Konfiguracja i używanie rozliczeń Flora

Wprowadzenie: Czym jest rozliczanie Flora?

Rozliczanie Flora to sposób na automatyczne obsługiwanie płatności klientów przez FloraHolland. Zamiast tego, aby klient płacił bezpośrednio Tobie, kwota jest rozliczana przez jego fakturę aukcyjną FloraHolland. FloraHolland odlicza pieniądze z jego konta i płaci Tobie. To jak automatyczne polecenie zapłaty przez aukcję.

Dlaczego używać rozliczeń Flora?

Chcesz używać rozliczeń Flora, ponieważ:

• Masz pewność, że otrzymasz zapłatę (przez FloraHolland)
• Ryzyko niezapłacenia jest mniejsze
• Klienci uważają to za wygodne (jedna faktura w FloraHolland)
• Nie musisz ścigać pojedynczych płatności
• FloraHolland zajmuje się ściąganiem
• Jest administracyjnie przejrzyste
• Wielu klientów już i tak kupuje przez FloraHolland

Jak to działa?

1. Sprzedajesz produkty klientowi
2. Tworzysz fakturę w specjalnej administracji "Rozliczanie Flora"
3. Wysyłasz rozliczenie do FloraHolland
4. FloraHolland umieszcza kwotę na fakturze aukcyjnej klienta
5. FloraHolland płaci Tobie

Czego potrzebujesz wcześniej?

Od klienta:

• Numer FloraHolland klienta
• Zgoda na rozliczanie przez Flora

W Easyflor:

• Specjalna metoda płatności "Rozliczanie Flora"
• Oddzielna administracja dla rozliczeń Flora
• Prawidłowe ustawienia konfiguracji

Skonfigurujemy to krok po kroku.

---

Część 1: Jednorazowe ustawienia (Setup)

To musisz zrobić tylko raz. Potem system działa automatycznie.

---

Krok 1: Dodaj metodę płatności

Najpierw tworzymy specjalną metodę płatności dla rozliczeń Flora.

Do menu metod płatności

1. Przejdź do "Admin"
2. Kliknij "(Organizacja) Metody płatności"
3. Widzisz teraz listę bieżących metod płatności (np. SEPA, Gotówka itp.)

Utwórz nową metodę płatności

1. Kliknij na górze "+ Nowy"
2. Wypełnij dane:

Nazwa:

• Wpisz: "Rozliczanie Flora"
• To jest nazwa, którą później wybierzesz

Typ/Rodzaj:

• Wybierz właściwy typ (prawdopodobnie "Inne" lub "Rozliczanie")
• Sprawdź swój system dla właściwej opcji

Aktywne:

• Włącz (zaznaczenie)
• Inaczej nie możesz używać tej metody

Zapisz

1. Kliknij "Zapisz"
2. Metoda płatności "Rozliczanie Flora" teraz istnieje

---

Krok 2: Dodaj administrację dla Rozliczania Flora

Teraz tworzymy oddzielną administrację specjalnie dla rozliczeń Flora. Dzięki temu wszystko jest oddzielone i przejrzyste.

Do menu administracji

1. Przejdź do "Organizacja"
2. Kliknij "Administracja"
3. Widzisz listę swoich bieżących administracji

Utwórz nową administrację

1. Kliknij na górze "Nowy"
2. Wypełnij obowiązkowe pola:

Nazwa:

• Wpisz: "Rozliczanie Flora"
• Lub inną rozpoznawalną nazwę jak "Rozliczanie FloraHolland"

Kod/Skrót:

• Na przykład: "FLORA" lub "FH"
• To jest do użytku wewnętrznego

Inne ustawienia:

• Wypełnij ewentualne inne obowiązkowe pola
• Jak numer VAT, adres itp. (jeśli wymagane)

---

Utwórz serię numerów faktur

Każda administracja potrzebuje własnej numeracji dla faktur.

1. Znajdź pole "Seria numerów faktur" lub "Numeracja faktur"
2. Kliknij "Nowy" lub ikonę "+"

Ustawienia serii numerów faktur:

Prefiks:

• Na przykład: "FL" (dla Flora)
• To pojawia się przed każdym numerem faktury (FL0001, FL0002 itp.)

Numer początkowy:

• Na przykład: 1 lub 1000
• Pierwszy numer faktury

Przykładowy wynik:

• Numery faktur stają się: FL0001, FL0002, FL0003 itp.

Zapisz

1. Kliknij "Zapisz" dla serii numerów faktur
2. Kliknij "Zapisz" dla administracji
3. Administracja "Rozliczanie Flora" jest teraz utworzona

---

Krok 3: Ustaw konfigurację domyślną

Teraz ustawiamy, że ta administracja jest standardowo używana do rozliczeń Flora.

