Hoe maak je een gebruiker en werknemer aan in Easyflor?

Wat zijn een gebruiker en een werknemer?

In Easyflor moet je voor iedere persoon die in het systeem gaat werken twee dingen aanmaken: eerst een gebruiker (het account waarmee iemand inlogt) en dan een werknemer (de persoon die taken uitvoert in het systeem). Deze twee horen bij elkaar en moeten altijd samen worden aangemaakt.

Waarom maak je een gebruiker en werknemer aan?

• Inloggen mogelijk maken: Zonder gebruiker kan iemand niet inloggen in Easyflor
• Taken uitvoeren: De werknemer kan inkopen en verkopen in het systeem
• Rechten toewijzen: Je bepaalt wat iemand wel en niet mag doen
• Wie doet wat: Je kunt later terugzien welke persoon welke actie heeft uitgevoerd
• Overzicht: Je weet altijd wie er in het systeem werkt
• Beveiliging: Iedereen heeft eigen inloggegevens

Wanneer maak je een gebruiker en werknemer aan?

Voorbeelden:

• Er komt een nieuw personeelslid dat in Easyflor moet werken
• Een stagiair heeft tijdelijk toegang tot het systeem nodig
• Een externe medewerker moet kunnen inloggen
• Je bedrijf groeit en er komen nieuwe mensen bij het team
• Iemand heeft een nieuw account nodig omdat het oude niet meer werkt

---

Belangrijk: De volgorde!

Stap 1: Eerst maak je een GEBRUIKER aan ↓ Stap 2: Dan maak je een WERKNEMER aan en koppel je deze aan de gebruiker

Je kunt het niet andersom doen! De gebruiker moet eerst bestaan voordat je een werknemer kunt aanmaken.

---

Deel 1: Een gebruiker aanmaken

Wat is een gebruiker?

Een gebruiker is het inlogaccount. Hierin staan de gebruikersnaam, het wachtwoord en het e-mailadres waarmee iemand in Easyflor inlogt.

Stap 1: Ga naar gebruikers

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Gebruikers"
3. Klik op "+Nieuw"

Stap 2: Vul de basisgegevens in

1. Gebruikersnaam:

• Kies een duidelijke en unieke naam
• Gebruik bijvoorbeeld de voornaam of voor- en achternaam
• Voorbeelden: "jan.jansen", "marie", "piet.bakker"

2. E-mailadres:

• Vul het e-mailadres in van de persoon
• Dit wordt gebruikt voor wachtwoordresets en meldingen

3. Wachtwoord:

• Kies een veilig wachtwoord
• Gebruik een combinatie van letters, cijfers en eventueel speciale tekens

4. Herhaal wachtwoord:

• Typ het wachtwoord nogmaals — moet exact hetzelfde zijn!

5. Taal:

• Selecteer de taal waarin deze persoon Easyflor wil gebruiken

6. Kleurenschema:

• Kies hier "Default"

Stap 3: Laat de rest leeg!

Belangrijk: Laat alle overige velden leeg voor de beste prestaties van het account.

Stap 4: Sla de gebruiker op

• Klik op "Opslaan"
• De gebruiker is nu aangemaakt! Ga nu direct door naar Deel 2 om de werknemer aan te maken.

---

Deel 2: Een werknemer aanmaken

Wat is een werknemer?

Een werknemer is de persoon die taken uitvoert in Easyflor. De werknemer wordt gekoppeld aan een gebruiker en kan inkopen, verkopen en andere taken doen.

Stap 1: Ga naar werknemers

1. Klik op "Organisatie"
2. Klik op "Werknemers"
3. Klik op "+Nieuw"

Stap 2: Vul de werknemergegevens in

1. Werknemersnaam:

• Gebruik exact dezelfde naam als de gebruikersnaam die je net hebt aangemaakt

2. Code:

• Een verkorte naam of code voor de werknemer (bijv. initialen "JJ")

3. Rollen:

• Selecteer "Inkoper" en "Verkoper"
• Inkoper: De persoon mag inkopen (producten bestellen)
• Verkoper: De persoon mag verkopen (aan klanten verkopen)

4. Gebruiker:

• Selecteer de gebruiker die je in Deel 1 hebt aangemaakt
• Belangrijk: Hiermee koppel je de werknemer aan het inlogaccount!

5. Land: Kies het land waar de werknemer zich bevindt

6. Valuta: Kies de valuta waarmee de werknemer werkt (bijv. EUR)

7. Taal: Kies dezelfde taal als bij de gebruiker

Stap 3: Sla de werknemer op

• Klik op "Opslaan"
• De werknemer is nu aangemaakt en gekoppeld aan de gebruiker!

---

Deel 3: Wachtwoord van een gebruiker resetten

Wanneer doe je dit?

Als een medewerker zijn wachtwoord is vergeten of als je het wachtwoord om veiligheidsredenen wilt wijzigen.

Hoe reset je een wachtwoord?

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Gebruikers"
3. Zoek en selecteer de gebruiker waarvan je het wachtwoord wilt wijzigen
4. Klik op de optie "Wachtwoord wijzigen"
5. Vul een nieuw wachtwoord in bij "Wachtwoord"
6. Vul hetzelfde wachtwoord in bij "Herhaal wachtwoord"
7. Klik op "Opslaan"

Tip: Geef het nieuwe wachtwoord door aan de medewerker en vraag hem of haar om het bij de eerste login zelf te wijzigen.

---

Deel 4: Gebruiker blokkeren of deblokkeren

Wanneer doe je dit?

