Wie erstellt man einen Benutzer und Mitarbeiter in Easyflor?

Was sind ein Benutzer und ein Mitarbeiter?

In Easyflor müssen Sie für jede Person, die im System arbeiten soll, zwei Dinge erstellen: zuerst einen Benutzer (das Konto, mit dem sich jemand anmeldet) und danach einen Mitarbeiter (die Person, die Aufgaben im System ausführt). Diese beiden gehören zusammen und müssen immer gemeinsam erstellt werden.

Warum erstellt man einen Benutzer und Mitarbeiter?

• Anmelden ermöglichen: Ohne Benutzer kann sich jemand nicht in Easyflor anmelden
• Aufgaben ausführen: Der Mitarbeiter kann Einkäufe und Verkäufe im System tätigen
• Rechte zuweisen: Sie bestimmen, was jemand darf und was nicht
• Wer macht was: Sie sehen später, welche Person welche Aktion ausgeführt hat
• Übersicht: Sie wissen immer, wer im System arbeitet
• Sicherheit: Jeder hat seine eigenen Anmeldedaten

Wann erstellt man einen Benutzer und Mitarbeiter?

Beispiele:

• Ein neuer Mitarbeiter kommt, der in Easyflor arbeiten können muss
• Ein Praktikant muss vorübergehend Zugang zum System erhalten
• Ein externer Mitarbeiter muss sich anmelden können
• Ihr Unternehmen wächst und neue Leute kommen zum Team
• Jemand braucht ein neues Konto, weil das alte nicht mehr funktioniert

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Wichtig: Die Reihenfolge!

Schritt 1: Zuerst erstellen Sie einen BENUTZER ↓ Schritt 2: Danach erstellen Sie einen MITARBEITER und verknüpfen diesen mit dem Benutzer

Sie können es nicht umgekehrt machen! Der Benutzer muss zuerst existieren, bevor Sie einen Mitarbeiter erstellen können.

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Teil 1: Einen Benutzer erstellen

Was ist ein Benutzer?

Ein Benutzer ist das Anmeldekonto. Dieses enthält den Benutzernamen, das Passwort und die E-Mail-Adresse, mit der sich jemand in Easyflor anmelden kann.

Schritt 1: Gehen Sie zu Benutzer

1. Klicken Sie auf die Kachel "Admin"
2. Klicken Sie auf "Benutzer"
3. Klicken Sie auf "+Neu"

Schritt 2: Füllen Sie die Basisdaten aus

1. Benutzername:

• Wählen Sie einen deutlichen und eindeutigen Benutzernamen
• Verwenden Sie zum Beispiel den Vornamen oder Vor- und Nachnamen
• Beispiele:
  • "jan.jansen"
  • "marie"
  • "piet.bakker"

2. E-Mail-Adresse:

• Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein
• Diese wird für Passwort-Resets und Benachrichtigungen verwendet
• Beispiel: jan.jansen@blumenunternehmen.de

3. Passwort:

• Wählen Sie ein sicheres Passwort
• Verwenden Sie eine Kombination aus Buchstaben, Zahlen und eventuell Sonderzeichen
• Beispiel: Blume2024!

4. Passwort wiederholen:

• Tippen Sie das Passwort noch einmal ein
• Dies muss exakt dasselbe sein!

5. Sprache:

• Wählen Sie die Sprache, in der diese Person Easyflor verwenden möchte
• Beispiele:
  • Niederländisch
  • Englisch
  • Deutsch

6. Farbschema:

• Wählen Sie hier "Default"
• Dies ist die Standardfarbeinstellung von Easyflor

Schritt 3: Lassen Sie den Rest leer!

Wichtig: Lassen Sie alle anderen Felder leer für die beste Funktion des Kontos.

Schritt 4: Speichern Sie den Benutzer

• Klicken Sie auf "Speichern"
• Der Benutzer ist jetzt erstellt!

