Hoe stel je wisselkoersen in voor automatische valuta-omrekening in Easyflor?

Wat zijn wisselkoersen in Easyflor?

Wisselkoersen zorgen ervoor dat Easyflor automatisch bedragen omrekent van jouw standaard valuta (bijvoorbeeld Euro) naar de valuta van je klant (bijvoorbeeld Britse Pond of Zwitserse Frank). De factuur wordt dan automatisch in de juiste valuta getoond aan de klant.

Waarom gebruik je wisselkoersen?

• Internationale klanten: Je verkoopt aan klanten in het buitenland die in hun eigen valuta willen betalen
• Automatische omrekening: Je hoeft niet handmatig om te rekenen, Easyflor doet het voor je
• Professioneel: Klanten zien facturen in hun eigen valuta
• Voorkomt fouten: Geen rekenmachine meer nodig, dus geen tikfouten
• Tijdbesparing: Je stelt het één keer in en het werkt automatisch
• Duidelijkheid: Klanten weten precies hoeveel ze in hun eigen geld moeten betalen
• Meer omzet: Buitenlandse klanten bestellen makkelijker als ze prijzen in hun eigen valuta zien

Wanneer gebruik je wisselkoersen?

Voorbeelden:

• Je verkoopt bloemen aan bloemisten in Engeland (Euro → Pond)
• Je hebt klanten in Zwitserland (Euro → Zwitserse Frank)
• Je exporteert naar Denemarken (Euro → Deense Kroon)
• Je werkt met internationale klanten die liever in hun eigen valuta betalen
• Je wilt facturen versturen in de valuta van de klant

---

Hoe werkt het systeem?

De basis:

1. Jij stelt een standaard valuta in (bijvoorbeeld: Euro)
2. Jij stelt wisselkoersen in (bijvoorbeeld: 1 Euro = 0,85 Pond)
3. Per klant kies je een valuta (bijvoorbeeld: Klant in Engeland krijgt Pond)
4. Easyflor rekent automatisch om (€100 wordt £85 op de factuur)

Visueel voorbeeld:

JOUW SYSTEEM: Werkt in Euro
    ↓
WISSELKOERS INGESTELD: 1 EUR = 0,85 GBP
    ↓
KLANT IN ENGELAND: Gebruikt Britse Pond
    ↓
PRODUCT KOST: €100
    ↓
FACTUUR VOOR KLANT: £85 (automatisch omgerekend)

---

Deel 1: Standaard valuta instellen

Wat is de standaard valuta?

Dit is de valuta waarin jij normaal werkt en waarin je prijzen in Easyflor staan. Meestal is dit Euro als je in Nederland werkt.

Stap 1: Ga naar configuratie

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Systeem"
3. Klik op "Configuratie"
4. Klik op "Localisatie"

Stap 2: Stel de standaard valuta in

1. Zoek het veld "Standaard valuta"
2. Kies je standaard valuta
   • Voorbeeld: EUR (Euro)
   • Dit is de valuta waarin je prijzen in Easyflor staan
3. Klik op "Opslaan"

Wat betekent dit?

• Alle prijzen in Easyflor zijn in deze valuta
• Wisselkoersen worden vanaf deze valuta berekend
• Als je in Nederland werkt, kies je waarschijnlijk EUR

---

Deel 2: Wisselkoersen instellen

Wat zijn wisselkoersen?

Dit zijn de verhoudingen tussen valuta's. Bijvoorbeeld: 1 Euro = 0,85 Britse Pond. Je vult in hoeveel van de andere valuta je krijgt voor 1 eenheid van je standaard valuta.

Stap 1: Ga naar valuta

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Localisatie"
3. Klik op "Valuta"

Stap 2: Kies een valuta

• Je ziet een lijst met verschillende valuta's (EUR, GBP, USD, CHF, etc.)
• Klik op de valuta waarvoor je een wisselkoers wilt instellen
• Voorbeeld: Klik op "GBP" (Britse Pond) als je klanten in Engeland hebt

Stap 3: Ga naar wisselkoersen

1. Klik op "Wisselkoersen"
2. Hier kun je de wisselkoers invullen

Stap 4: Vul de gegevens in

Datum:

• Vanaf welke datum geldt deze wisselkoers?
• Meestal vul je de datum van vandaag in

Wisselkoers:

• Hoeveel van deze valuta krijg je voor 1 eenheid van je standaard valuta?
• Voorbeeld: Als 1 Euro = 0,85 Pond is, vul je 0,85 in
• Voorbeeld: Als 1 Euro = 1,10 Zwitserse Frank is, vul je 1,10 in

Waar vind je de actuele wisselkoers?

