Wie richtet man Zahlungsfristen für Kunden in Easyflor ein?

Was ist eine Zahlungsfrist?

Eine Zahlungsfrist ist die Zeit, die ein Kunde bekommt, um eine Rechnung zu bezahlen. Zum Beispiel: Bei einer Zahlungsfrist von 14 Tagen muss der Kunde innerhalb von 2 Wochen nach Erhalt der Rechnung bezahlen.

Warum richtet man Zahlungsfristen ein?

• Klarheit für Kunden: Kunden wissen genau, wann sie bezahlen müssen
• Automatische Erinnerungen: Das System kann automatisch Erinnerungen senden, wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist
• Unterschiedlich pro Kunde: Manche Kunden bekommen 14 Tage, andere vielleicht 30 Tage oder Sofortzahlung
• Besserer Cashflow: Sie bestimmen selbst, wie lange Kunden mit der Zahlung warten dürfen
• Professionell: Standard-Zahlungsfristen geben Ihrem Unternehmen ein professionelles Erscheinungsbild
• Weniger Diskussionen: Es steht deutlich auf der Rechnung, keine Unklarheit

Wann verwendet man Zahlungsfristen?

Beispiele:

• Standardkunden: 14 Tage Zahlungsfrist
• Feste, zuverlässige Kunden: 30 Tage Zahlungsfrist
• Neue Kunden: 7 Tage Zahlungsfrist (erst Vertrauen aufbauen)
• Risikokunden: Sofortzahlung (0 Tage)
• Großhandel: 21 Tage Zahlungsfrist

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Es gibt zwei Möglichkeiten, Zahlungsfristen einzurichten:

Methode 1: Allgemeine Zahlungsfrist

Dies ist die Standard-Zahlungsfrist für ALLE Kunden. Wenn Sie für einen Kunden keine spezifische Frist eingestellt haben, verwendet Easyflor automatisch diese allgemeine Frist.

Methode 2: Zahlungsfrist pro Debitor

Dies ist eine spezifische Zahlungsfrist für einen Kunden. Praktisch, wenn manche Kunden eine längere oder kürzere Zahlungsfrist benötigen als andere Kunden.

Wichtig: Wenn Sie BEIDE eingestellt haben, schaut Easyflor immer zuerst auf die spezifische Zahlungsfrist pro Kunde. Ist diese leer? Dann verwendet das System die allgemeine Zahlungsfrist als Backup.

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Methode 1: Allgemeine Zahlungsfrist einrichten

Wann verwendet man dies?

• Wenn Sie möchten, dass die meisten Kunden dieselbe Zahlungsfrist bekommen
• Als Standardeinstellung für neue Kunden
• Als Backup, wenn keine spezifische Zahlungsfrist eingestellt ist

Schritt 1: Gehen Sie zur Konfiguration

1. Klicken Sie auf die Kachel "Admin"
2. Klicken Sie auf "System"
3. Klicken Sie auf "Konfiguration"
4. Klicken Sie auf "Allgemein"
5. Klicken Sie auf "Rechnung"

Schritt 2: Stellen Sie die Standard-Zahlungsfrist ein

1. Suchen Sie das Feld "Standard-Zahlungsfrist" (unter "Rechnungskonfiguration")
2. Geben Sie die Anzahl der Tage ein
   • Zum Beispiel: 14 für 2 Wochen
   • Zum Beispiel: 30 für 1 Monat
   • Zum Beispiel: 7 für 1 Woche
   • Zum Beispiel: 0 für Sofortzahlung

Schritt 3: Speichern

• Klicken Sie auf "Speichern"
• Diese Zahlungsfrist gilt jetzt für alle Kunden, die keine spezifische Zahlungsfrist haben!

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Methode 2: Zahlungsfrist pro Debitor einrichten

Wann verwendet man dies?

