Wie richtet man AI2 ein und verwendet es in Easyflor?

Was ist AI2?

AI2 ist ein Inkasso-System speziell für die Zierpflanzenbranche (Blumen und Pflanzen). Es hilft Ihnen, Geld von Kunden einzuziehen, die auf Rechnung gekauft haben. Anstatt selbst Zahlungen nachzuverfolgen, erledigt AI2 dies für Sie.

Warum AI2 verwenden?

• Automatisches Inkasso: Sie müssen Zahlungen nicht selbst nachverfolgen
• Zeit sparen: AI2 erledigt die Arbeit für Sie
• Weniger Aufwand: Keine manuellen Zahlungserinnerungen mehr versenden
• Speziell für die Blumenbranche: Das System kennt die Regeln Ihrer Branche
• Zuverlässig: Sie erhalten Ihr Geld über ein zuverlässiges System
• Übersichtlich: Sie sehen auf einen Blick, welche Rechnungen eingezogen werden

Wann verwendet man AI2?

Beispiele:

• Kunden zahlen nicht pünktlich und Sie möchten dies automatisieren
• Sie arbeiten in der Blumenbranche und möchten ein branchenspezifisches System
• Sie möchten weniger Zeit mit dem Einziehen von Rechnungen verbringen
• Sie suchen eine Alternative zu anderen Inkassobüros

---

Teil 1: AI2 in Easyflor einrichten

Dies machen Sie einmal (einmalige Einrichtung)

Schritt 1: Gehen Sie zur Konfiguration

1. Klicken Sie auf die Kachel "Admin"
2. Klicken Sie auf "System"
3. Klicken Sie auf "Konfiguration"
4. Klicken Sie auf "Exportieren"
5. Klicken Sie auf "AI2 Konfiguration"

Schritt 2: Wählen Sie eine Zahlungsmethode

• Bei "Zahlungsmethode": wählen oder erstellen Sie eine neue
• Tipp: Erstellen Sie eine neue Zahlungsmethode mit dem Namen "AI2"
  • So bleibt alles übersichtlich und Sie wissen sofort, dass es um AI2 geht

Schritt 3: Wählen Sie eine Nummernkategorie

• Bei "Nummernkategorie": wählen oder erstellen Sie eine neue
• Tipp: Erstellen Sie auch hier eine neue Kategorie mit dem Namen "AI2"
  • Wieder für die Übersichtlichkeit!

Schritt 4: MwSt-Satz einstellen

• Bei "LowVATRates": wählen Sie "MwSt Niedriger Satz"
  • Dies ist der niedrige MwSt-Prozentsatz (normalerweise 9%)

Schritt 5: Speichern

• Klicken Sie auf "Anwenden"

---

Teil 2: AI2-Nummern bei Kunden eintragen

Warum ist das nötig?

Jeder Kunde, bei dem über AI2 eingezogen werden soll, benötigt eine AI2-Nummer. Diese Nummer verbindet den Kunden mit dem AI2-System.

Schritt 1: Gehen Sie zu Debitoren

1. Klicken Sie auf "Organisation"
2. Klicken Sie auf "Allgemein"
3. Klicken Sie auf "Debitoren"

Schritt 2: Wählen Sie den Kunden

• Klicken Sie auf den Debitor (Kunden), für den Sie die AI2-Nummer eintragen möchten

Schritt 3: Gehen Sie zu Nummern

1. Klicken Sie auf "Kontakt"
2. Klicken Sie auf "Nummern"

Schritt 4: Tragen Sie die AI2-Nummer ein

• Fügen Sie die AI2-Nummer dieses Kunden hinzu
• Diese Nummer erhalten Sie von AI2 oder Sie müssen sie beantragen

Schritt 5: Wiederholen Sie dies für alle Kunden

• Machen Sie dies für jeden Kunden, bei dem über AI2 eingezogen werden soll
• Ohne AI2-Nummer funktioniert das System nicht für diesen Kunden!

---

Teil 3: AI2 für Inkasso verwenden

Wann verwendet man dies?

Jedes Mal, wenn Sie Rechnungen über AI2 einziehen lassen möchten.

Schritt 1: Gehen Sie zu Rechnungen exportieren

1. Klicken Sie auf "Rechnungen"
2. Klicken Sie auf "Sonstiges"
3. Klicken Sie auf "Exportieren"
4. Klicken Sie auf "Zahlungspartner"
5. Klicken Sie auf "AI2"

Schritt 2: Füllen Sie die Daten aus

Pflichtfelder:

• Inkassodatum: Das Datum, an dem AI2 das Geld einziehen soll
  • Wählen Sie ein Datum in der Zukunft (zum Beispiel in 7 Tagen)
• Verwaltung: Wählen Sie die Verwaltung, für die Sie Rechnungen exportieren möchten
• Datum bis: Bis zu welchem Datum möchten Sie Rechnungen mitnehmen?
  • Zum Beispiel: alle Rechnungen bis einschließlich heute

Was bedeutet das?

• Sie sagen dem System: "Ziehe alle Rechnungen bis [Datum] am [Inkassodatum] ein"

Schritt 3: Starten Sie den Export

1. Klicken Sie auf "Anwenden"
2. Die Verknüpfung beginnt nun zu arbeiten
3. Die Rechnungen werden an AI2 gesendet
4. AI2 wird die Rechnungen am gewählten Datum einziehen

Schritt 4: Überprüfen

• Prüfen Sie, ob der Export erfolgreich war
• AI2 regelt nun die Zahlungen!

---

Visuelle Übersicht

SCHRITT 1: Einmalig einrichten
    ↓
Admin → Konfiguration → AI2 einrichten
    ↓
SCHRITT 2: AI2-Nummern eintragen
    ↓
Organisation → Debitoren → Nummern eintragen
    ↓
SCHRITT 3: Rechnungen exportieren (bei Bedarf)
    ↓
Rechnungen → Exportieren → AI2
    ↓
AI2 zieht die Rechnungen für Sie ein!