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Teil 2: Einen Mitarbeiter erstellen

Was ist ein Mitarbeiter?

Ein Mitarbeiter ist die Person, die Aufgaben ausführt in Easyflor. Der Mitarbeiter ist mit einem Benutzer verknüpft und kann Einkäufe, Verkäufe und andere Aufgaben erledigen.

Schritt 1: Gehen Sie zu Mitarbeiter

1. Klicken Sie auf "Organisation"
2. Klicken Sie auf "Mitarbeiter"
3. Klicken Sie auf "+Neu"

Schritt 2: Füllen Sie die Mitarbeiterdaten aus

1. Mitarbeitername:

• Verwenden Sie exakt denselben Namen wie den Benutzernamen, den Sie gerade erstellt haben
• Dies stellt sicher, dass alles gut zusammengehört
• Beispiel: Wenn der Benutzername "jan.jansen" ist, füllen Sie hier auch "jan.jansen" ein

2. Code:

• Dies ist ein Kurzname oder Code für den Mitarbeiter
• Verwenden Sie zum Beispiel die Initialen oder eine Kurzversion des Namens
• Beispiele:
  • "JJ" (für Jan Jansen)
  • "MB" (für Marie Bakker)
  • "PIET" (für Piet)

3. Rollen:

• Wählen Sie hier, welche Aufgaben der Mitarbeiter ausführen darf
• Wählen Sie "Einkäufer" und "Verkäufer"
• Dies gibt dem Mitarbeiter die Basisrechte, um im System zu arbeiten

Was bedeuten diese Rollen?

• Einkäufer: Die Person darf Einkäufe tätigen (Produkte bestellen)
• Verkäufer: Die Person darf verkaufen (an Kunden verkaufen)

4. Benutzer:

• Wählen Sie hier den Benutzer, den Sie in Teil 1 erstellt haben
• Wichtig: Dies verknüpft den Mitarbeiter mit dem Anmeldekonto!
• Im Beispiel: wählen Sie "jan.jansen"

5. Land:

• Wählen Sie das Land, in dem sich der Mitarbeiter befindet
• Beispiel: Deutschland

6. Währung:

• Wählen Sie die Währung, mit der der Mitarbeiter arbeitet
• Beispiel: Euro (EUR)

7. Sprache:

• Wählen Sie dieselbe Sprache wie beim Benutzer
• Beispiel: Deutsch

Schritt 3: Speichern Sie den Mitarbeiter

• Klicken Sie auf "Speichern"
• Der Mitarbeiter ist jetzt erstellt und mit dem Benutzer verknüpft!

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Vollständiges Beispiel: Jan Jansen hinzufügen

Situation:

Sie haben einen neuen Mitarbeiter: Jan Jansen. Er muss sich anmelden und Einkäufe und Verkäufe tätigen können.

Schritt 1: Benutzer erstellen

1. Admin → Benutzer → +Neu
2. Benutzername: "jan.jansen"
3. E-Mail-Adresse: "jan.jansen@blumenunternehmen.de"
4. Passwort: "Blume2024!"
5. Passwort wiederholen: "Blume2024!"
6. Sprache: "Deutsch"
7. Farbschema: "Default"
8. Rest leer lassen
9. Speichern

Schritt 2: Mitarbeiter erstellen

1. Organisation → Mitarbeiter → +Neu
2. Mitarbeitername: "jan.jansen" (exakt derselbe Name!)
3. Code: "JJ"
4. Rollen: "Einkäufer" und "Verkäufer" aktivieren
5. Benutzer: "jan.jansen" aus der Liste wählen
6. Land: "Deutschland"
7. Währung: "EUR"
8. Sprache: "Deutsch"
9. Speichern

Ergebnis:

BENUTZER ERSTELLT:
Benutzername: jan.jansen
E-Mail: jan.jansen@blumenunternehmen.de
    ↓
MITARBEITER ERSTELLT:
Name: jan.jansen
Code: JJ
Rollen: Einkäufer und Verkäufer
Verknüpft mit Benutzer: jan.jansen
    ↓
Jan Jansen kann sich jetzt anmelden und in Easyflor arbeiten!