• Für Kunden, die eine ANDERE Zahlungsfrist benötigen als den Standard
• Für VIP-Kunden, die länger mit der Zahlung warten dürfen
• Für Risikokunden, die schneller bezahlen müssen
• Für spezielle Vereinbarungen mit bestimmten Kunden

Schritt 1: Gehen Sie zu Debitoren

1. Klicken Sie auf "Organisation"
2. Klicken Sie auf "Allgemein"
3. Klicken Sie auf "Debitoren"

Schritt 2: Wählen Sie den Kunden

• Klicken Sie auf den Debitor (Kunden), für den Sie eine spezifische Zahlungsfrist einrichten möchten

Schritt 3: Gehen Sie zur Konfiguration

1. Klicken Sie auf "Allgemein"
2. Klicken Sie auf "Konfiguration"
3. Klicken Sie auf "Allgemein"
4. Klicken Sie auf "Rechnung"

Schritt 4: Stellen Sie die Zahlungsfrist ein

1. Suchen Sie das Feld "Zahlungsbedingung (Tag)"
2. Geben Sie die Anzahl der Tage für diesen spezifischen Kunden ein
   • Zum Beispiel: 30 wenn dieser Kunde länger warten darf
   • Zum Beispiel: 7 wenn dieser Kunde schneller bezahlen muss
   • Zum Beispiel: 0 wenn dieser Kunde sofort bezahlen muss
   • Lassen Sie leer, wenn dieser Kunde die allgemeine Zahlungsfrist verwenden soll

Schritt 5: Speichern

• Klicken Sie auf "Speichern"
• Diese Zahlungsfrist gilt jetzt nur für diesen spezifischen Kunden!

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Wie funktioniert die Vorrangregel?

Situation:

• Allgemeine Zahlungsfrist = 14 Tage
• Kunde A hat spezifische Zahlungsfrist = 30 Tage
• Kunde B hat spezifische Zahlungsfrist = leer (nicht ausgefüllt)

Was passiert?

Für Kunde A:

1. Easyflor schaut zuerst auf die spezifische Zahlungsfrist
2. Kunde A hat 30 Tage eingetragen
3. Ergebnis: Kunde A bekommt 30 Tage Zahlungsfrist

Für Kunde B:

1. Easyflor schaut zuerst auf die spezifische Zahlungsfrist
2. Kunde B hat nichts eingetragen (leer)
3. Easyflor verwendet dann die allgemeine Zahlungsfrist als Backup
4. Ergebnis: Kunde B bekommt 14 Tage Zahlungsfrist (der Standard)

Visuelle Übersicht:

EASYFLOR PRÜFT:
    ↓
Ist eine spezifische Zahlungsfrist für diesen Kunden eingetragen?
    ↓
JA → Verwende die spezifische Zahlungsfrist
    ↓
NEIN → Verwende die allgemeine Zahlungsfrist als Backup

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Praxisbeispiele

Beispiel 1: Standardsituation

Einstellungen:

• Allgemeine Zahlungsfrist: 14 Tage
• Kunde "Blumenhandel Jansen": nichts eingetragen

Ergebnis:

• Blumenhandel Jansen bekommt 14 Tage Zahlungsfrist

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Beispiel 2: VIP-Kunde mit längerer Frist

Einstellungen:

• Allgemeine Zahlungsfrist: 14 Tage
• Kunde "Großes Gartencenter GmbH": 30 Tage

Ergebnis:

• Großes Gartencenter GmbH bekommt 30 Tage Zahlungsfrist (obwohl der Standard 14 Tage ist)

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Beispiel 3: Neuer Kunde mit kurzer Frist

Einstellungen:

• Allgemeine Zahlungsfrist: 14 Tage
• Kunde "Neuer Kunde XYZ": 7 Tage

Ergebnis:

• Neuer Kunde XYZ bekommt 7 Tage Zahlungsfrist (kürzer als der Standard)

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Beispiel 4: Risikokunde muss sofort bezahlen

Einstellungen:

• Allgemeine Zahlungsfrist: 14 Tage
• Kunde "Risikokunde ABC": 0 Tage

Ergebnis:

• Risikokunde ABC muss sofort bezahlen (keine Zahlungsfrist)

