Wie richtet man die automatische Verteilung von EKTs in Easyflor ein?

Was ist die automatische Verteilung von EKTs?

Die automatische Verteilung sorgt dafür, dass eingehende EKT-Nachrichten (elektronische Einkäufe von z.B. Blumen) automatisch an den richtigen Kunden oder Standort weitergeleitet werden. Das System schaut auf die Platz- oder Sitznummer in der EKT-Nachricht und leitet sie dann automatisch an die richtige Stelle weiter.

Warum automatische Verteilung verwenden?

• Zeit sparen: Sie müssen nicht jede EKT-Nachricht manuell sortieren
• Keine Fehler: Das System leitet Nachrichten automatisch an die richtige Stelle
• Für mehrere Einkäufer: Jeder Einkäufer erhält automatisch seine eigenen Bestellungen
• Für mehrere LKWs: Jeder LKW erhält automatisch seine eigenen Einkäufe
• Übersichtlich: Jeder sieht nur seine eigenen EKT-Nachrichten
• Effizient: Alles geschieht automatisch ohne dass Sie etwas tun müssen

Wann verwendet man dies?

Situation 1: Mehrere Einkäufer

Ihr Unternehmen hat 3 Einkäufer:

• Einkäufer A verwendet Platznummer 3001
• Einkäufer B verwendet Platznummer 3002
• Einkäufer C verwendet Platznummer 3003

Mit automatischer Verteilung:

• EKT mit Nummer 3001 → Geht automatisch an Einkäufer A
• EKT mit Nummer 3002 → Geht automatisch an Einkäufer B
• EKT mit Nummer 3003 → Geht automatisch an Einkäufer C

Situation 2: Mehrere LKWs/Standorte

Sie haben 2 LKWs:

• LKW 1 verwendet Sitznummer 1001
• LKW 2 verwendet Sitznummer 1002

Mit automatischer Verteilung:

• EKT mit Nummer 1001 → Geht automatisch an LKW 1
• EKT mit Nummer 1002 → Geht automatisch an LKW 2

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Wichtige Vorabinformationen!

Was sind Platz- und Sitznummern?

Platz- und Sitznummern werden nicht in Easyflor erstellt, sondern bei Ihrem Lieferanten (wie FloraHolland oder einer anderen Auktion). Diese Nummern identifizieren verschiedene Einkäufer innerhalb Ihres Unternehmens.

Woher kommen diese Nummern?

• Sie beantragen sie bei Ihrem Lieferanten (z.B. FloraHolland)
• Jeder Lieferant kann mehrere Platznummern für Sie erstellen
• Diese Nummern werden in den EKT-Nachrichten verwendet, die Sie erhalten

Wichtig zu wissen:

ACHTUNG: Dies funktioniert nur, wenn die sendende Seite (Ihr Lieferant) die richtigen Platz- oder Sitznummern in den EKT-Nachrichten eingetragen hat. Stellen Sie sicher, dass Ihr Lieferant weiß, welche Nummern zu welchem Einkäufer gehören!

Beispiel bei FloraHolland:

• FloraHolland hat ein Portal, wo Sie Informationen über Sitz- und Platznummern finden können
• Dort können Sie auch zusätzliche Nummern für verschiedene Einkäufer beantragen

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Wie richtet man die automatische Verteilung ein?

Schritt 1: Gehen Sie zur Admin-Kachel

1. Klicken Sie auf die Kachel "Admin"

Schritt 2: Gehen Sie zur Konfiguration

1. Klicken Sie auf "System"
2. Klicken Sie auf "Konfiguration"

Schritt 3: Gehen Sie zu Verteilung

1. Klicken Sie auf "Importieren"
2. Klicken Sie auf "Verteilung"

Schritt 4: Erstellen Sie eine neue Verteilungsregel

1. Klicken Sie oben auf "+Neu"

Schritt 5: Richten Sie die Regel ein

Sie sehen nun zwei Teile auf Ihrem Bildschirm:

Teil 1: OBEN - Beschreiben Sie den eingehenden Strom

Dieser Teil beschreibt, welche EKT-Nachrichten diese Regel erfassen soll.

Filter, die Sie verwenden können:

• Platznummer: EKTs mit dieser spezifischen Platznummer (von Ihrem Lieferanten)
• Sitznummer: EKTs mit dieser spezifischen Sitznummer (von Ihrem Lieferanten)
• Lieferant: EKTs von einem bestimmten Lieferanten
• Kunde: EKTs für einen bestimmten Kunden
• Standort: EKTs für einen bestimmten Standort
• Und weitere Filteroptionen (siehe Abbildung)

Beispiel:

• Platznummer = 3001
• Dies bedeutet: "Erfasse alle EKTs, die mit Platznummer 3001 eingehen"

Teil 2: UNTEN - Unter "Ändern"

Dieser Teil beschreibt, wohin die EKT-Nachrichten in Ihrem Easyflor-System gehen sollen.

