Jak skonfigurować i używać AI2 w Easyflor?

Czym jest AI2?

AI2 to system windykacyjny specjalnie dla branży kwiatów ozdobnych (kwiaty i rośliny). Pomaga w ściąganiu pieniędzy od klientów, którzy kupili na fakturę. Zamiast samodzielnie ścigać płatności, AI2 robi to za ciebie.

Dlaczego używasz AI2?

• Automatyczna windykacja: Nie musisz sam ścigać płatności
• Oszczędność czasu: AI2 wykonuje pracę za ciebie
• Mniej kłopotów: Koniec z ręcznym wysyłaniem przypomnień
• Specjalnie dla branży kwiatowej: System zna zasady twojego sektora
• Niezawodność: Otrzymujesz pieniądze przez niezawodny system
• Przejrzystość: Widzisz od razu, które faktury są windykowane

Kiedy używasz AI2?

Przykłady:

• Klienci nie płacą na czas i chcesz to zautomatyzować
• Pracujesz w branży kwiatowej i chcesz systemu specyficznego dla branży
• Chcesz poświęcać mniej czasu na ściąganie faktur
• Szukasz alternatywy dla innych firm windykacyjnych

---

Część 1: Konfiguracja AI2 w Easyflor

Robisz to raz (jednorazowa konfiguracja)

Krok 1: Przejdź do konfiguracji

1. Kliknij kafelek "Admin"
2. Kliknij "System"
3. Kliknij "Konfiguracja"
4. Kliknij "Eksport"
5. Kliknij "Konfiguracja AI2"

Krok 2: Wybierz metodę płatności

• Przy "Metoda płatności": wybierz lub utwórz nową
• Wskazówka: Utwórz nową metodę płatności o nazwie "AI2"
  • Dzięki temu wszystko jest przejrzyste i od razu wiesz, że dotyczy AI2

Krok 3: Wybierz kategorię numeru

• Przy "Kategoria numeru": wybierz lub utwórz nową
• Wskazówka: Tutaj również utwórz nową kategorię o nazwie "AI2"
  • Znowu dla przejrzystości!

Krok 4: Ustaw stawkę VAT

• Przy "LowVATRates": wybierz "VAT Niska stawka"
  • To jest niski procent VAT (zwykle 9%)

Krok 5: Zapisz

• Kliknij "Zastosuj"

---

Część 2: Wypełnianie numerów AI2 u klientów

Dlaczego to jest konieczne?

Każdy klient, który ma być windykowany przez AI2, potrzebuje numeru AI2. Ten numer łączy klienta z systemem AI2.

Krok 1: Przejdź do dłużników

1. Kliknij "Organizacja"
2. Kliknij "Ogólne"
3. Kliknij "Dłużnicy"

Krok 2: Wybierz klienta

• Kliknij dłużnika (klienta), dla którego chcesz wypełnić numer AI2

Krok 3: Przejdź do numerów

1. Kliknij "Kontakt"
2. Kliknij "Numery"

Krok 4: Wypełnij numer AI2

• Dodaj numer AI2 tego klienta
• Ten numer otrzymujesz od AI2 lub musisz go zamówić

Krok 5: Powtórz dla wszystkich klientów

• Zrób to dla każdego klienta, który ma być windykowany przez AI2
• Bez numeru AI2 system nie działa dla tego klienta!

---

Część 3: Używanie AI2 do windykacji

Kiedy tego używasz?

Za każdym razem, gdy chcesz, aby faktury były windykowane przez AI2.

Krok 1: Przejdź do eksportu faktur

1. Kliknij "Faktury"
2. Kliknij "Inne"
3. Kliknij "Eksport"
4. Kliknij "Partnerzy płatności"
5. Kliknij "AI2"

Krok 2: Wypełnij dane

Pola obowiązkowe:

• Data windykacji: Data, kiedy AI2 ma pobrać pieniądze
  • Wybierz datę w przyszłości (na przykład za 7 dni)
• Administracja: Wybierz administrację, dla której chcesz eksportować faktury
• Data do: Do jakiej daty chcesz uwzględnić faktury?
  • Na przykład: wszystkie faktury do dzisiaj

Co to oznacza?

• Mówisz systemowi: "Windykuj wszystkie faktury do [data] w [data windykacji]"

Krok 3: Rozpocznij eksport

1. Kliknij "Zastosuj"
2. Połączenie teraz zaczyna działać
3. Faktury są wysyłane do AI2
4. AI2 będzie windykować faktury w wybranej dacie

Krok 4: Sprawdź

• Sprawdź, czy eksport przebiegł pomyślnie
• AI2 teraz zajmuje się płatnościami!

---

Wizualny przegląd

KROK 1: Jednorazowa konfiguracja
    ↓
Admin → Konfiguracja → Ustawienie AI2
    ↓
KROK 2: Wypełnienie numerów AI2
    ↓
Organizacja → Dłużnicy → Wypełnienie numerów
    ↓
KROK 3: Eksport faktur (za każdym razem, gdy potrzeba)
    ↓
Faktury → Eksport → AI2
    ↓
AI2 windykuje faktury za ciebie!

