Flora verrekenen instellen en gebruiken

Inleiding: Wat is Flora verrekenen?

Flora verrekenen is een manier om betalingen van klanten automatisch te laten afhandelen via FloraHolland. In plaats van dat de klant rechtstreeks aan jou betaalt, wordt het bedrag via hun FloraHolland veilingfactuur verrekend. FloraHolland trekt het geld af van hun rekening en betaalt jou. Het is als een automatische incasso via de veiling.

Waarom Flora verrekenen gebruiken?

Je wilt Flora verrekenen gebruiken omdat:

• Je zeker weet dat je betaald wordt (via FloraHolland)
• Het risico op wanbetaling kleiner is
• Klanten het gemakkelijk vinden (één factuur bij FloraHolland)
• Je geen losse betalingen hoeft na te jagen
• FloraHolland zorgt voor de incasso
• Het administratief overzichtelijk is
• Veel klanten toch al via FloraHolland inkopen

Hoe werkt het?

1. Je verkoopt producten aan een klant
2. Je maakt een factuur in de speciale "Flora Verrekenen" administratie
3. Je stuurt de verrekening door naar FloraHolland
4. FloraHolland zet het bedrag op hun veilingfactuur van de klant
5. FloraHolland betaalt jou

Wat heb je nodig vooraf?

Van de klant:

• Het FloraHolland nummer van de klant
• Toestemming om via Flora te verrekenen

In Easyflor:

• Een speciale betaalmethode "Flora Verrekenen"
• Een aparte administratie voor Flora verrekeningen
• Correcte configuratie instellingen

We gaan dit stap voor stap instellen.

---

Deel 1: Eenmalige instellingen (Setup)

Dit hoef je maar één keer te doen. Daarna werkt het systeem automatisch.

---

Stap 1: Betaalmethode toevoegen

Eerst maken we een speciale betaalmethode aan voor Flora verrekeningen.

Naar betaalmethoden menu

1. Ga naar "Admin"
2. Klik op "(Organisatie) Betaalmethoden"
3. Je ziet nu een lijst met huidige betaalmethodes (bijv. SEPA, Contant, etc.)

Nieuwe betaalmethode aanmaken

1. Klik bovenaan op "+ Nieuw"
2. Vul de gegevens in:

Naam:

• Type: "Flora Verrekenen"
• Dit is de naam die je later selecteert

Type/Soort:

• Selecteer het juiste type (waarschijnlijk "Overig" of "Verrekening")
• Check je systeem voor de juiste optie

Actief:

• Zet aan (vinkje)
• Anders kun je de methode niet gebruiken

Opslaan

1. Klik op "Opslaan"
2. De betaalmethode "Flora Verrekenen" bestaat nu

---

Stap 2: Administratie toevoegen voor Flora Verrekenen

Nu maken we een aparte administratie speciaal voor Flora verrekeningen. Dit houdt alles gescheiden en overzichtelijk.

Naar administraties menu

1. Ga naar "Organisatie"
2. Klik op "Administratie"
3. Je ziet een lijst met je huidige administraties

Nieuwe administratie aanmaken

1. Klik bovenaan op "Nieuw"
2. Vul de verplichte velden in:

Naam:

• Type: "Flora Verrekenen"
• Of een andere herkenbare naam zoals "FloraHolland Verrekening"

Code/Afkorting:

• Bijvoorbeeld: "FLORA" of "FH"
• Dit is voor intern gebruik

Andere instellingen:

• Vul eventuele andere verplichte velden in
• Zoals BTW nummer, adres, etc. (indien gevraagd)

---

Factuurnummer reeks aanmaken

Elke administratie heeft een eigen nummering voor facturen nodig.

1. Zoek het veld "Factuurnummer reeks" of "Factuurnummering"
2. Klik op "Nieuw" of het "+" icoontje

Instellingen factuurnummer reeks:

Prefix/Voorvoegsel:

• Bijvoorbeeld: "FL" (voor Flora)
• Dit komt voor elk factuurnummer (FL0001, FL0002, etc.)

Startnummer:

• Bijvoorbeeld: 1 of 1000
• Het eerste factuurnummer

Voorbeeld resultaat:

• Factuurnummers worden: FL0001, FL0002, FL0003, etc.