Do menu konfiguracji

1. Przejdź do "Admin"
2. Kliknij "(System) Konfiguracja"
3. Kliknij "(Ogólne) Faktura"
4. Znajdź sekcję "Konfiguracja Flora" lub "Ustawienia FloraHolland"

Wybierz administrację

1. Znajdź pole "Administracja" lub "Domyślna administracja Flora"
2. Wybierz administrację, którą właśnie utworzyłeś: "Rozliczanie Flora"
3. To zapewnia, że rozliczenia Flora zawsze trafiają do tej administracji

Zapisz

1. Kliknij "Zapisz" lub "Zastosuj"
2. Konfiguracja domyślna jest teraz ustawiona

---

Krok 4: Skonfiguruj dłużnika dla rozliczania Flora

Teraz konfigurujemy dla każdego klienta, że jest rozliczany przez Flora.

Do menu dłużników

1. Przejdź do "Organizacja"
2. Kliknij "(Ogólne) Dłużnicy"
3. Znajdź dłużnika (klienta), który ma być rozliczany przez Flora
4. Kliknij dłużnika, aby go otworzyć

Ustaw administrację

1. Znajdź pole "Administracja"
2. Wybierz "Rozliczanie Flora" (administrację, którą utworzyłeś)
3. To zapewnia, że faktury dla tego klienta trafiają do administracji Flora

Wypełnij numer FloraHolland

1. Znajdź pole "Numer FloraHolland" lub "Numer Flora"
2. Wypełnij numer FloraHolland klienta
3. Ten numer otrzymujesz od samego klienta
4. Przykład: 123456

Uwaga: Bez tego numeru rozliczenie nie jest możliwe!

Zapisz

1. Kliknij "Zapisz"
2. Ten klient jest teraz skonfigurowany do rozliczania Flora

Powtórz to dla każdego klienta, który ma być rozliczany przez Flora.

---

Krok 5: Ustaw domyślną metodę płatności u dłużnika

Na koniec ustawiamy metodę płatności jako domyślną dla tego klienta.

Do konfiguracji dłużnika

1. U dłużnika, przejdź do "(Ogólne) Konfiguracja"
2. Lub znajdź zakładkę "Fakturowanie" lub "Płatności"
3. Kliknij "(Ogólne) Faktura"

Ustaw metodę płatności

1. Znajdź pole "Metoda płatności" lub "Domyślna metoda płatności"
2. Wybierz "Rozliczanie Flora"
3. To zapewnia, że nowe faktury automatycznie otrzymują tę metodę płatności

Zapisz

1. Kliknij "Zapisz"

Setup gotowy! Ustawienia są teraz kompletne.

---

Część 2: Wykonywanie rozliczenia Flora (Okresowe użycie)

Teraz, gdy ustawienia są gotowe, możesz zacząć wykonywać rozliczenia Flora. Robisz to na przykład miesięcznie lub tygodniowo.

Warunek wstępny: Najpierw muszą zostać utworzone faktury w administracji "Rozliczanie Flora".

---

Krok 1: Tworzenie faktur

Normalny proces fakturowania

1. Sprzedaj produkty klientom, którzy rozliczają się przez Flora
2. Twórz faktury jak zwykle
3. Te automatycznie trafiają do administracji "Rozliczanie Flora" (jeśli dobrze wykonałeś krok 4)
4. Faktury nie są jeszcze opłacone

---

Krok 2: Do menu rozliczania Flora

Rozpocznij rozliczenie

1. Przejdź do kafelka "Faktury"
2. Kliknij "(Płatności) Według dłużnika"
3. Kliknij "Flora"
4. Jesteś teraz w ekranie rozliczania Flora

---

Krok 3: Wybierz administrację i wykonaj

Ustawienia

1. Znajdź pole "Administracja"
2. Wybierz "Rozliczanie Flora"
3. Widzisz teraz wszystkie otwarte faktury w tej administracji

Okres/filtry (opcjonalne):

• Możesz ewentualnie ustawić filtry dla daty
• Lub wybrać konkretnych dłużników
• Zwykle zostawiasz to puste dla wszystkich otwartych faktur

Wykonaj

1. Sprawdź, czy wyświetlane są właściwe faktury
2. Kliknij "Zastosuj"
3. System teraz automatycznie wysyła rozliczenie do FloraHolland

Co się dzieje?

• E-mail jest automatycznie wysyłany do FloraHolland
• Ze wszystkimi danymi faktur i numerami FloraHolland
• FloraHolland przetwarza to na następnej fakturze aukcyjnej Twoich klientów
• Klienci widzą kwotę na swojej fakturze FloraHolland
• FloraHolland płaci Tobie

---

Krok 4: Kontrola (WAŻNE!)

