

**7. Langue 😗* Choisissez la même langue que pour l'utilisateur

Étape 3 : Enregistrez l'employé

• Cliquez sur "Enregistrer"
• L'employé est maintenant créé et lié à l'utilisateur !

---

Partie 3 : Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur

Quand faire cela ?

Si un collaborateur a oublié son mot de passe ou si vous voulez changer le mot de passe pour des raisons de sécurité.

Comment réinitialiser un mot de passe ?

1. Cliquez sur la tuile "Admin"
2. Cliquez sur "Utilisateurs"
3. Cherchez et sélectionnez l'utilisateur dont vous voulez changer le mot de passe
4. Cliquez sur l'option "Changer le mot de passe"
5. Saisissez un nouveau mot de passe dans "Mot de passe"
6. Saisissez le même mot de passe dans "Répéter le mot de passe"
7. Cliquez sur "Enregistrer"

**Conseil 😗* Transmettez le nouveau mot de passe au collaborateur et demandez-lui de le changer lui-même à la première connexion.

---

Partie 4 : Bloquer ou débloquer un utilisateur

Quand faire cela ?

• Un collaborateur part (temporairement) et ne doit plus pouvoir se connecter
• Vous voulez désactiver temporairement un compte pour des raisons de sécurité
• Un collaborateur revient et a à nouveau besoin d'accès

Comment bloquer ou débloquer un utilisateur ?

1. Cliquez sur la tuile "Admin"
2. Cliquez sur "Utilisateurs"
3. Cherchez et sélectionnez l'utilisateur que vous voulez bloquer ou débloquer
4. En haut de l'écran, vous voyez un bouton pour activer ou désactiver l'utilisateur
   • **Désactiver 😗* L'utilisateur ne peut plus se connecter
   • **Activer 😗* L'utilisateur peut à nouveau se connecter
5. Cliquez sur "Enregistrer"

**Attention 😗* Désactiver ne supprime pas le compte. Toutes les données sont conservées et vous pouvez réactiver le compte plus tard.

---

Partie 5 : Problèmes courants

Problème : Changement de mot de passe "bloqué" ou non enregistré

• Rafraîchissez la page (F5 ou Ctrl+R) et réessayez
• Essayez un autre navigateur (par exemple Chrome au lieu d'Edge)
• Vérifiez que vous avez saisi le mot de passe exactement de la même manière dans les deux champs

Problème : Le collaborateur ne peut pas se connecter malgré un nouveau compte

• Vérifiez si un employé a également été créé ! C'est l'erreur la plus courante. Un utilisateur sans employé lié peut se connecter, mais ne peut rien faire dans le système.
• Allez dans Organisation → Employés et vérifiez si un employé existe qui est lié à l'utilisateur (voir Partie 2)

Problème : Le collaborateur peut se connecter mais ne voit pas de tuiles ou ne peut rien faire

• Vérifiez que l'employé a les bons rôles (Acheteur/Vendeur)
• Vérifiez que l'employé est lié au bon utilisateur

---

Partie 6 : Configurer l'imprimante par défaut par utilisateur

Quand faire cela ?

Chaque utilisateur dans Easyflor peut avoir sa propre imprimante par défaut. Ainsi un collaborateur imprime automatiquement sur l'imprimante de l'entrepôt, et un autre sur l'imprimante du poste d'enregistrement.

Comment configurer l'imprimante par défaut ?

1. Cliquez sur la tuile "Admin"
2. Cliquez sur "Utilisateurs"
3. Sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous voulez configurer l'imprimante par défaut
4. Allez dans "Imprimantes par défaut"
5. Sélectionnez l'imprimante souhaitée pour cet utilisateur
6. Cliquez sur "Enregistrer"

**Conseil 😗* Si un collaborateur signale que rien ne s'imprime, vérifiez d'abord si l'imprimante par défaut est correctement configurée pour cet utilisateur.

Plus d'informations sur l'installation et la configuration des imprimantes : Configuration de l'imprimante

---

Exemple complet : Ajouter Jan Jansen

Situation :

Vous avez un nouveau membre du personnel : Jan Jansen. Il doit pouvoir se connecter et faire des achats et des ventes.

Étape 1 : Créer l'utilisateur

1. Admin → Utilisateurs → +Nouveau
2. Nom d'utilisateur : "jan.jansen"
3. Adresse e-mail : "jan.jansen@entreprisefleurs.fr"
4. Mot de passe : "Fleur2024!"
5. Répéter le mot de passe : "Fleur2024!"
6. Langue : "Français"
7. Schéma de couleurs : "Default"
8. Laisser le reste vide
9. Enregistrer

Étape 2 : Créer l'employé

1. Organisation → Employés → +Nouveau
2. Nom de l'employé : "jan.jansen" (exactement le même nom !)
3. Code : "JJ"
4. Rôles : Cochez "Acheteur" et "Vendeur"
5. Utilisateur : Sélectionnez "jan.jansen" dans la liste
6. Pays : "France"
7. Devise : "EUR"
8. Langue : "Français"
9. Enregistrer

---

Résumé

Pour donner accès à une nouvelle personne dans Easyflor, vous créez deux choses : d'abord un utilisateur et puis un employé lié à cet utilisateur.

Pour créer un utilisateur, vous allez dans Admin et puis Utilisateurs où vous cliquez sur "+Nouveau". Vous remplissez le nom d'utilisateur, l'adresse e-mail, le mot de passe (2x), la langue et le schéma de couleurs ("Default") et laissez tous les autres champs vides.

Immédiatement après, vous créez un employé via Organisation → Employés → +Nouveau. Utilisez exactement le même nom que le nom d'utilisateur, ajoutez un code (par exemple les initiales), cochez les rôles "Acheteur" et "Vendeur", sélectionnez l'utilisateur que vous venez de créer, et choisissez le pays, la devise et la langue.

Il est important que vous créiez toujours d'abord l'utilisateur et seulement après l'employé. Utilisez le même nom pour les deux afin qu'il soit clair qu'ils vont ensemble.

Pour réinitialiser un mot de passe, vous allez dans Admin → Utilisateurs → sélectionnez l'utilisateur → cliquez sur "Changer le mot de passe" → saisissez le nouveau mot de passe (2x) → Enregistrer.

Pour bloquer ou débloquer un utilisateur, vous allez dans Admin → Utilisateurs → sélectionnez l'utilisateur → utilisez le bouton en haut de l'écran pour activer ou désactiver l'utilisateur → Enregistrer. Désactiver ne supprime pas le compte ; toutes les données sont conservées.

Pour configurer une imprimante par défaut par utilisateur, vous allez dans Admin → Utilisateurs → sélectionnez l'utilisateur → Imprimantes par défaut → sélectionnez l'imprimante → Enregistrer.