Wie erstellt man einen Benutzer und Mitarbeiter in Easyflor?

Was sind ein Benutzer und ein Mitarbeiter?

In Easyflor musst du für jede Person, die im System arbeiten soll, zwei Dinge erstellen: zuerst einen Benutzer (das Konto, mit dem sich jemand anmeldet) und danach einen Mitarbeiter (die Person, die Aufgaben im System ausführt). Diese beiden gehören zusammen und müssen immer gemeinsam erstellt werden.

Warum erstellt man einen Benutzer und Mitarbeiter?

• Anmelden ermöglichen: Ohne Benutzer kann sich jemand nicht in Easyflor anmelden
• Aufgaben ausführen: Der Mitarbeiter kann Einkäufe und Verkäufe im System tätigen
• Rechte zuweisen: Du bestimmst, was jemand darf und was nicht
• Wer macht was: Du siehst später, welche Person welche Aktion ausgeführt hat
• Übersicht: Du weißt immer, wer im System arbeitet
• Sicherheit: Jeder hat seine eigenen Anmeldedaten

Wann erstellt man einen Benutzer und Mitarbeiter?

Beispiele:

• Ein neues Personalmitglied kommt, das in Easyflor arbeiten muss
• Ein Praktikant braucht vorübergehend Zugang zum System
• Ein externer Mitarbeiter muss sich anmelden können
• Dein Unternehmen wächst und neue Leute kommen ins Team
• Jemand braucht ein neues Konto, weil das alte nicht mehr funktioniert

---

Wichtig: Die Reihenfolge!

Schritt 1: Zuerst erstellst du einen BENUTZER ↓ Schritt 2: Danach erstellst du einen MITARBEITER und verknüpfst diesen mit dem Benutzer

Du kannst es nicht umgekehrt machen! Der Benutzer muss zuerst existieren, bevor du einen Mitarbeiter erstellen kannst.

---

Teil 1: Einen Benutzer erstellen

Was ist ein Benutzer?

Ein Benutzer ist das Anmeldekonto. Darin stehen der Benutzername, das Passwort und die E-Mail-Adresse, mit denen sich jemand in Easyflor anmeldet.

Schritt 1: Gehe zu Benutzer

1. Klicke auf die Kachel "Admin"
2. Klicke auf "Benutzer"
3. Klicke auf "+Neu"

Schritt 2: Fülle die Basisdaten aus

1. Benutzername:

• Wähle einen deutlichen und einzigartigen Namen
• Verwende zum Beispiel den Vornamen oder Vor- und Nachnamen
• Beispiele: "jan.jansen", "marie", "piet.bakker"

2. E-Mail-Adresse:

• Trage die E-Mail-Adresse der Person ein
• Diese wird für Passwort-Resets und Benachrichtigungen verwendet

3. Passwort:

• Wähle ein sicheres Passwort
• Verwende eine Kombination aus Buchstaben, Zahlen und eventuell Sonderzeichen

4. Passwort wiederholen:

• Tippe das Passwort erneut — muss exakt dasselbe sein!

5. Sprache:

• Wähle die Sprache, in der diese Person Easyflor verwenden möchte

6. Farbschema:

• Wähle hier "Default"

Schritt 3: Lasse den Rest leer!

Wichtig: Lasse alle übrigen Felder leer für die beste Leistung des Kontos.

Schritt 4: Speichere den Benutzer

• Klicke auf "Speichern"
• Der Benutzer ist jetzt erstellt! Gehe nun direkt weiter zu Teil 2, um den Mitarbeiter zu erstellen.

---

Teil 2: Einen Mitarbeiter erstellen

Was ist ein Mitarbeiter?

Ein Mitarbeiter ist die Person, die Aufgaben ausführt in Easyflor. Der Mitarbeiter wird mit einem Benutzer verknüpft und kann einkaufen, verkaufen und andere Aufgaben erledigen.

