Comment répartir automatiquement le stock avec les profils de répartition dans Easyflor ?

Que sont les profils de répartition ?

Les profils de répartition sont des "recettes" avec lesquelles Easyflor répartit automatiquement votre stock entre vos clients. Vous créez différents profils pour différents types de clients (par exemple petites, moyennes et grandes boutiques), et chaque client reçoit automatiquement une partie du stock en fonction de son profil. Les grands clients reçoivent plus, les petits clients reçoivent moins.

Pourquoi utiliser des profils de répartition ?

• Gagner du temps : Pas besoin de calculer manuellement pour chaque client combien il reçoit
• Répartition équitable : Chacun reçoit sa juste part en fonction de sa taille
• Automatique : Easyflor fait les calculs pour vous
• Pas d'erreurs : Le système n'oublie personne et calcule toujours correctement
• Flexible : Par type de produit vous pouvez répartir différemment
• Rapide : En un clic tout est réparti
• Clair : Vous voyez directement qui reçoit quoi

Quand utiliser des profils de répartition ?

**Exemples 😗*

• Vous avez 100 clients et voulez répartir rapidement votre stock quotidien
• Vous avez différents types de clients : petits fleuristes, grands jardineries, supermarchés
• Vous voulez que les grands clients reçoivent automatiquement plus que les petits
• Vous voulez répartir de manière cohérente et équitable sans recalculer chaque jour

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Comment fonctionnent les profils de répartition ? (Le concept)

La base : Clés de répartition

Une clé de répartition est un nombre qui indique combien un client reçoit par rapport aux autres.

**Par exemple 😗*

• Clé de répartition 1 = Quantité de base
• Clé de répartition 2 = 2× autant que la base
• Clé de répartition 3 = 3× autant que la base
• Clé de répartition 0,5 = La moitié de la base

Exemple de calcul :

**Situation 😗* Vous avez 10 000 roses à répartir entre :

• 10 grandes boutiques (clé de répartition 3)
• 30 boutiques moyennes (clé de répartition 2)
• 40 petites boutiques (clé de répartition 1)

**Calcul 😗*

Total des clés : (10×3) + (30×2) + (40×1) = 130 clés
Roses par clé : 10 000 ÷ 130 = 76 roses (arrondi à 70)

Grande boutique : 70 × 3 = 210 roses
Boutique moyenne : 70 × 2 = 140 roses
Petite boutique : 70 × 1 = 70 roses

Total réparti : 9 100 roses
Reste : 900 roses (répartition manuelle)

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Partie 1 : Créer des profils de répartition

Étape 1 : Accédez aux profils de répartition

1. Cliquez sur la tuile "Admin"
2. Cliquez sur "Système"
3. Cliquez sur "Configuration"
4. Cliquez sur "Général"
5. Cliquez sur "Profils de répartition"

Étape 2 : Créez un nouveau profil

1. Cliquez sur "+Nouveau"
2. Donnez au profil un nom clair

**Exemples de bons noms 😗*

• "Petite entreprise"
• "Moyenne entreprise"
• "Grande entreprise"
• "Formule Roses"
• "Formule Plantes"

Étape 3 : Cliquez sur le profil créé

• Sélectionnez le profil que vous venez de créer

Étape 4 : Accédez aux filtres

1. Cliquez sur "Filtres"
2. C'est ici que vous configurez ce que fait le profil

Étape 5 : Remplissez les clés de répartition

Vous pouvez définir des clés de répartition à différents niveaux :

• Par type d'article (par exemple : toutes les roses)
• Par article (par exemple : roses rouges spécifiquement)
• Par groupe d'articles (par exemple : toutes les fleurs)

**Exemple pour "Petite entreprise" 😗*

1. Cliquez sur "+Nouveau"
2. Choisissez un filtre (par exemple : Type d'article = Roses)
3. Clé de répartition : 1
4. Cliquez sur "Enregistrer"

**Exemple pour "Grande entreprise" 😗*

1. Cliquez sur "+Nouveau"
2. Choisissez un filtre (par exemple : Type d'article = Roses)
3. Clé de répartition : 3
4. Cliquez sur "Enregistrer"

Répétez pour tous les profils

• Créez un profil séparé pour chaque type de client
• Remplissez les bonnes clés de répartition pour chaque profil

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Partie 2 : Relier les profils de répartition aux clients

Pourquoi relier ?

Maintenant vous devez relier chaque profil aux bons clients. Ainsi Easyflor sait quel client utilise quel profil.