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Wichtige Tipps

Tipp 1: Verwenden Sie konsistente Namen

• Verwenden Sie denselben Namen für den Benutzer und den Mitarbeiter
• Dies verhindert Verwirrung
• Sie sehen sofort, dass sie zusammengehören

Tipp 2: Wählen Sie deutliche Codes

• Verwenden Sie erkennbare Codes wie Initialen
• Nicht zu kryptisch (nicht "X123")
• Wohl deutlich (wohl "JJ" für Jan Jansen)

Tipp 3: Notieren Sie das Passwort sicher

• Schreiben Sie das Passwort irgendwo sicher auf
• Oder senden Sie es über eine sichere Methode an den neuen Benutzer
• Entfernen Sie es danach aus Ihren Notizen

Tipp 4: Testen Sie das Konto

• Bitten Sie den neuen Benutzer, sich sofort anzumelden
• Überprüfen Sie, ob alles funktioniert
• So können Sie Probleme sofort lösen

Tipp 5: Lassen Sie andere Felder leer

• Beim Benutzer: lassen Sie alle zusätzlichen Felder leer
• Dies sorgt für die beste Funktion
• Nur ausfüllen, wenn Sie genau wissen warum

Tipp 6: Wählen Sie die richtigen Rollen

• Geben Sie nur die Rollen, die nötig sind
• Einkäufer und Verkäufer sind die Basis
• Mehr Rollen können Sie später immer hinzufügen

Tipp 7: Dieselbe Sprache überall

• Verwenden Sie dieselbe Sprache bei Benutzer und Mitarbeiter
• Dies verhindert Verwirrung
• Das System funktioniert dann am reibungslosesten

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Häufige Fehler

Fehler 1: Mitarbeiter erstellen ohne Benutzer

• Sie versuchen, zuerst einen Mitarbeiter zu erstellen
• Folge: Sie können keinen Benutzer beim Mitarbeiter auswählen
• Lösung: Erstellen Sie IMMER ZUERST den Benutzer, DANACH den Mitarbeiter

Fehler 2: Verschiedene Namen verwenden

• Benutzer heißt "jan.jansen", Mitarbeiter heißt "Jan"
• Folge: Verwirrung, Sie sehen nicht, dass sie zusammengehören
• Lösung: Verwenden Sie exakt denselben Namen für beide

Fehler 3: Passwörter stimmen nicht überein

• Sie tippen zwei verschiedene Passwörter
• Folge: Das System zeigt eine Fehlermeldung
• Lösung: Tippen Sie beide Passwörter exakt gleich

Fehler 4: Keine Rollen ausgewählt

• Sie vergessen, "Einkäufer" und "Verkäufer" zu aktivieren
• Folge: Der Mitarbeiter kann nichts im System tun
• Lösung: Aktivieren Sie immer mindestens diese zwei Rollen

Fehler 5: Falschen Benutzer verknüpft

• Sie verknüpfen den Mitarbeiter mit dem falschen Benutzer
• Folge: Die Person kann sich nicht anmelden oder sieht falsche Daten
• Lösung: Überprüfen Sie gut, welchen Benutzer Sie auswählen

Fehler 6: Zusätzliche Felder ausgefüllt

• Sie füllen beim Benutzer Felder aus, die leer bleiben sollten
• Folge: Das Konto funktioniert möglicherweise nicht optimal
• Lösung: Lassen Sie alle zusätzlichen Felder leer, es sei denn, Sie wissen genau, was Sie tun

Fehler 7: Passwort vergessen zu notieren

• Sie erstellen ein Passwort, schreiben es aber nicht auf
• Folge: Der neue Benutzer kann sich nicht anmelden
• Lösung: Notieren Sie das Passwort sofort und geben Sie es sicher weiter

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Was kann der neue Benutzer jetzt tun?