Schritt 1: Gehe zu Mitarbeiter

1. Klicke auf "Organisation"
2. Klicke auf "Mitarbeiter"
3. Klicke auf "+Neu"

Schritt 2: Fülle die Mitarbeiterdaten aus

1. Mitarbeitername:

• Verwende exakt denselben Namen wie den Benutzernamen, den du gerade erstellt hast

2. Code:

• Ein verkürzter Name oder Code für den Mitarbeiter (z.B. Initialen "JJ")

3. Rollen:

• Wähle "Einkäufer" und "Verkäufer"
• Einkäufer: Die Person darf einkaufen (Produkte bestellen)
• Verkäufer: Die Person darf verkaufen (an Kunden verkaufen)

4. Benutzer:

• Wähle den Benutzer aus, den du in Teil 1 erstellt hast
• Wichtig: Damit verknüpfst du den Mitarbeiter mit dem Anmeldekonto!

5. Land: Wähle das Land, in dem sich der Mitarbeiter befindet

6. Währung: Wähle die Währung, mit der der Mitarbeiter arbeitet (z.B. EUR)

7. Sprache: Wähle dieselbe Sprache wie beim Benutzer

Schritt 3: Speichere den Mitarbeiter

• Klicke auf "Speichern"
• Der Mitarbeiter ist jetzt erstellt und mit dem Benutzer verknüpft!

---

Teil 3: Passwort eines Benutzers zurücksetzen

Wann machst du das?

Wenn ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat oder wenn du das Passwort aus Sicherheitsgründen ändern möchtest.

Wie setzt du ein Passwort zurück?

1. Klicke auf die Kachel "Admin"
2. Klicke auf "Benutzer"
3. Suche und wähle den Benutzer aus, dessen Passwort du ändern möchtest
4. Klicke auf die Option "Passwort ändern"
5. Gib ein neues Passwort ein bei "Passwort"
6. Gib dasselbe Passwort ein bei "Passwort wiederholen"
7. Klicke auf "Speichern"

Tipp: Gib das neue Passwort an den Mitarbeiter weiter und bitte ihn, es beim ersten Login selbst zu ändern.

---

Teil 4: Benutzer sperren oder entsperren

Wann machst du das?

• Ein Mitarbeiter geht (vorübergehend) weg und darf sich nicht mehr anmelden
• Du möchtest aus Sicherheitsgründen ein Konto vorübergehend deaktivieren
• Ein Mitarbeiter kommt zurück und braucht wieder Zugang

Wie sperrst oder entsperrst du einen Benutzer?

1. Klicke auf die Kachel "Admin"
2. Klicke auf "Benutzer"
3. Suche und wähle den Benutzer aus, den du sperren oder entsperren möchtest
4. Oben im Bildschirm siehst du eine Schaltfläche, um den Benutzer ein- oder auszuschalten
   • Ausschalten: Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden
   • Einschalten: Der Benutzer kann sich wieder anmelden
5. Klicke auf "Speichern"

Achtung: Ausschalten löscht das Konto nicht. Alle Daten bleiben erhalten und du kannst das Konto später wieder einschalten.

---

Teil 5: Häufige Probleme

Problem: Passwort ändern "hängt" oder wird nicht gespeichert

• Aktualisiere die Seite (F5 oder Strg+R) und versuche es erneut
• Probiere einen anderen Browser (z.B. Chrome statt Edge)
• Überprüfe, ob du das Passwort in beiden Feldern exakt gleich eingegeben hast

Problem: Mitarbeiter kann sich trotz neuem Konto nicht anmelden

• Überprüfe, ob auch ein Mitarbeiter erstellt wurde! Dies ist der häufigste Fehler. Ein Benutzer ohne verknüpften Mitarbeiter kann sich zwar anmelden, aber nichts im System tun.
• Gehe zu Organisation → Mitarbeiter und überprüfe, ob ein Mitarbeiter existiert, der mit dem Benutzer verknüpft ist (siehe Teil 2)

Problem: Mitarbeiter kann sich anmelden, sieht aber keine Kacheln oder kann nichts tun

• Überprüfe, ob der Mitarbeiter die richtigen Rollen hat (Einkäufer/Verkäufer)
• Überprüfe, ob der Mitarbeiter mit dem richtigen Benutzer verknüpft ist

---

Teil 6: Standarddrucker pro Benutzer einstellen

Wann machst du das?

