Jak utworzyć użytkownika i pracownika w Easyflor?

Czym są użytkownik i pracownik?

W Easyflor dla każdej osoby, która będzie pracować w systemie, musisz utworzyć dwie rzeczy: najpierw użytkownika (konto, na które ktoś się loguje), a następnie pracownika (osobę wykonującą zadania w systemie). Te dwa elementy należą do siebie i zawsze muszą być tworzone razem.

Dlaczego tworzysz użytkownika i pracownika?

• Umożliwienie logowania: Bez użytkownika ktoś nie może się zalogować do Easyflor
• Wykonywanie zadań: Pracownik może dokonywać zakupów i sprzedaży w systemie
• Przyznawanie uprawnień: Określasz, co ktoś może, a czego nie może robić
• Kto co robi: Później widzisz, która osoba wykonała jaką czynność
• Przegląd: Zawsze wiesz, kto pracuje w systemie
• Bezpieczeństwo: Każdy ma swoje własne dane logowania

Kiedy tworzysz użytkownika i pracownika?

Przykłady:

• Przychodzi nowy pracownik, który musi móc pracować w Easyflor
• Stażysta musi tymczasowo uzyskać dostęp do systemu
• Zewnętrzny pracownik musi móc się zalogować
• Twoja firma rośnie i do zespołu dochodzą nowe osoby
• Ktoś potrzebuje nowego konta, ponieważ stare już nie działa

---

Ważne: Kolejność!

Krok 1: Najpierw tworzysz UŻYTKOWNIKA ↓ Krok 2: Następnie tworzysz PRACOWNIKA i łączysz go z użytkownikiem

Nie możesz tego zrobić na odwrót! Użytkownik musi istnieć zanim możesz utworzyć pracownika.

---

Część 1: Tworzenie użytkownika

Czym jest użytkownik?

Użytkownik to konto logowania. Zawiera nazwę użytkownika, hasło i adres e-mail, za pomocą których można się zalogować do Easyflor.

Krok 1: Przejdź do użytkowników

1. Kliknij kafelek "Admin"
2. Kliknij "Użytkownicy"
3. Kliknij "+Nowy"

Krok 2: Wypełnij podstawowe dane

1. Nazwa użytkownika:

• Wybierz wyraźną i unikalną nazwę użytkownika
• Użyj na przykład imienia lub imienia i nazwiska
• Przykłady:
  • "jan.kowalski"
  • "maria"
  • "piotr.nowak"

2. Adres e-mail:

• Wprowadź adres e-mail osoby
• Będzie używany do resetowania hasła i powiadomień
• Przykład: jan.kowalski@firmakwiatowa.pl

3. Hasło:

• Wybierz bezpieczne hasło
• Użyj kombinacji liter, cyfr i ewentualnie znaków specjalnych
• Przykład: Kwiat2024!

4. Powtórz hasło:

• Wpisz hasło jeszcze raz
• Musi być dokładnie takie samo!

5. Język:

• Wybierz język, w którym ta osoba chce używać Easyflor
• Przykłady:
  • Polski
  • Angielski
  • Niemiecki

6. Schemat kolorów:

• Wybierz tutaj "Default"
• To standardowe ustawienie kolorów Easyflor

Krok 3: Pozostaw resztę pustą!

Ważne: Pozostaw wszystkie inne pola puste dla najlepszego działania konta.

Krok 4: Zapisz użytkownika

• Kliknij "Zapisz"
• Użytkownik jest teraz utworzony!

---

Część 2: Tworzenie pracownika

Czym jest pracownik?

Pracownik to osoba wykonująca zadania w Easyflor. Pracownik jest połączony z użytkownikiem i może dokonywać zakupów, sprzedaży i innych zadań.

Krok 1: Przejdź do pracowników

1. Kliknij "Organizacja"
2. Kliknij "Pracownicy"
3. Kliknij "+Nowy"

Krok 2: Wypełnij dane pracownika

1. Nazwa pracownika:

• Użyj dokładnie tej samej nazwy co nazwa użytkownika, którą właśnie utworzyłeś
• Zapewnia to, że wszystko do siebie pasuje
• Przykład: Jeśli nazwa użytkownika to "jan.kowalski", wypełnij tutaj również "jan.kowalski"

2. Kod:

• To skrócona nazwa lub kod pracownika
• Użyj na przykład inicjałów lub skróconej wersji nazwiska
• Przykłady:
  • "JK" (dla Jan Kowalski)
  • "MN" (dla Maria Nowak)
  • "PIOTR" (dla Piotr)

3. Role:

• Wybierz tutaj, jakie zadania pracownik może wykonywać
• Wybierz "Kupujący" i "Sprzedający"
• Daje to pracownikowi podstawowe uprawnienia do pracy w systemie

Co oznaczają te role?