Étape 1 : Accédez aux débiteurs

1. Cliquez sur "Organisation"
2. Cliquez sur "Général"
3. Cliquez sur "Débiteurs"
4. Sélectionnez un client (débiteur)

Étape 2 : Accédez aux profils de répartition

1. Cliquez sur "Général"
2. Cliquez sur "Profils de répartition"

Étape 3 : Reliez un profil

1. Cliquez sur "+Nouveau"
2. Vous voyez maintenant la liste des profils créés précédemment
3. Cliquez sur le profil qui convient à ce client
   • **Exemple 😗* S'il s'agit d'une petite boutique, cliquez sur "Petite entreprise"

Étape 4 : Choisissez le jour de commande

• Choisissez le jour de commande pour lequel ce profil doit s'appliquer
• **Par exemple 😗* Lundi, ou Tous les jours

Étape 5 : Appliquez

• Cliquez sur "Appliquer"
• Le profil est maintenant relié à ce client !

Répétez pour tous les clients

• Allez à chaque client
• Reliez le bon profil
• Ainsi chaque client obtient sa propre clé de répartition

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Partie 3 : Utiliser les profils de répartition

Maintenant tout est configuré et vous pouvez commencer à répartir automatiquement !

Étape 1 : Accédez à la répartition par profil

1. Cliquez sur "Répartition"
2. Cliquez sur "Général"
3. Cliquez sur "Répartir par profil"

Étape 2 : Choisissez ce que vous voulez répartir

• Sélectionnez le stock que vous voulez répartir
• Par exemple : toutes les roses que vous avez reçues aujourd'hui

Étape 3 : Démarrez la répartition

• Cliquez sur le bouton pour répartir
• Easyflor calcule maintenant automatiquement qui reçoit quoi en fonction des profils

Étape 4 : Vérifiez le résultat

• Vous voyez maintenant un aperçu de qui reçoit combien
• Les grands clients reçoivent plus
• Les petits clients reçoivent moins
• Tout est calculé automatiquement !

Étape 5 : Confirmez ou ajustez

• C'est correct ? Confirmez la répartition
• Pas tout à fait bon ? Ajustez manuellement
• La répartition automatique est une proposition, vous pouvez toujours modifier

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Exemple pratique : Configuration complète

Situation :

Vous êtes un grossiste avec trois types de clients :

• 10 grandes jardineries (veulent beaucoup de tout)
• 30 fleuristes moyens (assortiment standard)
• 40 petites boutiques (petit assortiment)

Étape 1 : Créez trois profils

Profil 1 : "Grande jardinerie"

1. Admin → Configuration → Profils de répartition → +Nouveau
2. Nom : "Grande jardinerie"
3. Cliquez sur le profil → Filtres → +Nouveau
4. Pour tous les articles : Clé de répartition 3
5. Enregistrer

Profil 2 : "Fleuriste moyen"

1. Admin → Configuration → Profils de répartition → +Nouveau
2. Nom : "Fleuriste moyen"
3. Cliquez sur le profil → Filtres → +Nouveau
4. Pour tous les articles : Clé de répartition 2
5. Enregistrer

Profil 3 : "Petite boutique"

1. Admin → Configuration → Profils de répartition → +Nouveau
2. Nom : "Petite boutique"
3. Cliquez sur le profil → Filtres → +Nouveau
4. Pour tous les articles : Clé de répartition 1
5. Enregistrer

Étape 2 : Reliez les profils aux clients

**Pour chaque grande jardinerie (10 clients) 😗*

1. Organisation → Débiteurs → Sélectionner le client
2. Général → Profils de répartition → +Nouveau
3. Sélectionner : "Grande jardinerie"
4. Jour de commande : Tous les jours
5. Appliquer

**Pour chaque fleuriste moyen (30 clients) 😗*

• La même chose, mais sélectionnez : "Fleuriste moyen"

**Pour chaque petite boutique (40 clients) 😗*

• La même chose, mais sélectionnez : "Petite boutique"

Étape 3 : Utilisez la répartition

Vous recevez 10 000 roses :

1. Répartition → Général → Répartir par profil
2. Sélectionnez les 10 000 roses
3. Cliquez sur répartir

**Résultat 😗*

Chaque grande jardinerie reçoit : 210 roses
Chaque fleuriste moyen reçoit : 140 roses
Chaque petite boutique reçoit : 70 roses