Jeder Benutzer in Easyflor kann einen eigenen Standarddrucker bekommen. So druckt ein Mitarbeiter automatisch auf dem Drucker beim Lager, und ein anderer auf dem Drucker bei der Einmeldestation.

Wie stellst du den Standarddrucker ein?

1. Klicke auf die Kachel "Admin"
2. Klicke auf "Benutzer"
3. Wähle den Benutzer aus, für den du den Standarddrucker einstellen möchtest
4. Gehe zu "Standarddrucker"
5. Wähle den gewünschten Drucker für diesen Benutzer
6. Klicke auf "Speichern"

Tipp: Wenn ein Mitarbeiter meldet, dass nicht gedruckt wird, überprüfe zuerst, ob der Standarddrucker bei diesem Benutzer korrekt eingestellt ist.

Weitere Informationen zur Installation und Konfiguration von Druckern: Druckerkonfiguration

---

Vollständiges Beispiel: Jan Jansen hinzufügen

Situation:

Du hast ein neues Personalmitglied: Jan Jansen. Er muss sich anmelden können und einkaufen und verkaufen.

Schritt 1: Benutzer erstellen

1. Admin → Benutzer → +Neu
2. Benutzername: "jan.jansen"
3. E-Mail-Adresse: "jan.jansen@blumenfirma.de"
4. Passwort: "Blume2024!"
5. Passwort wiederholen: "Blume2024!"
6. Sprache: "Deutsch"
7. Farbschema: "Default"
8. Rest leer lassen
9. Speichern

Schritt 2: Mitarbeiter erstellen

1. Organisation → Mitarbeiter → +Neu
2. Mitarbeitername: "jan.jansen" (exakt derselbe Name!)
3. Code: "JJ"
4. Rollen: Aktiviere "Einkäufer" und "Verkäufer"
5. Benutzer: Wähle "jan.jansen" aus der Liste
6. Land: "Deutschland"
7. Währung: "EUR"
8. Sprache: "Deutsch"
9. Speichern

---

Zusammenfassung

Um einer neuen Person Zugang zu Easyflor zu geben, erstellst du zwei Dinge: zuerst einen Benutzer und dann einen Mitarbeiter, der mit diesem Benutzer verknüpft wird.

Um einen Benutzer zu erstellen, gehst du zu Admin und dann zu Benutzer, wo du auf "+Neu" klickst. Du füllst Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort (2x), Sprache und Farbschema ("Default") aus und lässt alle anderen Felder leer.

Direkt danach erstellst du einen Mitarbeiter über Organisation → Mitarbeiter → +Neu. Verwende exakt denselben Namen wie den Benutzernamen, füge einen Code hinzu (z.B. Initialen), aktiviere die Rollen "Einkäufer" und "Verkäufer", wähle den Benutzer aus, den du gerade erstellt hast, und wähle Land, Währung und Sprache.

Es ist wichtig, dass du immer zuerst den Benutzer erstellst und erst danach den Mitarbeiter. Verwende für beide denselben Namen, damit klar ist, dass sie zusammengehören.

Um ein Passwort zurückzusetzen, gehst du zu Admin → Benutzer → Benutzer auswählen → klicke auf "Passwort ändern" → fülle das neue Passwort ein (2x) → Speichern.

Um einen Benutzer zu sperren oder entsperren, gehst du zu Admin → Benutzer → Benutzer auswählen → verwende die Schaltfläche oben im Bildschirm, um den Benutzer ein- oder auszuschalten → Speichern. Ausschalten löscht das Konto nicht; alle Daten bleiben erhalten.

Um einen Standarddrucker pro Benutzer einzustellen, gehst du zu Admin → Benutzer → Benutzer auswählen → Standarddrucker → Drucker auswählen → Speichern.