• Kupujący: Osoba może dokonywać zakupów (zamawiać produkty)
• Sprzedający: Osoba może sprzedawać (sprzedawać klientom)

4. Użytkownik:

• Wybierz tutaj użytkownika, którego utworzyłeś w Części 1
• Ważne: To łączy pracownika z kontem logowania!
• W przykładzie: wybierz "jan.kowalski"

5. Kraj:

• Wybierz kraj, w którym znajduje się pracownik
• Przykład: Polska

6. Waluta:

• Wybierz walutę, z którą pracownik pracuje
• Przykład: Złoty (PLN)

7. Język:

• Wybierz ten sam język co przy użytkowniku
• Przykład: Polski

Krok 3: Zapisz pracownika

• Kliknij "Zapisz"
• Pracownik jest teraz utworzony i połączony z użytkownikiem!

---

Kompletny przykład: Dodawanie Jana Kowalskiego

Sytuacja:

Masz nowego pracownika: Jan Kowalski. Musi móc się zalogować i dokonywać zakupów i sprzedaży.

Krok 1: Tworzenie użytkownika

1. Admin → Użytkownicy → +Nowy
2. Nazwa użytkownika: "jan.kowalski"
3. Adres e-mail: "jan.kowalski@firmakwiatowa.pl"
4. Hasło: "Kwiat2024!"
5. Powtórz hasło: "Kwiat2024!"
6. Język: "Polski"
7. Schemat kolorów: "Default"
8. Resztę pozostaw pustą
9. Zapisz

Krok 2: Tworzenie pracownika

1. Organizacja → Pracownicy → +Nowy
2. Nazwa pracownika: "jan.kowalski" (dokładnie ta sama nazwa!)
3. Kod: "JK"
4. Role: zaznacz "Kupujący" i "Sprzedający"
5. Użytkownik: wybierz "jan.kowalski" z listy
6. Kraj: "Polska"
7. Waluta: "PLN"
8. Język: "Polski"
9. Zapisz

Wynik:

UŻYTKOWNIK UTWORZONY:
Nazwa użytkownika: jan.kowalski
E-mail: jan.kowalski@firmakwiatowa.pl
    ↓
PRACOWNIK UTWORZONY:
Nazwa: jan.kowalski
Kod: JK
Role: Kupujący i Sprzedający
Połączony z użytkownikiem: jan.kowalski
    ↓
Jan Kowalski może teraz się zalogować i pracować w Easyflor!

---

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Używaj spójnych nazw

• Używaj tej samej nazwy dla użytkownika i pracownika
• Zapobiega to pomyłkom
• Od razu widzisz, że należą do siebie

Wskazówka 2: Wybieraj wyraźne kody

• Używaj rozpoznawalnych kodów jak inicjały
• Nie za kryptyczne (nie "X123")
• Wyraźne (tak "JK" dla Jan Kowalski)

Wskazówka 3: Bezpiecznie zapisz hasło

• Zapisz hasło gdzieś bezpiecznie
• Lub wyślij je bezpieczną metodą do nowego użytkownika
• Następnie usuń je ze swoich notatek

Wskazówka 4: Przetestuj konto

• Poproś nowego użytkownika o natychmiastowe zalogowanie się
• Sprawdź, czy wszystko działa
• Dzięki temu możesz od razu rozwiązać problemy

Wskazówka 5: Pozostaw inne pola puste

• Przy użytkowniku: pozostaw wszystkie dodatkowe pola puste
• Zapewnia to najlepsze działanie
• Wypełniaj tylko jeśli dokładnie wiesz dlaczego

Wskazówka 6: Wybierz odpowiednie role

• Przyznawaj tylko role, które są potrzebne
• Kupujący i Sprzedający to podstawa
• Więcej ról zawsze możesz dodać później

Wskazówka 7: Ten sam język wszędzie

• Używaj tego samego języka przy użytkowniku i pracowniku
• Zapobiega to pomyłkom
• System wtedy działa najpłynniej

---

Częste błędy

Błąd 1: Tworzenie pracownika bez użytkownika

• Próbujesz najpierw utworzyć pracownika
• Skutek: Nie możesz wybrać użytkownika przy pracowniku
• Rozwiązanie: Zawsze NAJPIERW twórz użytkownika, POTEM pracownika

Błąd 2: Używanie różnych nazw

• Użytkownik nazywa się "jan.kowalski", pracownik nazywa się "Jan"
• Skutek: Zamieszanie, nie widzisz, że należą do siebie
• Rozwiązanie: Używaj dokładnie tej samej nazwy dla obu

