Jak ustawić automatyczną dystrybucję EKT w Easyflor?

Czym jest automatyczna dystrybucja EKT?

Automatyczna dystrybucja sprawia, że przychodzące wiadomości EKT (elektroniczne zakupy np. kwiatów) są automatycznie wysyłane do właściwego klienta lub lokalizacji. System sprawdza numer miejsca lub stanowiska w wiadomości EKT i automatycznie wysyła ją we właściwe miejsce.

Dlaczego używasz automatycznej dystrybucji?

• Oszczędność czasu: Nie musisz ręcznie sortować każdej wiadomości EKT
• Brak błędów: System automatycznie wysyła wiadomości we właściwe miejsce
• Dla wielu kupujących: Każdy kupujący automatycznie otrzymuje swoje własne zamówienia
• Dla wielu ciężarówek: Każda ciężarówka automatycznie otrzymuje swoje własne zakupy
• Przejrzystość: Każdy widzi tylko swoje własne wiadomości EKT
• Efektywność: Wszystko dzieje się automatycznie bez twojego udziału

Kiedy tego używasz?

Sytuacja 1: Wielu kupujących

Twoja firma ma 3 kupujących:

• Kupujący A używa numeru miejsca 3001
• Kupujący B używa numeru miejsca 3002
• Kupujący C używa numeru miejsca 3003

Z automatyczną dystrybucją:

• EKT z numerem 3001 → Automatycznie trafia do Kupującego A
• EKT z numerem 3002 → Automatycznie trafia do Kupującego B
• EKT z numerem 3003 → Automatycznie trafia do Kupującego C

Sytuacja 2: Wiele ciężarówek/lokalizacji

Masz 2 ciężarówki:

• Ciężarówka 1 używa numeru stanowiska 1001
• Ciężarówka 2 używa numeru stanowiska 1002

Z automatyczną dystrybucją:

• EKT z numerem 1001 → Automatycznie trafia do Ciężarówki 1
• EKT z numerem 1002 → Automatycznie trafia do Ciężarówki 2

---

Ważne informacje wstępne!

Czym są numery miejsca i stanowiska?

Numery miejsca i stanowiska nie są tworzone w Easyflor, ale u twojego dostawcy (takiego jak FloraHolland lub inna giełda). Te numery identyfikują różnych kupujących w twojej firmie.

Skąd pochodzą te numery?

• Zamawiasz je u swojego dostawcy (na przykład FloraHolland)
• Każdy dostawca może utworzyć dla ciebie wiele numerów miejsc
• Te numery są używane w wiadomościach EKT, które otrzymujesz

Ważne do wiedzenia:

UWAGA: To działa tylko wtedy, gdy strona wysyłająca (twój dostawca) wypełniła prawidłowe numery miejsca lub stanowiska w wiadomościach EKT. Upewnij się, że twój dostawca wie, które numery należą do których kupujących!

Przykład w FloraHolland:

• FloraHolland ma portal, gdzie możesz znaleźć informacje o numerach stanowisk i miejsc
• Możesz tam również zamówić dodatkowe numery dla różnych kupujących

---

Jak ustawić automatyczną dystrybucję?

Krok 1: Przejdź do kafelka Admin

1. Kliknij kafelek "Admin"

Krok 2: Przejdź do konfiguracji

1. Kliknij "System"
2. Kliknij "Konfiguracja"

Krok 3: Przejdź do dystrybucji

1. Kliknij "Import"
2. Kliknij "Dystrybucja"

Krok 4: Utwórz nową regułę dystrybucji

1. Kliknij na górze "+Nowy"

Krok 5: Ustaw regułę

Teraz widzisz dwie części na ekranie:

Część 1: NA GÓRZE - Opisz przychodzący strumień

Ta część opisuje, które wiadomości EKT ta reguła ma przechwytywać.

Filtry, których możesz użyć:

• Numer miejsca: EKT z tym konkretnym numerem miejsca (od twojego dostawcy)
• Numer stanowiska: EKT z tym konkretnym numerem stanowiska (od twojego dostawcy)
• Dostawca: EKT od konkretnego dostawcy
• Klient: EKT dla konkretnego klienta
• Lokalizacja: EKT dla konkretnej lokalizacji
• I więcej opcji filtrowania (zobacz obrazek)

Przykład:

• Numer miejsca = 3001
• To oznacza: "Przechwytuj wszystkie EKT, które przychodzą z numerem miejsca 3001"

Część 2: NA DOLE - Pod "Zmień"

Ta część opisuje, gdzie wiadomości EKT mają trafić w twoim systemie Easyflor.

Możesz wybrać spośród dwóch opcji:

Opcja 1: Do konkretnego klienta (dłużnika)

• EKT jest przypisywany do tego klienta w Easyflor
• Przydatne, gdy różni kupujący są jako oddzielni klienci w twoim systemie

Opcja 2: Do konkretnej lokalizacji

• EKT jest przypisywany do tej lokalizacji w Easyflor
• Przydatne, gdy masz wiele ciężarówek lub oddziałów

Przykład:

• Dłużnik = "Kupujący A"
• To oznacza: "Wyślij te EKT do Kupującego A w moim systemie Easyflor"

Krok 6: Zapisz regułę

• Kliknij "Zapisz"
• Reguła dystrybucji jest teraz aktywna!