---

Wichtige Tipps

Tipp 1: Machen Sie die Einrichtung einmal richtig

• Die erste Einrichtung kostet etwas Zeit
• Aber danach funktioniert alles automatisch!
• Überprüfen Sie sorgfältig, ob alle Einstellungen stimmen

Tipp 2: Führen Sie AI2-Nummern nach

• Erstellen Sie eine Liste, welcher Kunde welche AI2-Nummer hat
• So verlieren Sie nicht den Überblick
• Aktualisieren Sie diese Liste regelmäßig

Tipp 3: Planen Sie Inkassodaten vernünftig

• Wählen Sie kein Datum in 1 Tag (zu schnell!)
• Geben Sie Kunden Zeit: wählen Sie zum Beispiel 7-14 Tage im Voraus
• So können Kunden noch selbst bezahlen, wenn sie möchten

Tipp 4: Exportieren Sie regelmäßig

• Machen Sie dies zum Beispiel jede Woche
• So bleiben Rechnungen nicht zu lange offen stehen
• Sie erhalten Ihr Geld schneller

Tipp 5: Kommunizieren Sie mit Kunden

• Informieren Sie Kunden, dass Sie AI2 verwenden
• Erklären Sie, wann sie mit dem Einzug rechnen können
• Vermeiden Sie Überraschungen!

Tipp 6: Überprüfen Sie vor dem Export

• Prüfen Sie, welche Rechnungen mitgenommen werden
• Gibt es Rechnungen, die Sie ausschließen möchten?
• Machen Sie dies, bevor Sie auf "Anwenden" klicken

---

Häufige Fehler

Fehler 1: AI2-Nummern vergessen einzutragen

• Sie exportieren Rechnungen, aber Kunden haben keine AI2-Nummer
• Folge: Die Verknüpfung funktioniert nicht für diese Kunden
• Lösung: Tragen Sie zuerst alle AI2-Nummern bei Ihren Kunden ein

Fehler 2: Falsches Inkassodatum gewählt

• Sie wählen ein Datum, das bereits vorbei ist
• Folge: Das Inkasso kann nicht stattfinden
• Lösung: Wählen Sie immer ein Datum in der Zukunft

Fehler 3: Falsche Verwaltung ausgewählt

• Sie wählen die falsche Verwaltung
• Folge: Falsche Rechnungen werden exportiert
• Lösung: Überprüfen Sie immer, welche Verwaltung Sie auswählen

Fehler 4: Datum bis nicht ausgefüllt

• Sie vergessen das Enddatum
• Folge: Das System weiß nicht, welche Rechnungen mitgenommen werden sollen
• Lösung: Füllen Sie immer das "Datum bis" aus

Fehler 5: MwSt-Satz falsch eingestellt

• Sie wählen den falschen MwSt-Satz bei der Einrichtung
• Folge: Beträge stimmen nicht
• Lösung: Wählen Sie immer "MwSt Niedriger Satz" für LowVATRates

---

Praxisbeispiel

Situation:

Sie haben 10 Rechnungen, die bezahlt werden müssen. Sie möchten AI2 verwenden, um diese in 10 Tagen einzuziehen.

Schritt 1: Einmalige Einrichtung (falls noch nicht geschehen)

1. Admin → Konfiguration → AI2 Konfiguration
2. Zahlungsmethode: "AI2"
3. Nummernkategorie: "AI2"
4. LowVATRates: "MwSt Niedriger Satz"
5. Speichern

Schritt 2: AI2-Nummern überprüfen

1. Gehen Sie zu Organisation → Debitoren
2. Überprüfen Sie, ob alle 10 Kunden eine AI2-Nummer haben
3. Nummern fehlen? Fügen Sie sie hinzu!

Schritt 3: Rechnungen exportieren

1. Gehen Sie zu Rechnungen → Exportieren → AI2
2. Inkassodatum: Heute + 10 Tage
3. Verwaltung: Wählen Sie die richtige aus
4. Datum bis: Heute
5. Klicken Sie auf "Anwenden"

Ergebnis:

• Die 10 Rechnungen werden an AI2 gesendet
• In 10 Tagen zieht AI2 das Geld ein
• Sie müssen nichts mehr tun!

---

Zusammenfassung: Schnelle Checkliste

Einmalige Einrichtung (machen Sie einmal):

• Admin → System → Konfiguration → Exportieren → AI2 Konfiguration
• Wählen Sie Zahlungsmethode (neu erstellen: "AI2")
• Wählen Sie Nummernkategorie (neu erstellen: "AI2")
• Bei LowVATRates: wählen Sie "MwSt Niedriger Satz"
• Klicken Sie auf "Anwenden"

AI2-Nummern eintragen (machen Sie pro Kunde):

• Organisation → Allgemein → Debitoren
• Wählen Sie den Kunden
• Kontakt → Nummern
• Tragen Sie die AI2-Nummer ein
• Wiederholen Sie dies für alle Kunden, bei denen über AI2 eingezogen werden soll

Rechnungen exportieren (jedes Mal wenn Sie einziehen möchten):

• Rechnungen → Sonstiges → Exportieren → Zahlungspartner → AI2
• Füllen Sie Inkassodatum aus (Datum in der Zukunft)
• Wählen Sie Verwaltung
• Füllen Sie Datum bis aus (bis zu welchem Datum Rechnungen mitnehmen)
• Klicken Sie auf "Anwenden"
• Überprüfen Sie, ob der Export erfolgreich war

Jetzt regelt AI2 die Inkassos für Sie! 💰