Comment configurer les taux de change pour la conversion automatique de devises dans Easyflor ?

Que sont les taux de change dans Easyflor ?

Les taux de change permettent à Easyflor de convertir automatiquement les montants de votre devise standard (par exemple l'Euro) vers la devise de votre client (par exemple la Livre Sterling ou le Franc Suisse). La facture est alors automatiquement affichée dans la bonne devise pour le client.

Pourquoi utiliser les taux de change ?

• Clients internationaux : Vous vendez à des clients à l'étranger qui veulent payer dans leur propre devise
• Conversion automatique : Pas besoin de calculer manuellement, Easyflor le fait pour vous
• Professionnel : Les clients voient les factures dans leur propre devise
• Évite les erreurs : Plus besoin de calculatrice, donc pas de fautes de frappe
• Gain de temps : Vous le configurez une fois et ça fonctionne automatiquement
• Clarté : Les clients savent exactement combien ils doivent payer dans leur propre monnaie

Quand utiliser les taux de change ?

**Exemples 😗*

• Vous vendez des fleurs à des fleuristes en Angleterre (Euro → Livre)
• Vous avez des clients en Suisse (Euro → Franc Suisse)
• Vous exportez vers le Danemark (Euro → Couronne Danoise)

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Comment fonctionne le système ?

La base :

1. Vous définissez une devise standard (par exemple : Euro)
2. Vous définissez des taux de change (par exemple : 1 Euro = 0,85 Livre)
3. Par client vous choisissez une devise (par exemple : Client en Angleterre reçoit Livre)
4. Easyflor convertit automatiquement (100 € devient £85 sur la facture)

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Partie 1 : Définir la devise standard

Qu'est-ce que la devise standard ?

C'est la devise dans laquelle vous travaillez normalement et dans laquelle vos prix dans Easyflor sont exprimés. Généralement c'est l'Euro si vous travaillez aux Pays-Bas.

Étape 1 : Accédez à la configuration

1. Cliquez sur la tuile "Admin"
2. Cliquez sur "Système"
3. Cliquez sur "Configuration"
4. Cliquez sur "Localisation"

Étape 2 : Définissez la devise standard

1. Trouvez le champ "Devise standard"
2. Choisissez votre devise standard
   • **Exemple 😗* EUR (Euro)
3. Cliquez sur "Enregistrer"

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Partie 2 : Configurer les taux de change

Que sont les taux de change ?

Ce sont les rapports entre les devises. Par exemple : 1 Euro = 0,85 Livre Sterling.

Étape 1 : Accédez aux devises

1. Cliquez sur la tuile "Admin"
2. Cliquez sur "Localisation"
3. Cliquez sur "Devise"

Étape 2 : Choisissez une devise

• Vous voyez une liste de différentes devises (EUR, GBP, USD, CHF, etc.)
• Cliquez sur la devise pour laquelle vous voulez définir un taux de change
• **Exemple 😗* Cliquez sur "GBP" (Livre Sterling) si vous avez des clients en Angleterre

Étape 3 : Accédez aux taux de change

1. Cliquez sur "Taux de change"

Étape 4 : Remplissez les informations

**Date 😗*

• À partir de quelle date ce taux de change est-il valable ?
• Généralement vous entrez la date d'aujourd'hui

**Taux de change 😗*

• Combien de cette devise obtenez-vous pour 1 unité de votre devise standard ?
• **Exemple 😗* Si 1 Euro = 0,85 Livre, vous entrez 0,85

Où trouver le taux de change actuel ?

• Cherchez en ligne "EUR vers GBP taux de change"
• Consultez des sites comme xe.com ou Google Finance

Étape 5 : Enregistrez

• Cliquez sur "Enregistrer"

Répétez pour toutes les devises

• Faites cela pour chaque devise que vous utilisez

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Partie 3 : Définir la devise par client

Pourquoi par client ?

Maintenant vous devez indiquer par client quelle devise il utilise. Ainsi Easyflor sait vers quelle devise convertir.