Opslaan

1. Klik op "Opslaan" voor de factuurnummer reeks
2. Klik op "Opslaan" voor de administratie
3. De administratie "Flora Verrekenen" is nu aangemaakt

---

Stap 3: Standaard configuratie instellen

Nu stellen we in dat deze administratie standaard gebruikt wordt voor Flora verrekeningen.

Naar configuratie menu

1. Ga naar "Admin"
2. Klik op "(Systeem) Configuratie"
3. Klik op "(Algemeen) Factuur"
4. Zoek de sectie "Flora configuratie" of "FloraHolland instellingen"

LET OP: Controleer of het ingevulde emailadres correct is. Deze is sinds 01-06-2026 gewijzigd naar handelregeling@royalfloraholland.com.

Administratie selecteren

1. Zoek het veld "Administratie" of "Standaard administratie Flora"
2. Selecteer de administratie die je net hebt aangemaakt: "Flora Verrekenen"
3. Dit zorgt ervoor dat Flora verrekeningen altijd in deze administratie terechtkomen

Opslaan

1. Klik op "Opslaan" of "Toepassen"
2. De standaard configuratie is nu ingesteld

---

Stap 4: Debiteur instellen voor Flora verrekenen

Nu gaan we per klant instellen dat ze via Flora worden verrekend.

Naar debiteuren menu

1. Ga naar "Organisatie"
2. Klik op "(Algemeen) Debiteuren"
3. Zoek de debiteur (klant) die via Flora moet verrekenen
4. Klik op de debiteur om deze te openen

Administratie instellen

1. Zoek het veld "Administratie"
2. Selecteer "Flora Verrekenen" (de administratie die je hebt aangemaakt)
3. Dit zorgt ervoor dat facturen voor deze klant in de Flora administratie komen

FloraHolland nummer invullen

1. Zoek het veld "FloraHolland nummer" of "Flora nummer"
2. Vul het FloraHolland nummer van de klant in
3. Dit nummer krijg je van de klant zelf
4. Voorbeeld: 123456

Let op: Zonder dit nummer kan er niet worden verrekend!

Opslaan

1. Klik op "Opslaan"
2. Deze klant is nu ingesteld voor Flora verrekenen

Herhaal dit voor elke klant die via Flora moet verrekenen.

---

Stap 5: Standaard betaalmethode instellen bij debiteur

Als laatste zetten we de betaalmethode standaard voor deze klant.

Naar configuratie van debiteur

1. Bij de debiteur, ga naar "(Algemeen) Configuratie"
2. Of zoek het tabblad "Facturatie" of "Betalingen"
3. Klik op "(Algemeen) Factuur"

Betaalmethode instellen

1. Zoek het veld "Betaalmethode" of "Standaard betaalmethode"
2. Selecteer "Flora Verrekenen"
3. Dit zorgt ervoor dat nieuwe facturen automatisch deze betaalmethode krijgen

Opslaan

1. Klik op "Opslaan"

Klaar met setup! De instellingen zijn nu compleet.

---

Deel 2: Flora verrekening uitvoeren (Periodiek gebruik)

Nu de instellingen klaar zijn, kun je Flora verrekeningen gaan uitvoeren. Dit doe je bijvoorbeeld maandelijks of wekelijks.

Voorwaarde: Er moeten eerst facturen zijn gemaakt in de "Flora Verrekenen" administratie.

---

Stap 1: Facturen maken

Normale facturatie proces

1. Verkoop producten aan klanten die via Flora verrekenen
2. Maak facturen zoals normaal
3. Deze komen automatisch in de "Flora Verrekenen" administratie (als je stap 4 goed hebt gedaan)
4. De facturen zijn nog niet betaald

---

Stap 2: Naar Flora verrekenen menu

Verrekening starten

1. Ga naar de tegel "Facturen"
2. Klik op "(Betalingen) Per debiteur"
3. Klik op "Flora"
4. Je komt nu in het Flora verrekenen scherm

---

Stap 3: Administratie selecteren en uitvoeren

Instellingen

1. Zoek het veld "Administratie"
2. Selecteer "Flora Verrekenen"
3. Je ziet nu alle openstaande facturen in deze administratie

Periode/filters (optioneel):

• Je kunt eventueel filters instellen voor datum
• Of specifieke debiteuren selecteren
• Meestal laat je dit leeg voor alle openstaande facturen

Uitvoeren

1. Controleer of de juiste facturen worden getoond
2. Klik op "Toepassen"
3. Het systeem stuurt nu automatisch de verrekening naar FloraHolland

Wat gebeurt er?