Sie können zwischen zwei Optionen wählen:

Option 1: An einen bestimmten Kunden (Debitor)

• Das EKT wird diesem Kunden in Easyflor zugewiesen
• Praktisch, wenn verschiedene Einkäufer als separate Kunden in Ihrem System stehen

Option 2: An einen bestimmten Standort

• Das EKT wird diesem Standort in Easyflor zugewiesen
• Praktisch, wenn Sie mehrere LKWs oder Niederlassungen haben

Beispiel:

• Debitor = "Einkäufer A"
• Dies bedeutet: "Sende diese EKTs an Einkäufer A in meinem Easyflor-System"

Schritt 6: Speichern Sie die Regel

• Klicken Sie auf "Speichern"
• Die Verteilungsregel ist jetzt aktiv!

Schritt 7: Wiederholen Sie für alle Einkäufer/Standorte

• Erstellen Sie für jeden Einkäufer oder Standort eine separate Regel
• So erhält jeder automatisch seine eigenen EKTs

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Vollständiges Beispiel: 3 Einkäufer

Situation:

Sie haben bei Ihrem Lieferanten 3 Platznummern beantragt:

• Platznummer 3001 für Einkäufer Jan
• Platznummer 3002 für Einkäufer Marie
• Platznummer 3003 für Einkäufer Piet

In Easyflor haben Sie 3 Debitoren erstellt:

• Debitor "Jan"
• Debitor "Marie"
• Debitor "Piet"

Regel 1: Für Einkäufer Jan

Oben (eingehender Strom):

• Platznummer = 3001

Unten (ändern):

• Debitor = "Jan"

Bedeutung: Alle EKTs, die mit Platznummer 3001 eingehen, gehen automatisch an Debitor Jan

Regel 2: Für Einkäufer Marie

Oben (eingehender Strom):

• Platznummer = 3002

Unten (ändern):

• Debitor = "Marie"

Bedeutung: Alle EKTs, die mit Platznummer 3002 eingehen, gehen automatisch an Debitor Marie

Regel 3: Für Einkäufer Piet

Oben (eingehender Strom):

• Platznummer = 3003

Unten (ändern):

• Debitor = "Piet"

Bedeutung: Alle EKTs, die mit Platznummer 3003 eingehen, gehen automatisch an Debitor Piet

Ergebnis:

EKT eingehend mit Platznummer 3001 (vom Lieferanten)
    ↓
Automatisch an Debitor Jan (in Easyflor)

EKT eingehend mit Platznummer 3002 (vom Lieferanten)
    ↓
Automatisch an Debitor Marie (in Easyflor)

EKT eingehend mit Platznummer 3003 (vom Lieferanten)
    ↓
Automatisch an Debitor Piet (in Easyflor)

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Vollständiges Beispiel: 2 Standorte

Situation:

Sie haben bei Ihrem Lieferanten 2 Sitznummern beantragt:

• Sitznummer 1001 für LKW Amsterdam
• Sitznummer 1002 für LKW Rotterdam

In Easyflor haben Sie 2 Standorte erstellt:

• Standort "Amsterdam"
• Standort "Rotterdam"

Regel 1: Für LKW Amsterdam

Oben (eingehender Strom):

• Sitznummer = 1001

Unten (ändern):

• Standort = "Amsterdam"

Bedeutung: Alle EKTs, die mit Sitznummer 1001 eingehen, gehen automatisch an Standort Amsterdam

Regel 2: Für LKW Rotterdam

Oben (eingehender Strom):

• Sitznummer = 1002

Unten (ändern):

• Standort = "Rotterdam"

Bedeutung: Alle EKTs, die mit Sitznummer 1002 eingehen, gehen automatisch an Standort Rotterdam

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Wichtige Tipps

Tipp 1: Beantragen Sie Nummern bei Ihrem Lieferanten

• Kontaktieren Sie Ihren Lieferanten (z.B. FloraHolland)
• Beantragen Sie für jeden Einkäufer oder LKW eine separate Platz- oder Sitznummer
• Notieren Sie genau, welche Nummer zu welchem Einkäufer gehört

Tipp 2: Testen Sie es immer!

• Erstellen Sie zuerst eine Regel in Easyflor
• Lassen Sie Ihren Lieferanten eine Test-EKT mit der richtigen Nummer senden
• Überprüfen Sie, ob die EKT beim richtigen Debitor/Standort in Easyflor ankommt
• Funktioniert es? Dann erstellen Sie die restlichen Regeln

Tipp 3: Verwenden Sie deutliche Namen in Easyflor

• Geben Sie Debitoren und Standorten erkennbare Namen
• Zum Beispiel: "Einkäufer Jan" oder "LKW Amsterdam"
• So sehen Sie auf einen Blick, wohin EKTs gehen

Tipp 4: Führen Sie eine Liste

• Erstellen Sie eine Übersicht: welche Nummer (vom Lieferanten) gehört zu welchem Debitor/Standort (in Easyflor)
• Zum Beispiel in Excel oder einer Notizdatei
• So verlieren Sie nicht den Überblick

Tipp 5: Überprüfen Sie regelmäßig

• Schauen Sie ab und zu, ob alle Regeln noch stimmen
• Gibt es neue Einkäufer? Beantragen Sie eine neue Nummer beim Lieferanten und fügen Sie eine Regel hinzu!
• Ist jemand gegangen? Entfernen Sie die Regel in Easyflor