Błąd 3: Hasła się nie zgadzają

• Wpisujesz dwa różne hasła
• Skutek: System wyświetla komunikat o błędzie
• Rozwiązanie: Wpisz oba hasła dokładnie tak samo

Błąd 4: Nie wybrane żadne role

• Zapominasz zaznaczyć "Kupujący" i "Sprzedający"
• Skutek: Pracownik nic nie może robić w systemie
• Rozwiązanie: Zawsze zaznaczaj co najmniej te dwie role

Błąd 5: Połączony niewłaściwy użytkownik

• Łączysz pracownika z niewłaściwym użytkownikiem
• Skutek: Osoba nie może się zalogować lub widzi niewłaściwe dane
• Rozwiązanie: Dokładnie sprawdź, którego użytkownika wybierasz

Błąd 6: Wypełnione dodatkowe pola

• Przy użytkowniku wypełniasz pola, które powinny pozostać puste
• Skutek: Konto może nie działać optymalnie
• Rozwiązanie: Pozostaw wszystkie dodatkowe pola puste, chyba że dokładnie wiesz, co robisz

Błąd 7: Zapomniane zapisanie hasła

• Tworzysz hasło, ale go nie zapisujesz
• Skutek: Nowy użytkownik nie może się zalogować
• Rozwiązanie: Od razu zapisz hasło i bezpiecznie je przekaż

---

Co może teraz zrobić nowy użytkownik?

Po utworzeniu osoba może:

• Zalogować się do Easyflor przy użyciu nazwy użytkownika i hasła
• Dokonywać zakupów (zamawiać produkty u dostawców)
• Dokonywać sprzedaży (sprzedawać produkty klientom)
• Przeglądać i zarządzać zapasami
• Tworzyć i wysyłać faktury
• Wykonywać wszystkie inne podstawowe zadania w Easyflor

Czego osoba NIE może (chyba że przyznasz dodatkowe uprawnienia)?

• Zmieniać ustawień systemowych
• Tworzyć lub usuwać innych użytkowników
• Modyfikować ustawień administracyjnych
• Przeglądać wrażliwych danych finansowych

---

Wizualny przegląd procesu

START: Dochodzi nowy pracownik
    ↓
KROK 1: Tworzenie użytkownika
    ↓
Admin → Użytkownicy → +Nowy
Wypełnij: nazwa, e-mail, hasło, język, schemat
Resztę pozostaw pustą → Zapisz
    ↓
KROK 2: Tworzenie pracownika
    ↓
Organizacja → Pracownicy → +Nowy
Wypełnij: nazwa (ta sama!), kod, role, użytkownik, kraj, waluta, język
Zapisz
    ↓
KROK 3: Test
    ↓
Nowy pracownik loguje się przy użyciu nazwy użytkownika + hasła
    ↓
GOTOWE! Pracownik może pracować w Easyflor

---

Podsumowanie

Aby dać nowej osobie dostęp do Easyflor, tworzysz dwie rzeczy: najpierw użytkownika, a następnie pracownika, który jest połączony z tym użytkownikiem.

Aby utworzyć użytkownika, przechodzisz do Admin, a następnie do Użytkownicy, gdzie klikasz "+Nowy". Wypełniasz następujące dane:

• Nazwę użytkownika, której osoba używa do logowania
• Adres e-mail osoby do resetowania hasła i powiadomień
• Hasło i jego powtórzenie, które musi być dokładnie takie samo
• Język, w którym osoba chce używać Easyflor
• Schemat kolorów, gdzie wybierasz "Default"
• Wszystkie inne pola pozostawiasz puste dla optymalnego działania, następnie zapisujesz użytkownika

Bezpośrednio potem tworzysz pracownika, przechodząc do Organizacja, a następnie do Pracownicy, gdzie klikasz "+Nowy". Wypełniasz następujące dane:

• Dokładnie tę samą nazwę pracownika co nazwa użytkownika, którą właśnie utworzyłeś
• Kod, który jest skróconą wersją nazwy, jak inicjały
• Role, gdzie zaznaczasz "Kupujący" i "Sprzedający", aby osoba mogła wykonywać podstawowe zadania
• Użytkownika, którego utworzyłeś w pierwszym kroku, aby pracownik był połączony z kontem logowania
• Kraj, walutę i język pracownika, gdzie wybierasz ten sam język co przy użytkowniku

Ważne jest, aby zawsze najpierw utworzyć użytkownika, a dopiero potem pracownika, ponieważ pracownik musi być połączony z istniejącym użytkownikiem. Używając tej samej nazwy dla obu, zachowujesz przejrzystość i od razu widzisz, że należą do siebie. Po zapisaniu nowa osoba może się zalogować przy użyciu nazwy użytkownika i hasła i od razu pracować w Easyflor z uprawnieniami kupującego i sprzedającego.