Jak ustawić automatyczną dystrybucję?

Czym jest automatyczna dystrybucja EKT?

Automatyczna dystrybucja sprawia, że przychodzące wiadomości EKT (elektroniczne zakupy np. kwiatów) są automatycznie wysyłane do właściwego klienta lub lokalizacji. System sprawdza numer miejsca lub stanowiska w wiadomości EKT i automatycznie wysyła ją we właściwe miejsce.

Dlaczego używasz automatycznej dystrybucji?

• Oszczędność czasu: Nie musisz ręcznie sortować każdej wiadomości EKT
• Brak błędów: System automatycznie wysyła wiadomości we właściwe miejsce
• Dla wielu kupujących: Każdy kupujący automatycznie otrzymuje swoje własne zamówienia
• Dla wielu ciężarówek: Każda ciężarówka automatycznie otrzymuje swoje własne zakupy
• Przejrzystość: Każdy widzi tylko swoje własne wiadomości EKT
• Efektywność: Wszystko dzieje się automatycznie bez twojego udziału

Kiedy tego używać?

Sytuacja 1: Wielu kupujących

Twoja firma ma 3 kupujących:

• Kupujący A używa numeru miejsca 3001
• Kupujący B używa numeru miejsca 3002
• Kupujący C używa numeru miejsca 3003

Z automatyczną dystrybucją:

• EKT z numerem 3001 → Idzie automatycznie do Kupującego A
• EKT z numerem 3002 → Idzie automatycznie do Kupującego B
• EKT z numerem 3003 → Idzie automatycznie do Kupującego C

Sytuacja 2: Wiele ciężarówek/lokalizacji

Masz 2 ciężarówki:

• Ciężarówka 1 używa numeru stanowiska 1001
• Ciężarówka 2 używa numeru stanowiska 1002

Z automatyczną dystrybucją:

• EKT z numerem 1001 → Idzie automatycznie do Ciężarówki 1
• EKT z numerem 1002 → Idzie automatycznie do Ciężarówki 2

---

Ważne informacje wstępne!

Czym są numery miejsca i stanowiska?

Numery miejsca i stanowiska nie są tworzone w Easyflor, ale u Twojego dostawcy (jak FloraHolland lub inna aukcja). Te numery identyfikują różnych kupujących w Twojej firmie.

Skąd biorą się te numery?

• Zamawiasz je u swojego dostawcy (np. FloraHolland)
• Każdy dostawca może utworzyć dla Ciebie wiele numerów miejsca
• Te numery są używane w wiadomościach EKT, które otrzymujesz

Ważne, aby wiedzieć:

UWAGA: Działa to tylko wtedy, gdy strona wysyłająca (Twój dostawca) wpisała prawidłowe numery miejsca lub stanowiska w wiadomościach EKT. Upewnij się, że Twój dostawca wie, które numery należą do którego kupującego!

Przykład w FloraHolland:

• FloraHolland ma portal, gdzie możesz znaleźć informacje o numerach stanowisk i miejsc
• Tam możesz też zamówić dodatkowe numery dla różnych kupujących

---

Jak ustawić automatyczną dystrybucję?

Krok 1: Przejdź do kafelka Admin

1. Kliknij kafelek "Admin"

Krok 2: Przejdź do konfiguracji

1. Kliknij "System"
2. Kliknij "Konfiguracja"

Krok 3: Przejdź do dystrybucji

1. Kliknij "Import"
2. Kliknij "Dystrybucja"

Krok 4: Utwórz nową regułę dystrybucji

1. Kliknij na górze "+Nowy"

Krok 5: Ustaw regułę

Widzisz teraz dwie części na swoim ekranie:

Część 1: GÓRA - Opisz przychodzący strumień

Ta część opisuje, które wiadomości EKT ta reguła powinna obsługiwać.