Nach dem Erstellen kann die Person:

• Sich in Easyflor anmelden mit dem Benutzernamen und Passwort
• Einkäufe tätigen (Produkte bei Lieferanten bestellen)
• Verkäufe tätigen (Produkte an Kunden verkaufen)
• Bestand anzeigen und verwalten
• Rechnungen erstellen und versenden
• Alle anderen Basisaufgaben in Easyflor ausführen

Was kann die Person NICHT (es sei denn, Sie geben zusätzliche Rechte)?

• Systemeinstellungen ändern
• Andere Benutzer erstellen oder löschen
• Administrative Einstellungen anpassen
• Sensible Finanzdaten einsehen

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Visueller Überblick des Prozesses

START: Neuer Mitarbeiter kommt hinzu
    ↓
SCHRITT 1: Benutzer erstellen
    ↓
Admin → Benutzer → +Neu
Eingeben: Name, E-Mail, Passwort, Sprache, Schema
Rest leer lassen → Speichern
    ↓
SCHRITT 2: Mitarbeiter erstellen
    ↓
Organisation → Mitarbeiter → +Neu
Eingeben: Name (derselbe!), Code, Rollen, Benutzer, Land, Währung, Sprache
Speichern
    ↓
SCHRITT 3: Testen
    ↓
Neuer Mitarbeiter meldet sich an mit Benutzername + Passwort
    ↓
FERTIG! Mitarbeiter kann in Easyflor arbeiten

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Zusammenfassung

Um einer neuen Person Zugang zu Easyflor zu geben, erstellen Sie zwei Dinge: zuerst einen Benutzer und danach einen Mitarbeiter, der mit diesem Benutzer verknüpft wird.

Zum Erstellen eines Benutzers gehen Sie zu Admin und dann zu Benutzer, wo Sie auf "+Neu" klicken. Sie füllen folgende Daten aus:

• Einen Benutzernamen, den die Person zum Anmelden verwendet
• Die E-Mail-Adresse der Person für Passwort-Resets und Benachrichtigungen
• Ein Passwort und eine Wiederholung davon, die exakt gleich sein muss
• Die Sprache, in der die Person Easyflor verwenden möchte
• Das Farbschema, wobei Sie "Default" wählen
• Alle anderen Felder lassen Sie leer für die optimale Funktion, danach speichern Sie den Benutzer

Direkt danach erstellen Sie einen Mitarbeiter, indem Sie zu Organisation gehen und dann zu Mitarbeiter, wo Sie auf "+Neu" klicken. Sie füllen folgende Daten aus:

• Exakt denselben Mitarbeiternamen wie den Benutzernamen, den Sie gerade erstellt haben
• Einen Code, der eine Kurzversion des Namens ist, wie Initialen
• Die Rollen, wobei Sie "Einkäufer" und "Verkäufer" aktivieren, damit die Person die Basisaufgaben ausführen kann
• Den Benutzer, den Sie im ersten Schritt erstellt haben, damit der Mitarbeiter mit dem Anmeldekonto verknüpft wird
• Das Land, die Währung und die Sprache des Mitarbeiters, wobei Sie dieselbe Sprache wie beim Benutzer wählen

Es ist wichtig, dass Sie immer zuerst den Benutzer erstellen und danach erst den Mitarbeiter, denn der Mitarbeiter muss mit einem bestehenden Benutzer verknüpft werden. Indem Sie denselben Namen für beide verwenden, bleibt es übersichtlich und Sie sehen sofort, dass sie zusammengehören. Nach dem Speichern kann sich die neue Person mit dem Benutzernamen und Passwort anmelden und direkt in Easyflor mit den Rechten von Einkäufer und Verkäufer arbeiten.