Wie erstellt man eine Buchhaltungsanbindung in Easyflor?

Was ist eine Buchhaltungsanbindung?

Eine Buchhaltungsanbindung ist eine automatische Verbindung zwischen Easyflor und deinem Buchhaltungsprogramm (wie SnelStart, Twinfield oder e-Boekhouden). Dadurch werden deine Rechnungen und Finanzdaten automatisch an deine Buchhaltung übertragen, ohne dass du alles manuell abtippen musst.

Warum verwendet man eine Buchhaltungsanbindung?

• Zeit sparen: Du musst nicht alle Rechnungen manuell in dein Buchhaltungsprogramm übertragen
• Keine Fehler: Automatisches Übertragen verhindert Tippfehler
• Immer aktuell: Deine Buchhaltung wird automatisch aktualisiert
• Weniger Arbeit: Der Buchhalter hat sofort alle Daten
• Übersichtlich: Alle Finanzdaten befinden sich an einem Ort
• Professionell: Deine Verwaltung ist immer ordentlich

Welche Buchhaltungspakete werden unterstützt?

Easyflor arbeitet mit: SnelStart, Twinfield, Exact, Exact Online, King, Multivers, e-Boekhouden. Andere Pakete können als Maßarbeit angebunden werden.

Teil 1: Die Anbindung erstellen

1. Admin → System → Konfiguration → Exportieren → Verwaltung → Neu
2. Fülle aus: Name, Verwaltung, Buchhaltungspaket, zu synchronisierende Daten, Startdatum, Verzögerung (meist 0d)
3. Klicke auf "Speichern"

Teil 2: Anmeldedaten eingeben

Für e-Boekhouden:

Username und Security Code (Beheer → Instellingen → Koppelingen → API/SOAP)

Für SnelStart:

KEY eingeben, die du von SnelStart erhältst → "Anwenden"

Für Twinfield:

Verschiedene Daten eingeben (siehe Abbildung). „UseCreditManagement" → Berater kontaktieren. Standard: nicht angekreuzt.

Für Exact:

E-Mail-Adresse angeben.

Teil 3: Konfiguration überprüfen

Zurück zu Admin → System → Konfiguration → Exportieren → Verwaltung → deine Anbindung → "Konfiguration"

Teil 4: Buchhaltungsnummern eingeben (Regeln)

Buchhaltungsnummern (Sachkontonummern) sind Codes deines Buchhalters zum Sortieren von Einnahmen und Ausgaben. Frage sie bei deinem Buchhalter an.

Schritt 1: MwSt.-Sätze erstellen

Du brauchst MwSt.-Sätze zuerst, weil du sie bei Artikeln benötigst.

Weitere Informationen über MwSt.-Sätze in Easyflor findest du in der Anleitung: Erstellen und Pflegen von MwSt.-Sätzen

Menü: deine Anbindung → "Regeln" → "MwSt.-Sätze" → "Neu"

Ausfüllen: Name (z.B. „MwSt. NL Hoch"), Sachkontonummer, MwSt.-Code, Verwaltung → "Anwenden"

Erstelle separate Sätze für: MwSt. Hoch (21%), MwSt. Niedrig (9%), MwSt. 0%, eventuell andere Länder.

Schritt 2: Artikel einrichten

Artikelregeln bestimmen, auf welches Sachkonto dein Umsatz gebucht wird.

Menü: deine Anbindung → "Regeln" → "Artikel" → "Neu"

Ausfüllen: Name, Sachkontonummer, MwSt.-Exportregel, optional Artikelgruppe, Verwaltung, MwSt.-Sätze, optional Land/Ländergruppe, Credit-/Lastschrift-/alle Rechnungen, ICP/ECP-Rechnungen → "Anwenden"

Erstelle separate Regeln für niederländischen Verkauf (21%, 9%), EU-Verkauf (verlagert), Export außerhalb EU (0%).

Schritt 3: Aufschläge einrichten

Aufschläge sind zusätzliche Kosten wie Transport-, Verpackungs- oder Servicekosten.

Weitere Informationen über Aufschläge in Easyflor findest du in der Anleitung: Aufschläge erstellen und verwenden

Menü: deine Anbindung → "Regeln" → "Aufschläge" → "Neu"

Wie bei Artikeln, aber mit Aufschlagsgruppen statt Artikelgruppen.

Schritt 4: Gebinde einrichten

Gebinde sind Kisten, Behälter, Eimer usw.

Wichtige Entscheidungen:

• Einweg: Kunde behält es, muss bezahlen (kein Pfand, normale MwSt.)
• Mehrweg: Kunde bringt es zurück (immer Pfand, immer MwSt. 0%)

Menü: deine Anbindung → "Regeln" → "Gebinde" → "Neu". Wie bei Artikeln, aber beachte Pfand und MwSt.!

Schritt 5: Rollwagen einrichten

Wie Gebinde einrichten.

Spezielle Erklärung für e-Boekhouden

e-Boekhouden arbeitet NICHT mit Sachkontonummern, sondern mit Sachkonto-CODES (Namen).

Statt 8020 verwendest du HOOG_VERK_21. Codes findest du in deiner e-Boekhouden-Umgebung bei den Sachkonten.

Wichtige Tipps

1. Mit Buchhalter zusammenarbeiten — richtige Sachkontonummern anfragen
2. Erst mit einer Rechnung testen
3. Einfach anfangen — erst Basis-MwSt.-Sätze, dann Artikelregeln
4. Deutliche Namen — „MwSt. NL Hoch", „Umsatz NL Hoch"
5. Alles dokumentieren
6. Pfand bei Gebinden — Mehrweg = immer Pfand = immer MwSt. 0%
7. Regelmäßig überprüfen — monatlich Umsatz vergleichen

Häufige Fehler

1. Falsche Anmeldedaten → Daten im Buchhaltungsprogramm überprüfen
2. Nummern statt Codes bei e-Boekhouden → Codes wie „HOOG_VERK_21" verwenden
3. Keine MwSt.-Sätze erstellt → immer zuerst MwSt.-Sätze erstellen
4. Falsche MwSt. bei Pfand → Pfand ist immer MwSt. 0%
5. Zu kompliziert anfangen → einfach beginnen, später mehr hinzufügen
6. Nicht testen → immer erst mit einer Rechnung testen!

Verwandte Anleitungen

• Erstellen und Pflegen von MwSt.-Sätzen — MwSt.-Prozentsätze einstellen und verwalten
• Aufschläge erstellen und verwenden — Aufschläge für Preiserhöhungen einrichten

Zusammenfassung

Buchhaltungsanbindung erstellen: Admin → System → Konfiguration → Exportieren → Verwaltung → Neu. Basisdaten ausfüllen (Name, Verwaltung, Paket, Daten, Startdatum, Verzögerung). Anmeldedaten eingeben. Dann über Regeln: erst MwSt.-Sätze, dann Artikelregeln, Aufschläge, Gebinde und Rollwagen. Wichtig: e-Boekhouden verwendet Codes statt Nummern. Immer erst mit einer Rechnung testen und eng mit dem Buchhalter zusammenarbeiten.