Filtry, których możesz użyć:

• Numer miejsca: EKTs z tym konkretnym numerem miejsca (od Twojego dostawcy)
• Numer stanowiska: EKTs z tym konkretnym numerem stanowiska (od Twojego dostawcy)
• Dostawca: EKTs od konkretnego dostawcy
• Klient: EKTs dla konkretnego klienta
• Lokalizacja: EKTs dla konkretnej lokalizacji
• I więcej opcji filtrów (zobacz obrazek)

Przykład:

• Numer miejsca = 3001
• Oznacza to: "Obsłuż wszystkie EKTs, które przychodzą z numerem miejsca 3001"

Część 2: DÓŁ - Pod "Zmień"

Ta część opisuje, dokąd wiadomości EKT powinny trafić w Twoim systemie Easyflor.

Możesz wybrać między dwoma opcjami:

Opcja 1: Do konkretnego klienta (dłużnika)

• EKT jest przypisany do tego klienta w Easyflor
• Przydatne, gdy różni kupujący są osobnymi klientami w Twoim systemie

Opcja 2: Do konkretnej lokalizacji

• EKT jest przypisany do tej lokalizacji w Easyflor
• Przydatne, gdy masz wiele ciężarówek lub oddziałów

Przykład:

• Dłużnik = "Kupujący A"
• Oznacza to: "Wyślij te EKTs do Kupującego A w moim systemie Easyflor"

Krok 6: Zapisz regułę

• Kliknij "Zapisz"
• Reguła dystrybucji jest teraz aktywna!

Krok 7: Powtórz dla wszystkich kupujących/lokalizacji

• Utwórz oddzielną regułę dla każdego kupującego lub lokalizacji
• Dzięki temu każdy automatycznie otrzymuje swoje własne EKTs

---

Kompletny przykład: 3 kupujących

Sytuacja:

Zamówiłeś u swojego dostawcy 3 numery miejsc:

• Numer miejsca 3001 dla Kupującego Jana
• Numer miejsca 3002 dla Kupującej Marii
• Numer miejsca 3003 dla Kupującego Piotra

W Easyflor utworzyłeś 3 dłużników:

• Dłużnik "Jan"
• Dłużnik "Maria"
• Dłużnik "Piotr"

Reguła 1: Dla Kupującego Jana

Góra (przychodzący strumień):

• Numer miejsca = 3001

Dół (zmień):

• Dłużnik = "Jan"

Znaczenie: Wszystkie EKTs, które przychodzą z numerem miejsca 3001, idą automatycznie do dłużnika Jana

Reguła 2: Dla Kupującej Marii

Góra (przychodzący strumień):

• Numer miejsca = 3002

Dół (zmień):

• Dłużnik = "Maria"

Znaczenie: Wszystkie EKTs, które przychodzą z numerem miejsca 3002, idą automatycznie do dłużnika Marii

Reguła 3: Dla Kupującego Piotra

Góra (przychodzący strumień):

• Numer miejsca = 3003

Dół (zmień):

• Dłużnik = "Piotr"

Znaczenie: Wszystkie EKTs, które przychodzą z numerem miejsca 3003, idą automatycznie do dłużnika Piotra

---

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Zamów numery u swojego dostawcy

• Skontaktuj się ze swoim dostawcą (np. FloraHolland)
• Zamów oddzielny numer miejsca lub stanowiska dla każdego kupującego lub ciężarówki
• Dokładnie zanotuj, który numer należy do którego kupującego

Wskazówka 2: Zawsze testuj!

• Najpierw utwórz jedną regułę w Easyflor
• Poproś dostawcę o wysłanie testowego EKT z prawidłowym numerem
• Sprawdź, czy EKT trafia do właściwego dłużnika/lokalizacji w Easyflor
• Działa? Utwórz wtedy resztę reguł

Wskazówka 3: Używaj wyraźnych nazw w Easyflor

• Nadaj dłużnikom i lokalizacjom rozpoznawalne nazwy
• Na przykład: "Kupujący Jan" lub "Ciężarówka Amsterdam"
• Dzięki temu od razu widzisz, dokąd idą EKTs

Wskazówka 4: Prowadź listę

• Utwórz przegląd: który numer (od dostawcy) należy do którego dłużnika/lokalizacji (w Easyflor)
• Na przykład w Excelu lub pliku z notatkami
• Dzięki temu nie tracisz kontroli