Krok 7: Powtórz dla wszystkich kupujących/lokalizacji

• Utwórz oddzielną regułę dla każdego kupującego lub lokalizacji
• Dzięki temu każdy automatycznie otrzymuje swoje własne EKT

---

Kompletny przykład: 3 kupujących

Sytuacja:

U swojego dostawcy zamówiłeś 3 numery miejsc:

• Numer miejsca 3001 dla Kupującego Jana
• Numer miejsca 3002 dla Kupującej Marie
• Numer miejsca 3003 dla Kupującego Pieta

W Easyflor utworzyłeś 3 dłużników:

• Dłużnik "Jan"
• Dłużnik "Marie"
• Dłużnik "Piet"

Reguła 1: Dla Kupującego Jana

Na górze (przychodzący strumień):

• Numer miejsca = 3001

Na dole (zmień):

• Dłużnik = "Jan"

Znaczenie: Wszystkie EKT przychodzące z numerem miejsca 3001 automatycznie trafiają do dłużnika Jan

Reguła 2: Dla Kupującej Marie

Na górze (przychodzący strumień):

• Numer miejsca = 3002

Na dole (zmień):

• Dłużnik = "Marie"

Znaczenie: Wszystkie EKT przychodzące z numerem miejsca 3002 automatycznie trafiają do dłużnika Marie

Reguła 3: Dla Kupującego Pieta

Na górze (przychodzący strumień):

• Numer miejsca = 3003

Na dole (zmień):

• Dłużnik = "Piet"

Znaczenie: Wszystkie EKT przychodzące z numerem miejsca 3003 automatycznie trafiają do dłużnika Piet

Wynik:

Przychodzące EKT z numerem miejsca 3001 (od dostawcy)
    ↓
Automatycznie do dłużnika Jan (w Easyflor)

Przychodzące EKT z numerem miejsca 3002 (od dostawcy)
    ↓
Automatycznie do dłużnika Marie (w Easyflor)

Przychodzące EKT z numerem miejsca 3003 (od dostawcy)
    ↓
Automatycznie do dłużnika Piet (w Easyflor)

---

Kompletny przykład: 2 lokalizacje

Sytuacja:

U swojego dostawcy zamówiłeś 2 numery stanowisk:

• Numer stanowiska 1001 dla Ciężarówki Amsterdam
• Numer stanowiska 1002 dla Ciężarówki Rotterdam

W Easyflor utworzyłeś 2 lokalizacje:

• Lokalizacja "Amsterdam"
• Lokalizacja "Rotterdam"

Reguła 1: Dla Ciężarówki Amsterdam

Na górze (przychodzący strumień):

• Numer stanowiska = 1001

Na dole (zmień):

• Lokalizacja = "Amsterdam"

Znaczenie: Wszystkie EKT przychodzące z numerem stanowiska 1001 automatycznie trafiają do lokalizacji Amsterdam

Reguła 2: Dla Ciężarówki Rotterdam

Na górze (przychodzący strumień):

• Numer stanowiska = 1002

Na dole (zmień):

• Lokalizacja = "Rotterdam"

Znaczenie: Wszystkie EKT przychodzące z numerem stanowiska 1002 automatycznie trafiają do lokalizacji Rotterdam

---

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Zamów numery u swojego dostawcy

• Skontaktuj się ze swoim dostawcą (na przykład FloraHolland)
• Zamów oddzielny numer miejsca lub stanowiska dla każdego kupującego lub ciężarówki
• Dokładnie zanotuj, który numer należy do którego kupującego

Wskazówka 2: Zawsze testuj!

• Najpierw utwórz jedną regułę w Easyflor
• Poproś dostawcę o wysłanie testowego EKT z prawidłowym numerem
• Sprawdź, czy EKT trafia do właściwego dłużnika/lokalizacji w Easyflor
• Działa? Wtedy utwórz resztę reguł

Wskazówka 3: Używaj jasnych nazw w Easyflor

• Nadawaj dłużnikom i lokalizacjom rozpoznawalne nazwy
• Na przykład: "Kupujący Jan" lub "Ciężarówka Amsterdam"
• Dzięki temu od razu widzisz, gdzie trafiają EKT

Wskazówka 4: Prowadź listę

• Zrób przegląd: który numer (od dostawcy) należy do którego dłużnika/lokalizacji (w Easyflor)
• Na przykład w Excelu lub w pliku notatek
• Dzięki temu nie stracisz kontroli

Wskazówka 5: Regularnie sprawdzaj

• Od czasu do czasu sprawdzaj, czy wszystkie reguły są nadal prawidłowe
• Są nowi kupujący? Zamów nowy numer u dostawcy i dodaj regułę!
• Ktoś odszedł? Usuń regułę w Easyflor