• Een medewerker gaat (tijdelijk) weg en mag niet meer inloggen
• Je wilt tijdelijk een account uitschakelen om veiligheidsredenen
• Een medewerker komt terug en heeft weer toegang nodig

Hoe blokkeer of deblokkeer je een gebruiker?

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Gebruikers"
3. Zoek en selecteer de gebruiker die je wilt blokkeren of deblokkeren
4. Bovenin het scherm zie je een knop om de gebruiker aan of uit te zetten
   • Uitzetten: De gebruiker kan niet meer inloggen
   • Aanzetten: De gebruiker kan weer inloggen
5. Klik op "Opslaan"

Let op: Uitzetten verwijdert het account niet. Alle gegevens blijven bewaard en je kunt het account later weer aanzetten.

---

Deel 5: Veelvoorkomende problemen

Probleem: Wachtwoord wijzigen "hangt" of wordt niet opgeslagen

• Ververs de pagina (F5 of Ctrl+R) en probeer opnieuw
• Probeer een andere browser (bijvoorbeeld Chrome in plaats van Edge)
• Controleer of je het wachtwoord in beide velden exact hetzelfde hebt ingevuld

Probleem: Medewerker kan niet inloggen ondanks nieuw account

• Controleer of er ook een werknemer is aangemaakt! Dit is de meest gemaakte fout. Een gebruiker zonder gekoppelde werknemer kan wel inloggen, maar kan niets doen in het systeem.
• Ga naar Organisatie → Werknemers en controleer of er een werknemer bestaat die aan de gebruiker gekoppeld is (zie Deel 2)

Probleem: Medewerker kan inloggen maar ziet geen tegels of kan niets doen

• Controleer of de werknemer de juiste rollen heeft (Inkoper/Verkoper)
• Controleer of de werknemer aan de juiste gebruiker gekoppeld is

---

Deel 6: Standaard printer instellen per gebruiker

Wanneer doe je dit?

Elke gebruiker in Easyflor kan een eigen standaard printer krijgen. Zo print de ene medewerker automatisch naar de printer bij het magazijn, en een andere naar de printer bij de binnenmeldpost.

Hoe stel je de standaard printer in?

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Gebruikers"
3. Selecteer de gebruiker waarvoor je de standaard printer wilt instellen
4. Ga naar "Standaard printers"
5. Selecteer de gewenste printer(s) voor deze gebruiker
6. Klik op "Opslaan"

Tip: Als een medewerker meldt dat er niet wordt geprint, controleer dan als eerste of de standaard printer correct is ingesteld bij deze gebruiker.

Meer informatie over het installeren en configureren van printers: Printer configuratie

---

Compleet voorbeeld: Jan Jansen toevoegen

Situatie:

Je hebt een nieuw personeelslid: Jan Jansen. Hij moet kunnen inloggen en inkopen en verkopen.

Stap 1: Gebruiker aanmaken

1. Admin → Gebruikers → +Nieuw
2. Gebruikersnaam: "jan.jansen"
3. E-mailadres: "jan.jansen@bloembedrijf.nl"
4. Wachtwoord: "Bloem2024!"
5. Herhaal wachtwoord: "Bloem2024!"
6. Taal: "Nederlands"
7. Kleurenschema: "Default"
8. Laat rest leeg
9. Opslaan

Stap 2: Werknemer aanmaken

1. Organisatie → Werknemers → +Nieuw
2. Werknemersnaam: "jan.jansen" (exact dezelfde naam!)
3. Code: "JJ"
4. Rollen: Vink "Inkoper" en "Verkoper" aan
5. Gebruiker: Selecteer "jan.jansen" uit de lijst
6. Land: "Nederland"
7. Valuta: "EUR"
8. Taal: "Nederlands"
9. Opslaan

---

Samenvatting

Om een nieuwe persoon toegang te geven tot Easyflor, maak je twee dingen aan: eerst een gebruiker en dan een werknemer die aan die gebruiker gekoppeld wordt.

Om een gebruiker aan te maken ga je naar Admin en dan Gebruikers waar je op "+Nieuw" klikt. Je vult de gebruikersnaam, e-mailadres, wachtwoord (2x), taal en kleurenschema ("Default") in en laat alle andere velden leeg.

Meteen daarna maak je een werknemer aan via Organisatie → Werknemers → +Nieuw. Gebruik exact dezelfde naam als de gebruikersnaam, voeg een code toe (bijv. initialen), vink de rollen "Inkoper" en "Verkoper" aan, selecteer de gebruiker die je net hebt aangemaakt, en kies land, valuta en taal.

Het is belangrijk dat je altijd eerst de gebruiker aanmaakt en pas daarna de werknemer. Gebruik voor beide dezelfde naam zodat het duidelijk is dat ze bij elkaar horen.

Om een wachtwoord te resetten ga je naar Admin → Gebruikers → selecteer de gebruiker → klik op "Wachtwoord wijzigen" → vul het nieuwe wachtwoord in (2x) → Opslaan.

Om een gebruiker te blokkeren of deblokkeren ga je naar Admin → Gebruikers → selecteer de gebruiker → gebruik de knop bovenin het scherm om de gebruiker aan of uit te zetten → Opslaan. Uitzetten verwijdert het account niet; alle gegevens blijven bewaard.

Om een standaard printer per gebruiker in te stellen ga je naar Admin → Gebruikers → selecteer de gebruiker → Standaard printers → selecteer de printer → Opslaan.