---

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Zrób konfigurację raz dobrze

• Pierwsza konfiguracja wymaga trochę czasu
• Ale potem wszystko działa automatycznie!
• Dokładnie sprawdź, czy wszystkie ustawienia są prawidłowe

Wskazówka 2: Śledź numery AI2

• Zrób listę, który klient ma jaki numer AI2
• Dzięki temu nie stracisz kontroli
• Regularnie aktualizuj tę listę

Wskazówka 3: Planuj mądrze daty windykacji

• Nie wybieraj daty za 1 dzień (za szybko!)
• Daj klientom czas: wybierz na przykład 7-14 dni do przodu
• Dzięki temu klienci mogą jeszcze sami zapłacić, jeśli chcą

Wskazówka 4: Eksportuj regularnie

• Rób to na przykład co tydzień
• Dzięki temu faktury nie pozostają zbyt długo otwarte
• Szybciej otrzymasz pieniądze

Wskazówka 5: Komunikuj się z klientami

• Powiedz klientom, że używasz AI2
• Wyjaśnij, kiedy mogą spodziewać się windykacji
• Unikaj niespodzianek!

Wskazówka 6: Sprawdź przed eksportem

• Sprawdź, które faktury są uwzględnione
• Czy są faktury, które chcesz wykluczyć?
• Zrób to przed kliknięciem "Zastosuj"

---

Często popełniane błędy

Błąd 1: Zapomniano wypełnić numery AI2

• Eksportujesz faktury, ale klienci nie mają numeru AI2
• Skutek: Połączenie nie działa dla tych klientów
• Rozwiązanie: Najpierw wypełnij wszystkie numery AI2 u klientów

Błąd 2: Wybrano niewłaściwą datę windykacji

• Wybierasz datę, która już minęła
• Skutek: Windykacja nie może nastąpić
• Rozwiązanie: Zawsze wybieraj datę w przyszłości

Błąd 3: Wybrano niewłaściwą administrację

• Wybierasz niewłaściwą administrację
• Skutek: Eksportowane są niewłaściwe faktury
• Rozwiązanie: Zawsze sprawdzaj, którą administrację wybierasz

Błąd 4: Nie wypełniono daty do

• Zapominasz o dacie końcowej
• Skutek: System nie wie, które faktury uwzględnić
• Rozwiązanie: Zawsze wypełniaj "Data do"

Błąd 5: Nieprawidłowo ustawiona stawka VAT

• Wybierasz niewłaściwą stawkę VAT podczas konfiguracji
• Skutek: Kwoty się nie zgadzają
• Rozwiązanie: Zawsze wybieraj "VAT Niska stawka" dla LowVATRates

---

Przykład praktyczny

Sytuacja:

Masz 10 faktur do zapłacenia. Chcesz użyć AI2, aby je windykować za 10 dni.

Krok 1: Jednorazowa konfiguracja (jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś)

1. Admin → Konfiguracja → Konfiguracja AI2
2. Metoda płatności: "AI2"
3. Kategoria numeru: "AI2"
4. LowVATRates: "VAT Niska stawka"
5. Zapisz

Krok 2: Sprawdzenie numerów AI2

1. Przejdź do Organizacja → Dłużnicy
2. Sprawdź, czy wszystkich 10 klientów ma numer AI2
3. Brakuje numerów? Dodaj je!

Krok 3: Eksport faktur

1. Przejdź do Faktury → Eksport → AI2
2. Data windykacji: Dzisiaj + 10 dni
3. Administracja: Wybierz właściwą
4. Data do: Dzisiaj
5. Kliknij "Zastosuj"

Wynik:

• 10 faktur jest wysyłanych do AI2
• Za 10 dni AI2 pobierze pieniądze
• Nie musisz robić nic więcej!

---

Podsumowanie: Szybka lista kontrolna

Jednorazowa konfiguracja (robisz raz):

• Admin → System → Konfiguracja → Eksport → Konfiguracja AI2
• Wybierz Metoda płatności (utwórz nową: "AI2")
• Wybierz Kategoria numeru (utwórz nową: "AI2")
• Przy LowVATRates: wybierz "VAT Niska stawka"
• Kliknij "Zastosuj"

Wypełnianie numerów AI2 (robisz dla każdego klienta):

• Organizacja → Ogólne → Dłużnicy
• Wybierz klienta
• Kontakt → Numery
• Wypełnij numer AI2
• Powtórz dla wszystkich klientów, którzy mają być windykowani przez AI2

Eksport faktur (za każdym razem, gdy chcesz windykować):

• Faktury → Inne → Eksport → Partnerzy płatności → AI2
• Wypełnij Data windykacji (data w przyszłości)
• Wybierz Administracja
• Wypełnij Data do (do jakiej daty uwzględnić faktury)
• Kliknij "Zastosuj"
• Sprawdź, czy eksport był udany

Teraz AI2 zajmuje się windykacją za ciebie!