• Er wordt automatisch een email gestuurd naar FloraHolland
• Met alle factuurgegevens en FloraHolland nummers
• FloraHolland verwerkt dit op het eerstvolgende veilingfactuur van je klanten
• De klanten zien het bedrag op hun FloraHolland factuur
• FloraHolland betaalt jou

---

Stap 4: Controle (BELANGRIJK!)

Eerste keren goed controleren

⚠️ LET OP: Het is sterk aangeraden om de eerste paar keer goed te controleren of alles correct gaat!

Wat controleren?

1. Check of de email naar FloraHolland is verstuurd (vraag eventueel bevestiging)
2. Vraag aan een testklant of het bedrag op hun veilingfactuur staat
3. Check of je na een paar dagen betaling ontvangt van FloraHolland
4. Controleer de bedragen (kloppen ze?)

Als het niet goed gaat:

• Neem contact op met Easyflor support
• Via je normale support kanalen (email, telefoon, ticket)
• Zij kunnen helpen met troubleshooting

Na een paar succesvolle keren:

• Kun je het proces vertrouwen
• En gewoon periodiek uitvoeren zonder extra controle

---

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1: Nieuwe klant via Flora

• Situatie: Bloemist "De Tulp" wil via Flora betalen
• Actie:
  1. Vraag FloraHolland nummer (bijv. 123456)
  2. Organisatie → Debiteuren → "De Tulp"
  3. Administratie: "Flora Verrekenen"
  4. FloraHolland nummer: 123456
  5. Configuratie → Betaalmethode: "Flora Verrekenen"
  6. Opslaan
• Resultaat: Alle facturen voor "De Tulp" worden via Flora verrekend

Voorbeeld 2: Maandelijkse verrekening

• Situatie: Eind van de maand, 10 Flora klanten hebben openstaande facturen
• Actie:
  1. Facturen → Per debiteur → Flora
  2. Administratie: "Flora Verrekenen"
  3. Check lijst met facturen (10 klanten, totaal €15.000)
  4. Toepassen
  5. Email gaat naar FloraHolland
• Resultaat: FloraHolland verrekent alle 10 klanten, jij ontvangt €15.000

Voorbeeld 3: FloraHolland nummer vergeten in te vullen

• Probleem: Verrekening lukt niet voor een klant
• Check: Ga naar debiteur, is FloraHolland nummer ingevuld?
• Oplossing:
  1. Vul het juiste FloraHolland nummer in
  2. Opslaan
  3. Probeer verrekening opnieuw
• Resultaat: Nu werkt het wel

Voorbeeld 4: Klant staat niet in juiste administratie

• Probleem: Klant verschijnt niet in Flora verrekening lijst
• Check: Staat administratie op "Flora Verrekenen" bij debiteur?
• Oplossing:
  1. Ga naar debiteur
  2. Wijzig administratie naar "Flora Verrekenen"
  3. Vanaf nu komen facturen in juiste administratie
  4. Oude facturen eventueel handmatig verplaatsen of crediteren + opnieuw maken
• Resultaat: Klant verschijnt nu wel in lijst

---

Belangrijke tips

Tip 1: Aparte administratie is essentieel

• Houd Flora verrekeningen altijd gescheiden
• Zo zie je in één oogopslag wat via Flora gaat
• En wat via andere betaalmethodes gaat
• Maakt je boekhouding overzichtelijk

Tip 2: FloraHolland nummer is verplicht

• Zonder dit nummer kan er niet worden verrekend
• Vraag het altijd op bij nieuwe Flora klanten
• Controleer of het nummer correct is
• Eén verkeerd cijfer en het lukt niet

Tip 3: Test eerst met één klant

• Begin met één testklant
• Volg het hele proces
• Check of betaling aankomt
• Pas daarna uitrollen naar meer klanten

Tip 4: Communiceer met klanten

• Laat klanten weten dat je via Flora verrekent
• Zo weten ze wat ze op hun veilingfactuur kunnen verwachten
• Voorkomt verwarring

Tip 5: Regelmatige verrekening

• Verreken bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks
• Niet te lang wachten
• Zo blijft je cashflow gezond

Tip 6: Bewaar bevestigingen

• Screenshot of bewaar de bevestiging na "Toepassen"
• Handig bij eventuele discussies
• Of voor je eigen administratie

Veelvoorkomende vragen

Vraag: Hoelang duurt het voordat ik betaald word?