Pierwsze razy dobrze sprawdzaj

⚠️ UWAGA: Zdecydowanie zaleca się, aby pierwsze razy dobrze sprawdzać, czy wszystko idzie poprawnie!

Co sprawdzać?

1. Sprawdź, czy e-mail został wysłany do FloraHolland (ewentualnie poproś o potwierdzenie)
2. Zapytaj testowego klienta, czy kwota jest na jego fakturze aukcyjnej
3. Sprawdź, czy po kilku dniach otrzymujesz płatność od FloraHolland
4. Sprawdź kwoty (czy się zgadzają?)

Jeśli coś nie idzie dobrze:

• Skontaktuj się z supportem Easyflor
• Przez swoje normalne kanały wsparcia (e-mail, telefon, ticket)
• Mogą pomóc w rozwiązywaniu problemów

Po kilku udanych razach:

• Możesz zaufać procesowi
• I po prostu wykonywać go okresowo bez dodatkowej kontroli

---

Praktyczne przykłady

Przykład 1: Nowy klient przez Flora

• Sytuacja: Kwiaciarka "Tulipan" chce płacić przez Flora
• Działanie:
  1. Poproś o numer FloraHolland (np. 123456)
  2. Organizacja → Dłużnicy → "Tulipan"
  3. Administracja: "Rozliczanie Flora"
  4. Numer FloraHolland: 123456
  5. Konfiguracja → Metoda płatności: "Rozliczanie Flora"
  6. Zapisz
• Wynik: Wszystkie faktury dla "Tulipan" są rozliczane przez Flora

Przykład 2: Miesięczne rozliczenie

• Sytuacja: Koniec miesiąca, 10 klientów Flora ma otwarte faktury
• Działanie:
  1. Faktury → Według dłużnika → Flora
  2. Administracja: "Rozliczanie Flora"
  3. Sprawdź listę z fakturami (10 klientów, łącznie 15 000 €)
  4. Zastosuj
  5. E-mail idzie do FloraHolland
• Wynik: FloraHolland rozlicza wszystkich 10 klientów, otrzymujesz 15 000 €

Przykład 3: Zapomniany numer FloraHolland

• Problem: Rozliczenie nie udaje się dla klienta
• Sprawdź: Przejdź do dłużnika, czy numer FloraHolland jest wypełniony?
• Rozwiązanie:
  1. Wypełnij prawidłowy numer FloraHolland
  2. Zapisz
  3. Spróbuj rozliczenia ponownie
• Wynik: Teraz działa

Przykład 4: Klient nie jest we właściwej administracji

• Problem: Klient nie pojawia się na liście rozliczenia Flora
• Sprawdź: Czy administracja u dłużnika jest ustawiona na "Rozliczanie Flora"?
• Rozwiązanie:
  1. Przejdź do dłużnika
  2. Zmień administrację na "Rozliczanie Flora"
  3. Od teraz faktury trafiają do właściwej administracji
  4. Stare faktury ewentualnie ręcznie przenieś lub skredytuj + utwórz ponownie
• Wynik: Klient teraz pojawia się na liście

---

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Oddzielna administracja jest niezbędna

• Zawsze trzymaj rozliczenia Flora oddzielnie
• Dzięki temu od razu widzisz, co idzie przez Flora
• I co idzie przez inne metody płatności
• Sprawia, że Twoja księgowość jest przejrzysta

Wskazówka 2: Numer FloraHolland jest obowiązkowy

• Bez tego numeru rozliczenie nie jest możliwe
• Zawsze pytaj o niego nowych klientów Flora
• Sprawdzaj, czy numer jest prawidłowy
• Jedna błędna cyfra i to nie działa

Wskazówka 3: Najpierw przetestuj z jednym klientem

• Zacznij z jednym testowym klientem
• Przejdź przez cały proces
• Sprawdź, czy płatność dochodzi
• Dopiero potem wprowadź do większej liczby klientów

Wskazówka 4: Komunikuj się z klientami

• Powiedz klientom, że rozliczasz przez Flora
• Dzięki temu wiedzą, czego oczekiwać na swojej fakturze aukcyjnej
• Zapobiega nieporozumieniom

Wskazówka 5: Regularne rozliczanie

• Rozliczaj na przykład tygodniowo lub miesięcznie
• Nie czekaj zbyt długo
• Dzięki temu Twój przepływ gotówki pozostaje zdrowy

Wskazówka 6: Zachowaj potwierdzenia

• Zrzut ekranu lub zachowaj potwierdzenie po "Zastosuj"
• Przydatne przy ewentualnych dyskusjach
• Lub dla własnej administracji

Często zadawane pytania

Pytanie: Jak długo trwa zanim otrzymam zapłatę?