• Zoek online naar "EUR naar GBP wisselkoers"
• Check op websites zoals xe.com of Google Finance
• Gebruik de koers van vandaag

Stap 5: Sla op

• Klik op "Opslaan"
• De wisselkoers is nu actief!

Herhaal voor alle valuta's

• Doe dit voor elke valuta die je gebruikt
• Voorbeelden:
  • GBP (Britse Pond) voor klanten in Engeland
  • CHF (Zwitserse Frank) voor klanten in Zwitserland
  • DKK (Deense Kroon) voor klanten in Denemarken
  • SEK (Zweedse Kroon) voor klanten in Zweden

---

Deel 3: Valuta instellen per klant

Waarom per klant?

Nu moet je per klant aangeven welke valuta hij gebruikt. Zo weet Easyflor naar welke valuta er moet worden omgerekend.

Stap 1: Ga naar debiteuren

1. Klik op "Organisatie"
2. Klik op "Algemeen"
3. Klik op "Debiteuren"

Stap 2: Selecteer een klant

• Klik op de klant (debiteur) waarvoor je een valuta wilt instellen
• Of maak een nieuwe klant aan met "+Nieuw"

Stap 3: Wijzig de klantgegevens

1. Klik op "Wijzig"
2. Zoek het veld "Valuta"

Stap 4: Kies de valuta van de klant

• Selecteer de valuta die deze klant gebruikt
• Voorbeelden:
  • Klant in Engeland → Kies GBP (Britse Pond)
  • Klant in Zwitserland → Kies CHF (Zwitserse Frank)
  • Klant in Denemarken → Kies DKK (Deense Kroon)

Stap 5: Sla op

• Klik op "Opslaan"
• De klant is nu ingesteld om facturen in zijn eigen valuta te ontvangen!

Herhaal voor alle internationale klanten

• Doe dit voor elke klant die in een andere valuta werkt
• Nederlandse klanten blijven gewoon EUR gebruiken

---

Wat gebeurt er nu automatisch?

Bij het maken van een factuur:

1. Je maakt een factuur voor een klant in Engeland
    ↓
2. De klant heeft GBP (Pond) als valuta ingesteld
    ↓
3. Je product kost €100 in je systeem
    ↓
4. Easyflor ziet: wisselkoers 1 EUR = 0,85 GBP
    ↓
5. Easyflor rekent om: €100 × 0,85 = £85
    ↓
6. De factuur toont: £85 (in plaats van €100)
    ↓
7. De klant ziet een factuur in Britse Ponden!

Voordeel:

• Jij hoeft niets te doen
• Het gaat automatisch
• Klant ziet direct de juiste valuta
• Geen handmatige berekeningen meer nodig

---

Praktijkvoorbeeld: Complete setup

Situatie:

Je bent een Nederlandse bloemengroothandel. Je werkt in Euro's maar hebt klanten in:

• Engeland (Britse Pond)
• Zwitserland (Zwitserse Frank)
• Denemarken (Deense Kroon)

Stap 1: Standaard valuta instellen

1. Admin → Configuratie → Localisatie → Standaard valuta
2. Kies: EUR (Euro)
3. Opslaan

Stap 2: Wisselkoersen instellen

Voor Engeland (GBP):

1. Admin → Localisatie → Valuta → Klik op GBP
2. Klik op "Wisselkoersen"
3. Datum: Vandaag
4. Wisselkoers: 0,85 (voorbeeld: 1 EUR = 0,85 GBP)
5. Opslaan

Voor Zwitserland (CHF):

1. Admin → Localisatie → Valuta → Klik op CHF
2. Klik op "Wisselkoersen"
3. Datum: Vandaag
4. Wisselkoers: 0,95 (voorbeeld: 1 EUR = 0,95 CHF)
5. Opslaan