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Wichtige Tipps

Tipp 1: Stellen Sie zuerst die allgemeine Zahlungsfrist ein

• Beginnen Sie mit dem Einrichten einer allgemeinen Zahlungsfrist
• Dies ist die Basis für alle Kunden
• Meist 14 Tage, aber dies hängt von Ihrer Branche ab

Tipp 2: Passen Sie danach spezifische Fristen an

• Nur für Kunden, die eine ANDERE Frist benötigen
• Lassen Sie das Feld bei Kunden leer, die den Standard verwenden sollen

Tipp 3: Dokumentieren Sie Ihre Vereinbarungen

• Schreiben Sie auf, welche Kunden welche Zahlungsfrist haben
• Notieren Sie warum (zum Beispiel: "VIP-Kunde, längere Frist vereinbart")
• So wissen Sie immer, warum jemand eine abweichende Frist hat

Tipp 4: Kommunizieren Sie die Zahlungsfrist

• Teilen Sie Kunden mit, wie viel Zeit sie zum Bezahlen haben
• Setzen Sie es deutlich auf die Rechnung
• Vermeiden Sie Überraschungen

Tipp 5: Überprüfen Sie regelmäßig

• Schauen Sie ab und zu, ob die Zahlungsfristen noch stimmen
• Ist ein Risikokunde inzwischen zuverlässig? Verlängern Sie die Frist
• Ist ein Kunde unzuverlässig geworden? Verkürzen Sie die Frist

Tipp 6: Verknüpfung mit Zahlungserinnerungen

• Zahlungsfristen arbeiten mit Zahlungserinnerungen zusammen
• Wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist, können Erinnerungen automatisch versendet werden
• Stellen Sie sicher, dass beide gut eingerichtet sind!

Tipp 7: Seien Sie konsistent

• Behandeln Sie vergleichbare Kunden gleich
• Zum Beispiel: alle neuen Kunden bekommen 7 Tage
• So bleibt es fair und übersichtlich

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Häufige Fehler

Fehler 1: Keine allgemeine Zahlungsfrist eingestellt

• Sie stellen nur spezifische Fristen pro Kunde ein
• Folge: Kunden ohne spezifische Frist bekommen keine Frist (oder einen Systemstandard)
• Lösung: Stellen Sie immer zuerst eine allgemeine Zahlungsfrist als Basis ein

Fehler 2: Vergessen zu speichern

• Sie füllen eine Frist aus, vergessen aber auf "Speichern" zu klicken
• Folge: Die Einstellung wird nicht gespeichert
• Lösung: Klicken Sie immer auf "Speichern"!

Fehler 3: Falsche Tage eingegeben

• Sie denken, "30" bedeutet "30 Monate" statt "30 Tage"
• Folge: Kunden bekommen eine viel zu kurze oder lange Zahlungsfrist
• Lösung: Geben Sie immer die Anzahl der TAGE ein

Fehler 4: Spezifische Frist nicht leer lassen

• Sie füllen versehentlich "0" bei Kunden ein, die den Standard bekommen sollten
• Folge: Diese Kunden müssen sofort bezahlen statt der Standard 14 Tage
• Lösung: Lassen Sie das Feld komplett leer, wenn der Standard verwendet werden soll

Fehler 5: Zahlungsfrist zu lang

• Sie geben allen Kunden 60 Tage Zahlungsfrist
• Folge: Ihr Geld bleibt zu lange ausstehend, schlechter Cashflow
• Lösung: Wählen Sie realistische Fristen (oft 14-30 Tage)

Fehler 6: Zahlungsfrist zu kurz

• Sie geben allen Kunden 3 Tage Zahlungsfrist
• Folge: Kunden werden verärgert, weil sie zu wenig Zeit haben
• Lösung: Geben Sie Kunden ausreichend Zeit (mindestens 7-14 Tage)

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Verknüpfung mit Zahlungserinnerungen

Wichtig zu wissen:

Zahlungsfristen und Zahlungserinnerungen arbeiten zusammen!

Wie funktioniert das?

1. Kunde erhält eine Rechnung mit einer Zahlungsfrist von 14 Tagen
2. Nach 14 Tagen ist die Zahlungsfrist abgelaufen
3. Easyflor kann jetzt automatisch eine Zahlungserinnerung senden

Haben Sie Zahlungserinnerungen noch nicht eingerichtet?