Tipp 6: Kommunizieren Sie mit Ihrem Lieferanten

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Lieferant weiß, welche Nummern zu welchem Einkäufer gehören
• Sonst senden sie EKTs mit falschen Nummern
• Informieren Sie Ihren Lieferanten, wenn sich etwas ändert

Tipp 7: Verwenden Sie spezifische Filter

• Je spezifischer Ihr Filter, desto besser funktioniert es
• Zum Beispiel: Platznummer + Lieferant
• So verhindern Sie, dass falsche EKTs weitergeleitet werden

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Häufige Fehler

Fehler 1: Nummern nicht beim Lieferanten beantragt

• Sie versuchen zu verteilen, haben aber keine Platz-/Sitznummern bei Ihrem Lieferanten
• Folge: Alle EKTs kommen mit derselben (oder keiner) Nummer an
• Lösung: Beantragen Sie bei Ihrem Lieferanten separate Nummern für jeden Einkäufer

Fehler 2: Lieferant verwendet falsche Nummern

• Sie haben Regeln eingerichtet, aber der Lieferant sendet EKTs mit anderen Nummern
• Folge: EKTs werden nicht automatisch verteilt
• Lösung: Prüfen Sie mit dem Lieferanten, welche Nummern er verwendet, und passen Sie Ihre Regeln an (oder umgekehrt)

Fehler 3: Keine klaren Filter eingestellt

• Ihre Filter sind zu vage
• Folge: Falsche EKTs werden weitergeleitet
• Lösung: Seien Sie so spezifisch wie möglich mit Ihren Filtern

Fehler 4: Vergessen zu speichern

• Sie erstellen eine Regel, vergessen aber auf "Speichern" zu klicken
• Folge: Die Regel ist nicht aktiv
• Lösung: Klicken Sie immer auf "Speichern"!

Fehler 5: Doppelte Regeln erstellt

• Sie erstellen versehentlich zwei Regeln für dieselbe Nummer
• Folge: EKTs werden an die falsche Stelle gesendet oder es entsteht Verwirrung
• Lösung: Überprüfen Sie, ob es keine doppelten Regeln gibt

Fehler 6: Debitor oder Standort existiert nicht in Easyflor

• Sie versuchen an einen Debitor/Standort zu verteilen, der nicht existiert
• Folge: Das System weiß nicht, wohin die EKT gehen soll
• Lösung: Erstellen Sie zuerst den Debitor oder Standort in Easyflor

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Visuelle Übersicht des Prozesses

SCHRITT 1: Beim Lieferanten
    ↓
Beantragen Sie Platz-/Sitznummern für jeden Einkäufer
(Zum Beispiel: 3001, 3002, 3003)
    ↓
SCHRITT 2: In Easyflor
    ↓
Erstellen Sie Debitoren oder Standorte für jeden Einkäufer
(Zum Beispiel: "Jan", "Marie", "Piet")
    ↓
SCHRITT 3: Verteilung einrichten
    ↓
Admin → Konfiguration → Verteilung
    ↓
SCHRITT 4: Regel erstellen
    ↓
+Neu → Füllen Sie Filter aus (oben)
Zum Beispiel: Platznummer = 3001
    ↓
SCHRITT 5: Ziel wählen
    ↓
Füllen Sie Ziel aus (unten bei "Ändern")
Zum Beispiel: Debitor = "Jan"
    ↓
SCHRITT 6: Speichern
    ↓
SCHRITT 7: Wiederholen für jeden Einkäufer
    ↓
FERTIG! EKTs werden automatisch verteilt

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Zusammenfassung

Um die automatische Verteilung von EKTs einzurichten, beantragen Sie zuerst bei Ihrem Lieferanten separate Platz- oder Sitznummern für jeden Einkäufer oder LKW. Diese Nummern werden nicht in Easyflor erstellt, sondern von Ihrem Lieferanten zugewiesen. Anschließend erstellen Sie in Easyflor Debitoren oder Standorte für jeden Einkäufer, wobei Sie deutliche und erkennbare Namen verwenden.

In Easyflor gehen Sie zu Admin, dann zu System und Konfiguration, und anschließend zu Importieren und Verteilung. Dort erstellen Sie für jeden Einkäufer eine neue Regel, indem Sie auf "+Neu" klicken. Oben füllen Sie die Filter aus, die den eingehenden EKT-Strom beschreiben (wie Platznummer oder Sitznummer), und unten bei "Ändern" wählen Sie das Ziel in Easyflor (einen Debitor oder Standort). Nach dem Speichern jeder Regel wiederholen Sie diesen Prozess für alle Einkäufer oder Standorte.

Es ist wichtig zu testen, ob alles richtig funktioniert, indem Sie Ihren Lieferanten eine Test-EKT senden lassen. Führen Sie auch eine Übersicht, welche Nummer zu welchem Einkäufer gehört, und kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihrem Lieferanten, um sicherzustellen, dass er die richtigen Nummern verwendet. So werden alle eingehenden EKTs automatisch an die richtige Stelle in Ihrem System gesendet.