Wskazówka 6: Komunikuj się z dostawcą

• Upewnij się, że twój dostawca wie, które numery należą do których kupujących
• W przeciwnym razie wysyłają EKT z nieprawidłowymi numerami
• Aktualizuj dostawcę, gdy coś się zmieni

Wskazówka 7: Używaj konkretnych filtrów

• Im bardziej konkretny filtr, tym lepiej to działa
• Na przykład: numer miejsca + dostawca
• Dzięki temu unikasz wysyłania nieprawidłowych EKT

---

Często popełniane błędy

Błąd 1: Numery nie zostały zamówione u dostawcy

• Próbujesz dystrybuować, ale nie masz numerów miejsc/stanowisk u dostawcy
• Skutek: Wszystkie EKT przychodzą z tym samym (lub bez) numerem
• Rozwiązanie: Zamów u dostawcy oddzielne numery dla każdego kupującego

Błąd 2: Dostawca używa nieprawidłowych numerów

• Masz ustawione reguły, ale dostawca wysyła EKT z innymi numerami
• Skutek: EKT nie są automatycznie dystrybuowane
• Rozwiązanie: Sprawdź z dostawcą, jakich numerów używają i dostosuj swoje reguły (lub odwrotnie)

Błąd 3: Brak jasnych filtrów

• Twoje filtry są zbyt ogólne
• Skutek: Nieprawidłowe EKT są przekazywane
• Rozwiązanie: Bądź jak najbardziej konkretny w swoich filtrach

Błąd 4: Zapomniano zapisać

• Tworzysz regułę, ale zapominasz kliknąć "Zapisz"
• Skutek: Reguła nie jest aktywna
• Rozwiązanie: Zawsze klikaj "Zapisz"!

Błąd 5: Utworzono podwójne reguły

• Przypadkowo tworzysz dwie reguły dla tego samego numeru
• Skutek: EKT są wysyłane w niewłaściwe miejsce lub powstaje zamieszanie
• Rozwiązanie: Sprawdź, czy nie ma podwójnych reguł

Błąd 6: Dłużnik lub lokalizacja nie istnieje w Easyflor

• Próbujesz dystrybuować do dłużnika/lokalizacji, która nie istnieje
• Skutek: System nie wie, gdzie wysłać EKT
• Rozwiązanie: Najpierw utwórz dłużnika lub lokalizację w Easyflor

---

Wizualny przegląd procesu

KROK 1: U dostawcy
    ↓
Zamów numery miejsc/stanowisk dla każdego kupującego
(Na przykład: 3001, 3002, 3003)
    ↓
KROK 2: W Easyflor
    ↓
Utwórz dłużników lub lokalizacje dla każdego kupującego
(Na przykład: "Jan", "Marie", "Piet")
    ↓
KROK 3: Ustawienie dystrybucji
    ↓
Admin → Konfiguracja → Dystrybucja
    ↓
KROK 4: Tworzenie reguły
    ↓
+Nowy → Wypełnij filtry (na górze)
Na przykład: Numer miejsca = 3001
    ↓
KROK 5: Wybór miejsca docelowego
    ↓
Wypełnij miejsce docelowe (na dole przy "Zmień")
Na przykład: Dłużnik = "Jan"
    ↓
KROK 6: Zapisz
    ↓
KROK 7: Powtórz dla każdego kupującego
    ↓
GOTOWE! EKT są automatycznie dystrybuowane

---

Podsumowanie

Aby ustawić automatyczną dystrybucję EKT, najpierw zamawiasz u swojego dostawcy oddzielne numery miejsc lub stanowisk dla każdego kupującego lub ciężarówki. Te numery nie są tworzone w Easyflor, ale przypisywane przez twojego dostawcę. Następnie tworzysz w Easyflor dłużników lub lokalizacje dla każdego kupującego, używając jasnych i rozpoznawalnych nazw.

W Easyflor przechodzisz do Admin, następnie do System i Konfiguracja, a potem do Import i Dystrybucja. Tam tworzysz nową regułę dla każdego kupującego, klikając "+Nowy". Na górze wypełniasz filtry opisujące przychodzący strumień EKT (takie jak numer miejsca lub stanowiska), a na dole przy "Zmień" wybierasz miejsce docelowe w Easyflor (dłużnik lub lokalizacja). Po zapisaniu każdej reguły powtarzasz ten proces dla wszystkich kupujących lub lokalizacji.

Ważne jest, aby testować, czy wszystko działa prawidłowo, prosząc dostawcę o wysłanie testowego EKT. Prowadź również przegląd tego, który numer należy do którego kupującego, i regularnie komunikuj się z dostawcą, aby upewnić się, że używają prawidłowych numerów. W ten sposób wszystkie przychodzące EKT są automatycznie wysyłane we właściwe miejsce w twoim systemie.