• Hangt af van FloraHolland betalingsritme
• Meestal binnen 1-2 weken
• Check met FloraHolland voor exacte termijnen

Vraag: Kan ik sommige klanten via Flora laten betalen en anderen niet?

• Ja, absoluut
• Stel alleen de Flora klanten in zoals beschreven
• Andere klanten krijgen hun normale betaalmethode

Vraag: Wat als een klant geen FloraHolland nummer heeft?

• Dan kan hij niet via Flora verrekenen
• Gebruik een andere betaalmethode (SEPA, factuur, etc.)
• Alleen klanten die actief bij FloraHolland kopen hebben een nummer

Vraag: Zijn er kosten verbonden aan Flora verrekenen?

• Mogelijk rekent FloraHolland administratiekosten
• Check je contract met FloraHolland
• Meestal zijn de kosten laag en de voordelen groot

Vraag: Wat als FloraHolland de verrekening weigert?

• Controleer FloraHolland nummer
• Check of klant actief is bij FloraHolland
• Neem contact op met FloraHolland en Easyflor support

Vraag: Kan ik de verrekening ongedaan maken?

• Eenmaal verstuurd kun je het niet terughalen
• Neem contact op met FloraHolland als het per ongeluk is
• Controleer daarom altijd goed voor je op "Toepassen" klikt

Wat te doen bij problemen?

Probleem: Klant verschijnt niet in verrekening lijst

• Check of administratie "Flora Verrekenen" is ingesteld bij debiteur
• Check of er openstaande facturen zijn
• Check of facturen in de juiste administratie staan

Probleem: FloraHolland stuurt foutmelding

• Controleer FloraHolland nummer (correct ingevuld?)
• Check of klant actief is bij FloraHolland
• Neem contact op met FloraHolland voor hun systeem status

Probleem: Betaling komt niet aan

• Wacht eerst de normale betaaltermijn af (1-2 weken)
• Controleer of verrekening is verstuurd (email bevestiging)
• Neem contact op met FloraHolland om status te checken
• Mogelijk is er een administratief probleem bij FloraHolland

Probleem: Verkeerd bedrag verrekend

• Check facturen in Easyflor (kloppen ze?)
• Neem contact op met FloraHolland
• Mogelijk moet er een correctie worden gedaan

Probleem: Configuratie werkt niet

• Heb je alle stappen gevolgd?
• Check elke stap opnieuw
• Neem contact op met Easyflor support
• Zij kunnen je configuratie controleren

Samenvatting

Flora verrekenen instellen en gebruiken doe je in twee delen:

Deel 1 - Eenmalige setup (één keer doen):

1. Betaalmethode: Admin → Betaalmethoden → Nieuw → Naam "Flora Verrekenen" → Opslaan
2. Administratie: Organisatie → Administratie → Nieuw → Naam "Flora Verrekenen" → Maak factuurnummer reeks aan (bijv. prefix "FL") → Opslaan
3. Configuratie: Admin → Configuratie → Factuur → Flora configuratie → Selecteer administratie "Flora Verrekenen" → Opslaan
4. Per debiteur instellen:
   • Organisatie → Debiteuren → Selecteer klant
   • Administratie: "Flora Verrekenen"
   • FloraHolland nummer: [nummer van klant invullen]
   • Configuratie → Factuur → Betaalmethode: "Flora Verrekenen"
   • Opslaan
   • Herhaal voor elke Flora klant

Deel 2 - Periodiek gebruik (wekelijks/maandelijks):

1. Maak facturen zoals normaal (komen automatisch in "Flora Verrekenen" administratie)
2. Facturen → Per debiteur → Flora
3. Administratie: "Flora Verrekenen" → Toepassen
4. Email wordt automatisch naar FloraHolland gestuurd
5. FloraHolland verrekent op veilingfacturen van klanten en betaalt jou

Waarom belangrijk:

• Zekerheid van betaling via FloraHolland
• Minder risico op wanbetaling
• Gemakkelijk voor klanten
• Overzichtelijke administratie

Let op: Controleer de eerste paar keer goed of alles correct gaat en neem bij problemen contact op met support!