Voor Denemarken (DKK):

1. Admin → Localisatie → Valuta → Klik op DKK
2. Klik op "Wisselkoersen"
3. Datum: Vandaag
4. Wisselkoers: 7,45 (voorbeeld: 1 EUR = 7,45 DKK)
5. Opslaan

Stap 3: Klanten instellen

Klant 1: Bloemist in Londen

1. Organisatie → Debiteuren → Selecteer klant
2. Wijzig → Valuta: GBP
3. Opslaan

Klant 2: Bloemist in Zürich

1. Organisatie → Debiteuren → Selecteer klant
2. Wijzig → Valuta: CHF
3. Opslaan

Klant 3: Bloemist in Kopenhagen

1. Organisatie → Debiteuren → Selecteer klant
2. Wijzig → Valuta: DKK
3. Opslaan

Resultaat:

Product kost in jouw systeem: €100

Factuur voor Londen: £85
Factuur voor Zürich: CHF 95
Factuur voor Kopenhagen: DKK 745

Alles automatisch omgerekend!

---

Belangrijke tips

Tip 1: Update wisselkoersen regelmatig

• Wisselkoersen veranderen elke dag
• Update ze bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal
• Zo blijven je prijzen eerlijk en actueel

Tip 2: Noteer de datum

• Bij het instellen van een wisselkoers vul je een datum in
• Dit is belangrijk voor de administratie
• Zo weet je later welke koers je wanneer hebt gebruikt

Tip 3: Check wisselkoersen online

• Gebruik betrouwbare bronnen zoals:
  • xe.com
  • Google Finance (zoek: "EUR to GBP")
  • De Nederlandsche Bank (dnb.nl)
• Gebruik de mid-market rate (de gemiddelde koers)

Tip 4: Overleg met je boekhouder

• Vraag je boekhouder welke wisselkoers je moet gebruiken
• Soms wil je boekhouder een vaste koers voor een periode
• Zo blijft de administratie consistent

Tip 5: Test met één klant eerst

• Stel alles in voor één klant
• Maak een testfactuur
• Controleer of de omrekening klopt
• Werkt het? Stel dan de rest in

Tip 6: Communiceer met klanten

• Vertel klanten dat ze facturen in hun eigen valuta krijgen
• Dit is een service die ze waarderen
• Leg uit hoe de wisselkoers werkt

Tip 7: Gebruik ronde getallen voor tests

• Test bijvoorbeeld met €100
• Dan zie je makkelijk of de omrekening klopt
• €100 × 0,85 = £85 (makkelijk te controleren)

---

Veelgemaakte fouten

Fout 1: Verkeerde wisselkoers ingevuld

• Je vult 1,20 in terwijl het 0,85 moet zijn
• Gevolg: Klanten krijgen verkeerde bedragen op de factuur
• Oplossing: Check altijd online wat de actuele koers is

Fout 2: Standaard valuta niet ingesteld

• Je stelt wisselkoersen in zonder standaard valuta
• Gevolg: Het systeem weet niet vanaf welke valuta moet worden omgerekend
• Oplossing: Stel altijd eerst de standaard valuta in

Fout 3: Valuta bij klant niet ingesteld

• Je stelt wisselkoersen in maar vergeet de valuta bij de klant te zetten
• Gevolg: Klant blijft facturen in Euro krijgen
• Oplossing: Ga per klant naar Wijzig en stel de valuta in

Fout 4: Wisselkoers nooit geüpdatet

• Je stelt één keer een wisselkoers in en update hem nooit meer
• Gevolg: Na een tijd kloppen de bedragen niet meer met de werkelijkheid
• Oplossing: Update regelmatig (minimaal elk kwartaal)

Fout 5: Verkeerde valuta gekozen bij klant

• Je geeft een Engelse klant per ongeluk CHF (Zwitserse Frank)
• Gevolg: Klant krijgt factuur in verkeerde valuta
• Oplossing: Controleer altijd of je de juiste valuta hebt gekozen

Fout 6: Niet getest

• Je stelt alles in maar test niet of het werkt
• Gevolg: Je stuurt verkeerde facturen naar klanten
• Oplossing: Maak altijd een testfactuur voordat je echt facturen verstuurt

---

Veelgestelde vragen

Vraag 1: Kan ik meerdere wisselkoersen per valuta hebben?