• Folgen Sie dann der Anleitung für Zahlungserinnerungen
• Diese finden Sie hier
• So nutzen Sie das System optimal!

Beispiel der Zusammenarbeit:

Tag 0: Rechnung versendet
    ↓
Tag 14: Zahlungsfrist abgelaufen
    ↓
Tag 14: ERSTE ERINNERUNG (automatisch versendet)
    ↓
Tag 21: ZWEITE ERINNERUNG (wenn noch nicht bezahlt)
    ↓
Tag 28: LETZTE WARNUNG (wenn noch nicht bezahlt)

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Visuelle Übersicht des Prozesses

SCHRITT 1: Allgemeine Zahlungsfrist einrichten
    ↓
Admin → Konfiguration → Rechnung → Standard-Zahlungsfrist
(Zum Beispiel: 14 Tage für alle Kunden)
    ↓
SCHRITT 2: Spezifische Fristen einrichten (optional)
    ↓
Organisation → Debitoren → [Kunde] → Konfiguration → Zahlungsbedingung
(Zum Beispiel: VIP-Kunde bekommt 30 Tage)
    ↓
SCHRITT 3: Easyflor verwendet die richtige Frist
    ↓
Spezifisch ausgefüllt? → Verwende spezifische Frist
Nichts ausgefüllt? → Verwende allgemeine Frist
    ↓
SCHRITT 4: Bei Überschreitung → Zahlungserinnerung

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Zusammenfassung

Um Zahlungsfristen in Easyflor einzurichten, können Sie auf zwei Arten vorgehen: eine allgemeine Zahlungsfrist für alle Kunden oder eine spezifische Zahlungsfrist pro individuellem Kunden.

Für die allgemeine Zahlungsfrist gehen Sie zu Admin, dann zu System, Konfiguration, Allgemein, Rechnung und dort finden Sie das Feld "Standard-Zahlungsfrist". Die Zahl, die Sie hier eingeben, sind die Tage, die Kunden zum Bezahlen bekommen, zum Beispiel:

• 14 für zwei Wochen Zahlungsfrist
• 30 für einen Monat Zahlungsfrist
• 7 für eine Woche Zahlungsfrist
• 0 für Sofortzahlung

Diese allgemeine Zahlungsfrist gilt automatisch für alle Kunden, die keine spezifische Zahlungsfrist eingestellt haben. Sie funktioniert als Backup und stellt sicher, dass jeder Kunde eine Zahlungsfrist hat.

Für eine spezifische Zahlungsfrist pro Kunde gehen Sie zu Organisation, dann zu Allgemein, Debitoren, wählen Sie den Kunden, gehen Sie zu Allgemein, Konfiguration, Allgemein, Rechnung und dort finden Sie das Feld "Zahlungsbedingung (Tag)". Auch hier geben Sie die Anzahl der Tage ein, die dieser spezifische Kunde zum Bezahlen bekommt. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, verwendet der Kunde automatisch die allgemeine Zahlungsfrist.

Die Vorrangregel funktioniert wie folgt: Easyflor schaut immer zuerst auf die spezifische Zahlungsfrist pro Kunde. Ist dort etwas eingetragen, verwendet das System diese Frist. Ist das Feld leer, fällt das System auf die allgemeine Zahlungsfrist zurück. Das bedeutet, dass Sie für VIP-Kunden eine längere Frist einrichten können (zum Beispiel 30 Tage), für neue Kunden eine kürzere Frist (zum Beispiel 7 Tage) und für Risikokunden Sofortzahlung (0 Tage), während alle anderen Kunden einfach die Standardfrist von 14 Tagen bekommen.

Es ist wichtig zu wissen, dass Zahlungsfristen eng mit Zahlungserinnerungen zusammenarbeiten. Sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, kann Easyflor automatisch Erinnerungen versenden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie auch die Zahlungserinnerungen gut eingerichtet haben, um das System optimal zu nutzen.