Total réparti : 9 100 roses
Reste : 900 roses (répartir manuellement)

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Conseils importants

Conseil 1 : Commencez simple

• Commencez avec 2-3 profils (petit, moyen, grand)
• Ne compliquez pas trop au début
• Ajoutez plus de détails plus tard quand vous comprenez le système

Conseil 2 : Testez d'abord avec un type de produit

• Testez par exemple uniquement avec les roses
• Regardez si la répartition est correcte
• Ça marche ? Ajoutez alors d'autres produits

Conseil 3 : Utilisez des nombres ronds

• Clé de répartition 1, 2, 3 sont plus faciles que 1,37 ou 2,84
• Gardez-le simple et clair

Conseil 4 : Vérifiez régulièrement

• Regardez après chaque répartition automatique si c'est correct
• Les clients ont grandi ? Ajustez leur profil
• Les clients ont diminué ? Ajustez leur profil

Conseil 5 : Discutez avec vos clients

• Dites aux clients que vous allez répartir automatiquement
• Demandez s'ils sont satisfaits de leur part
• Ajustez les clés de répartition si nécessaire

Conseil 6 : Réservez du stock pour la répartition manuelle

• Il reste toujours quelque chose qui n'est pas parfaitement divisible
• C'est normal et ce n'est pas un problème
• Utilisez ceci pour des clients spéciaux ou des urgences

Conseil 7 : Documentez vos choix

• Notez pourquoi vous avez choisi quelle clé de répartition
• Par exemple : "Les grands clients reçoivent 3 car ils ont 3× le chiffre d'affaires"
• Ainsi vous pouvez l'expliquer plus tard si quelqu'un le demande

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Erreurs courantes

Erreur 1 : Profils trop compliqués

• Vous créez 20 profils différents avec des nombres à virgule
• **Conséquence 😗* Confus et difficile à gérer
• **Solution 😗* Commencez avec 3 profils simples (petit, moyen, grand)

Erreur 2 : Oublié de relier

• Vous créez des profils mais ne les reliez pas aux clients
• **Conséquence 😗* La répartition automatique ne fonctionne pas
• **Solution 😗* Allez par client relier le profil

Erreur 3 : Mauvaise clé de répartition

• Vous donnez accidentellement à une petite boutique la clé de répartition 10
• **Conséquence 😗* Cette boutique reçoit beaucoup trop
• **Solution 😗* Vérifiez toujours les clés de répartition après la configuration

Erreur 4 : Pas testé

• Vous configurez tout et l'utilisez directement pour le vrai stock
• **Conséquence 😗* S'il y a une erreur, c'est trop tard
• **Solution 😗* Testez d'abord avec un petit lot

Erreur 5 : Tous les clients le même profil

• Vous donnez à tous la clé de répartition 1
• **Conséquence 😗* Tout le monde reçoit autant, alors que les grands clients ont besoin de plus
• **Solution 😗* Créez différents profils pour différents clients

Erreur 6 : Profils non mis à jour

• Vous configurez une fois et ne l'ajustez jamais
• **Conséquence 😗* Les clients grandissent ou diminuent, mais leur profil reste le même
• **Solution 😗* Évaluez chaque trimestre si les profils sont encore corrects

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Résumé

Les profils de répartition dans Easyflor permettent une répartition automatique de votre stock entre les clients basée sur des règles préétablies. Le système fonctionne avec des clés de répartition, où un nombre indique combien un client reçoit par rapport aux autres : clé de répartition 1 est la quantité de base, clé de répartition 2 est deux fois plus, clé de répartition 3 est trois fois plus, etc.

Pour utiliser ce système, vous créez d'abord différents profils pour différents types de clients via Admin, Système, Configuration, Général et Profils de répartition. Après création, vous cliquez sur le profil, allez dans Filtres et définissez par type d'article, article ou groupe d'articles les clés de répartition.

Ensuite vous devez relier les profils aux clients via Organisation, Général, Débiteurs, sélectionner un client, aller dans Général et Profils de répartition, et relier le bon profil. Cela se répète pour chaque client.

L'utilisation des profils de répartition se fait via Répartition, Général et Répartir par profil où vous sélectionnez le stock à répartir et cliquez sur le bouton de répartition. Easyflor calcule alors automatiquement qui reçoit combien basé sur les profils et clés de répartition configurés. Commencez simple avec 2-3 profils, testez d'abord avec un petit lot et évaluez régulièrement si les clés de répartition correspondent encore à la réalité de vos clients.