Antwoord: Ja! Je kunt voor verschillende datums verschillende wisselkoersen instellen. Easyflor gebruikt dan de wisselkoers die geldt op de factuurdatum.

Vraag 2: Wat als de wisselkoers is veranderd tussen bestelling en factuur?

Antwoord: Easyflor gebruikt de wisselkoers die geldt op de datum van de factuur. Update dus je wisselkoersen voordat je facturen verstuurt.

Vraag 3: Kan ik ook in Amerikaanse Dollars (USD) factureren?

Antwoord: Ja! Stel gewoon een wisselkoers in voor USD en kies USD bij de klant. Het werkt hetzelfde als met andere valuta's.

Vraag 4: Moet ik de klant apart vertellen over wisselkoersen?

Antwoord: Het is verstandig om in je algemene voorwaarden te vermelden dat je wisselkoersen gebruikt en hoe vaak je ze update. Zo zijn er geen verrassingen.

Vraag 5: Wat als ik geen internationale klanten heb?

Antwoord: Dan hoef je niets in te stellen! Laat alles op EUR staan en iedereen krijgt facturen in Euro's.

---

Visueel overzicht van het proces

STAP 1: Standaard valuta instellen
    ↓
Admin → Configuratie → Localisatie → Standaard valuta: EUR
    ↓
STAP 2: Wisselkoersen instellen
    ↓
Admin → Localisatie → Valuta → Kies valuta → Wisselkoersen
Vul in: datum en wisselkoers (bijvoorbeeld 1 EUR = 0,85 GBP)
Herhaal voor elke valuta
    ↓
STAP 3: Per klant valuta instellen
    ↓
Organisatie → Debiteuren → Kies klant → Wijzig → Valuta: GBP
Herhaal voor elke internationale klant
    ↓
KLAAR! Facturen worden automatisch omgerekend

---

Samenvatting

Om wisselkoersen in te stellen in Easyflor voor automatische valuta-omrekening begin je met het instellen van een standaard valuta via Admin, Systeem, Configuratie en Localisatie waar je bij "Standaard valuta" meestal EUR (Euro) kiest als je in Nederland werkt. Dit is de valuta waarin al je prijzen in Easyflor staan en vanaf deze valuta worden alle andere valuta's berekend.

Vervolgens stel je de wisselkoersen in door naar Admin, Localisatie en Valuta te gaan. Daar klik je op de valuta waarvoor je een wisselkoers wilt instellen, bijvoorbeeld GBP (Britse Pond) voor klanten in Engeland. Je klikt op "Wisselkoersen" en vult de gegevens in:

• De datum vanaf wanneer deze wisselkoers geldt (meestal vandaag)
• De wisselkoers zelf, waarbij je invult hoeveel van die valuta je krijgt voor 1 eenheid van je standaard valuta (bijvoorbeeld als 1 Euro = 0,85 Pond is, vul je 0,85 in)

Deze wisselkoersen vind je online op websites zoals xe.com of Google Finance waar je kunt zoeken naar "EUR to GBP" om de actuele koers te vinden. Je herhaalt dit proces voor elke valuta die je wilt gebruiken, zoals CHF voor Zwitserland of DKK voor Denemarken.

Als laatste stap stel je per klant in welke valuta hij gebruikt door naar Organisatie, Algemeen en Debiteuren te gaan, een klant te selecteren, op "Wijzig" te klikken en bij het veld "Valuta" de juiste valuta te kiezen voor die klant. Als je voor deze valuta een wisselkoers hebt ingesteld, rekent Easyflor automatisch om van je standaard valuta naar de gekozen valuta van de klant. De factuur toont dan automatisch de omgerekende bedragen in de valuta die bij de debiteur is ingesteld.

Het systeem werkt volledig automatisch: als je een product hebt dat €100 kost en een klant in Engeland heeft GBP ingesteld met een wisselkoers van 0,85, dan toont de factuur automatisch £85. Het is belangrijk om wisselkoersen regelmatig te updaten (minimaal elk kwartaal) omdat ze dagelijks veranderen, en test altijd eerst met één klant en een testfactuur voordat je het voor alle internationale klanten gebruikt.