Étape 1 : Accédez aux débiteurs

1. Cliquez sur "Organisation"
2. Cliquez sur "Général"
3. Cliquez sur "Débiteurs"

Étape 2 : Sélectionnez un client

• Cliquez sur le client (débiteur) pour lequel vous voulez définir une devise

Étape 3 : Modifiez les données du client

1. Cliquez sur "Modifier"
2. Trouvez le champ "Devise"

Étape 4 : Choisissez la devise du client

• Sélectionnez la devise que ce client utilise
• **Exemples 😗*
  • Client en Angleterre → Choisissez GBP (Livre Sterling)
  • Client en Suisse → Choisissez CHF (Franc Suisse)
  • Client au Danemark → Choisissez DKK (Couronne Danoise)

Étape 5 : Enregistrez

• Cliquez sur "Enregistrer"

Répétez pour tous les clients internationaux

• Faites cela pour chaque client qui travaille dans une autre devise

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Que se passe-t-il maintenant automatiquement ?

Lors de la création d'une facture :

1. Vous créez une facture pour un client en Angleterre
    ↓
2. Le client a GBP (Livre) comme devise configurée
    ↓
3. Votre produit coûte 100 € dans votre système
    ↓
4. Easyflor voit : taux de change 1 EUR = 0,85 GBP
    ↓
5. Easyflor calcule : 100 € × 0,85 = £85
    ↓
6. La facture affiche : £85 (au lieu de 100 €)

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Conseils importants

Conseil 1 : Mettez à jour les taux de change régulièrement

• Les taux de change changent chaque jour
• Mettez-les à jour par exemple chaque mois ou chaque trimestre

Conseil 2 : Notez la date

• Lors de la configuration d'un taux de change, vous entrez une date
• C'est important pour l'administration

Conseil 3 : Vérifiez les taux de change en ligne

• Utilisez des sources fiables comme :
  • xe.com
  • Google Finance (cherchez : "EUR to GBP")

Conseil 4 : Testez d'abord avec un client

• Configurez tout pour un client
• Créez une facture test
• Vérifiez si la conversion est correcte

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Erreurs courantes

Erreur 1 : Mauvais taux de change entré

• Vous entrez 1,20 alors que ce devrait être 0,85
• **Conséquence 😗* Les clients reçoivent des montants incorrects sur la facture
• **Solution 😗* Vérifiez toujours en ligne quel est le taux actuel

Erreur 2 : Devise standard non définie

• Vous configurez des taux de change sans devise standard
• **Conséquence 😗* Le système ne sait pas à partir de quelle devise convertir
• **Solution 😗* Définissez toujours d'abord la devise standard

Erreur 3 : Devise du client non définie

• Vous configurez des taux de change mais oubliez de définir la devise chez le client
• **Conséquence 😗* Le client continue de recevoir des factures en Euro
• **Solution 😗* Allez par client dans Modifier et définissez la devise

Erreur 4 : Taux de change jamais mis à jour

• Vous configurez un taux de change une fois et ne le mettez jamais à jour
• **Conséquence 😗* Après un certain temps, les montants ne correspondent plus à la réalité
• **Solution 😗* Mettez à jour régulièrement (minimum chaque trimestre)

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Résumé

Pour configurer les taux de change dans Easyflor pour la conversion automatique de devises, commencez par définir une devise standard via Admin, Système, Configuration et Localisation où vous choisissez généralement EUR (Euro) dans "Devise standard".

Ensuite, configurez les taux de change en allant dans Admin, Localisation et Devise. Là, vous cliquez sur la devise pour laquelle vous voulez définir un taux de change, par exemple GBP (Livre Sterling) pour les clients en Angleterre. Vous cliquez sur "Taux de change" et remplissez les informations :

• La date à partir de laquelle ce taux de change est valable (généralement aujourd'hui)
• Le taux de change lui-même, où vous entrez combien de cette devise vous obtenez pour 1 unité de votre devise standard (par exemple si 1 Euro = 0,85 Livre, vous entrez 0,85)

En dernière étape, vous définissez par client quelle devise il utilise en allant dans Organisation, Général et Débiteurs, en sélectionnant un client, en cliquant sur "Modifier" et en choisissant la bonne devise dans le champ "Devise". Easyflor convertit alors automatiquement de votre devise standard vers la devise choisie du client. La facture affiche alors automatiquement les montants convertis dans la devise configurée chez le débiteur.