Wskazówka 5: Regularnie sprawdzaj

• Od czasu do czasu sprawdzaj, czy wszystkie reguły nadal się zgadzają
• Są nowi kupujący? Zamów nowy numer u dostawcy i dodaj regułę!
• Ktoś odszedł? Usuń regułę w Easyflor

Wskazówka 6: Komunikuj się ze swoim dostawcą

• Upewnij się, że Twój dostawca wie, które numery należą do którego kupującego
• Inaczej wysyłają EKTs z nieprawidłowymi numerami
• Informuj swojego dostawcę, gdy coś się zmienia

Wskazówka 7: Używaj konkretnych filtrów

• Im bardziej konkretny filtr, tym lepiej działa
• Na przykład: numer miejsca + dostawca
• Dzięki temu zapobiegasz przekazywaniu nieprawidłowych EKTs

---

Częste błędy

Błąd 1: Nie zamówiono numerów u dostawcy

• Próbujesz dystrybuować, ale nie masz numerów miejsc/stanowisk u swojego dostawcy
• Skutek: Wszystkie EKTs przychodzą z tym samym numerem (lub żadnym)
• Rozwiązanie: Zamów u swojego dostawcy oddzielne numery dla każdego kupującego

Błąd 2: Dostawca używa nieprawidłowych numerów

• Ustawiłeś reguły, ale dostawca wysyła EKTs z innymi numerami
• Skutek: EKTs nie są automatycznie dystrybuowane
• Rozwiązanie: Sprawdź z dostawcą, których numerów używają, i dostosuj swoje reguły (lub odwrotnie)

Błąd 3: Nie ustawiono jasnych filtrów

• Twoje filtry są zbyt niejasne
• Skutek: Nieprawidłowe EKTs są przekazywane
• Rozwiązanie: Bądź jak najbardziej konkretny z filtrami

Błąd 4: Zapomniano zapisać

• Tworzysz regułę, ale zapominasz kliknąć "Zapisz"
• Skutek: Reguła nie jest aktywna
• Rozwiązanie: Zawsze klikaj "Zapisz"!

Błąd 5: Utworzono zduplikowane reguły

• Przez przypadek tworzysz dwie reguły dla tego samego numeru
• Skutek: EKTs są wysyłane w niewłaściwe miejsce lub powstaje zamieszanie
• Rozwiązanie: Sprawdź, czy nie ma zduplikowanych reguł

Błąd 6: Dłużnik lub lokalizacja nie istnieje w Easyflor

• Próbujesz dystrybuować do dłużnika/lokalizacji, która nie istnieje
• Skutek: System nie wie, dokąd wysłać EKT
• Rozwiązanie: Najpierw utwórz dłużnika lub lokalizację w Easyflor

---

Podsumowanie

Aby ustawić automatyczną dystrybucję EKT, najpierw zamawiasz u swojego dostawcy oddzielne numery miejsc lub stanowisk dla każdego kupującego lub ciężarówki. Te numery nie są tworzone w Easyflor, ale przydzielane przez Twojego dostawcę. Następnie tworzysz w Easyflor dłużników lub lokalizacje dla każdego kupującego, używając wyraźnych i rozpoznawalnych nazw.

W Easyflor przechodzisz do Admin, następnie System i Konfiguracja, a potem Import i Dystrybucja. Tam tworzysz nową regułę dla każdego kupującego, klikając "+Nowy". Na górze wypełniasz filtry opisujące przychodzący strumień EKT (jak numer miejsca lub stanowiska), a na dole pod "Zmień" wybierasz miejsce docelowe w Easyflor (dłużnik lub lokalizacja). Po zapisaniu każdej reguły powtarzasz ten proces dla wszystkich kupujących lub lokalizacji.

Ważne jest, aby testować, czy wszystko działa prawidłowo, prosząc dostawcę o wysłanie testowego EKT. Prowadź również przegląd, który numer należy do którego kupującego, i regularnie komunikuj się ze swoim dostawcą, aby upewnić się, że używają prawidłowych numerów. Dzięki temu wszystkie przychodzące EKTs są automatycznie wysyłane we właściwe miejsce w Twoim systemie.