• Zależy od rytmu płatności FloraHolland
• Zwykle w ciągu 1-2 tygodni
• Sprawdź u FloraHolland dokładne terminy

Pytanie: Czy mogę pozwolić niektórym klientom płacić przez Flora a innym nie?

• Tak, absolutnie
• Skonfiguruj tylko klientów Flora zgodnie z opisem
• Inni klienci otrzymują swoją normalną metodę płatności

Pytanie: Co jeśli klient nie ma numeru FloraHolland?

• Wtedy nie może rozliczać się przez Flora
• Użyj innej metody płatności (SEPA, faktura itp.)
• Tylko klienci, którzy aktywnie kupują u FloraHolland, mają numer

Pytanie: Czy są koszty związane z rozliczaniem Flora?

• FloraHolland może naliczać koszty administracyjne
• Sprawdź swoją umowę z FloraHolland
• Zwykle koszty są niskie, a korzyści duże

Pytanie: Co jeśli FloraHolland odmawia rozliczenia?

• Sprawdź numer FloraHolland
• Sprawdź, czy klient jest aktywny u FloraHolland
• Skontaktuj się z FloraHolland i supportem Easyflor

Pytanie: Czy mogę cofnąć rozliczenie?

• Raz wysłane nie możesz odzyskać
• Skontaktuj się z FloraHolland, jeśli było to przez przypadek
• Dlatego zawsze dobrze sprawdzaj przed kliknięciem "Zastosuj"

Co robić w przypadku problemów?

Problem: Klient nie pojawia się na liście rozliczeń

• Sprawdź, czy administracja "Rozliczanie Flora" jest ustawiona u dłużnika
• Sprawdź, czy są otwarte faktury
• Sprawdź, czy faktury są we właściwej administracji

Problem: FloraHolland wysyła komunikat o błędzie

• Sprawdź numer FloraHolland (prawidłowo wypełniony?)
• Sprawdź, czy klient jest aktywny u FloraHolland
• Skontaktuj się z FloraHolland w sprawie statusu ich systemu

Problem: Płatność nie dochodzi

• Najpierw poczekaj na normalny termin płatności (1-2 tygodnie)
• Sprawdź, czy rozliczenie zostało wysłane (potwierdzenie e-mail)
• Skontaktuj się z FloraHolland, aby sprawdzić status
• Może być problem administracyjny u FloraHolland

Problem: Nieprawidłowa kwota rozliczona

• Sprawdź faktury w Easyflor (czy się zgadzają?)
• Skontaktuj się z FloraHolland
• Może być potrzebna korekta

Problem: Konfiguracja nie działa

• Czy wykonałeś wszystkie kroki?
• Sprawdź każdy krok ponownie
• Skontaktuj się z supportem Easyflor
• Mogą sprawdzić Twoją konfigurację

Podsumowanie

Konfigurację i używanie rozliczeń Flora robisz w dwóch częściach:

Część 1 - Jednorazowy setup (zrób raz):

1. Metoda płatności: Admin → Metody płatności → Nowy → Nazwa "Rozliczanie Flora" → Zapisz
2. Administracja: Organizacja → Administracja → Nowy → Nazwa "Rozliczanie Flora" → Utwórz serię numerów faktur (np. prefiks "FL") → Zapisz
3. Konfiguracja: Admin → Konfiguracja → Faktura → Konfiguracja Flora → Wybierz administrację "Rozliczanie Flora" → Zapisz
4. Ustaw dla każdego dłużnika:
   • Organizacja → Dłużnicy → Wybierz klienta
   • Administracja: "Rozliczanie Flora"
   • Numer FloraHolland: [wypełnij numer klienta]
   • Konfiguracja → Faktura → Metoda płatności: "Rozliczanie Flora"
   • Zapisz
   • Powtórz dla każdego klienta Flora

Część 2 - Okresowe użycie (tygodniowo/miesięcznie):

1. Twórz faktury jak zwykle (automatycznie trafiają do administracji "Rozliczanie Flora")
2. Faktury → Według dłużnika → Flora
3. Administracja: "Rozliczanie Flora" → Zastosuj
4. E-mail jest automatycznie wysyłany do FloraHolland
5. FloraHolland rozlicza na fakturach aukcyjnych klientów i płaci Tobie

Dlaczego ważne:

• Pewność płatności przez FloraHolland
• Mniejsze ryzyko niezapłacenia
• Wygodne dla klientów
• Przejrzysta administracja

Uwaga: Pierwsze razy dobrze sprawdzaj, czy wszystko idzie poprawnie i w przypadku problemów skontaktuj się z supportem!