Wie erstellt man einen Benutzer und Mitarbeiter in Easyflor?

Was sind ein Benutzer und ein Mitarbeiter?

In Easyflor musst du für jede Person, die im System arbeiten soll, zwei Dinge erstellen: zuerst einen Benutzer (das Konto, mit dem sich jemand anmeldet) und danach einen Mitarbeiter (die Person, die Aufgaben im System ausführt). Diese beiden gehören zusammen und müssen immer gemeinsam erstellt werden.

Warum erstellt man einen Benutzer und Mitarbeiter?

• Anmelden ermöglichen: Ohne Benutzer kann sich jemand nicht in Easyflor anmelden
• Aufgaben ausführen: Der Mitarbeiter kann Einkäufe und Verkäufe im System tätigen
• Rechte zuweisen: Du bestimmst, was jemand darf und was nicht
• Wer macht was: Du siehst später, welche Person welche Aktion ausgeführt hat
• Übersicht: Du weißt immer, wer im System arbeitet
• Sicherheit: Jeder hat seine eigenen Anmeldedaten

Wichtig: Die Reihenfolge!

Schritt 1: Zuerst erstellst du einen BENUTZER ↓ Schritt 2: Danach erstellst du einen MITARBEITER und verknüpfst diesen mit dem Benutzer

Du kannst es nicht umgekehrt machen! Der Benutzer muss zuerst existieren.

Teil 1: Einen Benutzer erstellen

Schritt 1: Gehe zu Benutzer

1. Klicke auf die Kachel „Admin"
2. Klicke auf „Benutzer"
3. Klicke auf „+Neu"

Schritt 2: Fülle die Basisdaten aus

• Benutzername: Eindeutig und klar (z.B. „jan.jansen")
• E-Mail-Adresse: Für Passwort-Resets und Benachrichtigungen
• Passwort: Sicher, Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen
• Passwort wiederholen: Exakt dasselbe
• Sprache: Gewünschte Sprache
• Farbschema: „Default"

Schritt 3: Lasse den Rest leer!

Schritt 4: Speichern

• Klicke auf „Speichern"

Teil 2: Einen Mitarbeiter erstellen

Schritt 1: Gehe zu Mitarbeiter

1. Klicke auf „Organisation"
2. Klicke auf „Mitarbeiter"
3. Klicke auf „+Neu"

Schritt 2: Fülle die Mitarbeiterdaten aus

• Mitarbeitername: Exakt derselbe Name wie der Benutzername
• Code: Kurzname oder Initialen (z.B. „JJ")
• Rollen: „Einkäufer" und „Verkäufer" aktivieren
• Benutzer: Den in Teil 1 erstellten Benutzer auswählen
• Land, Währung, Sprache: Entsprechend ausfüllen

Schritt 3: Speichern

Teil 3: Passwort eines Benutzers zurücksetzen

1. Klicke auf die Kachel „Admin" → „Benutzer"
2. Suche und wähle den Benutzer aus
3. Klicke auf „Passwort ändern"
4. Gib ein neues Passwort ein (2x)
5. Klicke auf „Speichern"

Tipp: Gib das neue Passwort an den Mitarbeiter weiter und bitte ihn, es beim ersten Login selbst zu ändern.

Teil 4: Benutzer sperren oder entsperren

1. Klicke auf die Kachel „Admin" → „Benutzer"
2. Suche und wähle den Benutzer aus
3. Oben im Bildschirm siehst du eine Schaltfläche zum Ein- oder Ausschalten
   • Ausschalten: Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden
   • Einschalten: Der Benutzer kann sich wieder anmelden
4. Klicke auf „Speichern"

Hinweis: Ausschalten löscht das Konto nicht. Alle Daten bleiben erhalten.

Teil 5: Häufige Probleme

Problem: Passwort ändern „hängt" oder wird nicht gespeichert

• Aktualisiere die Seite (F5 oder Strg+R) und versuche es erneut
• Probiere einen anderen Browser (z.B. Chrome statt Edge)
• Überprüfe, ob du das Passwort in beiden Feldern exakt gleich eingegeben hast

Problem: Mitarbeiter kann sich trotz neuem Konto nicht anmelden

• Prüfe, ob auch ein Mitarbeiter erstellt wurde! Dies ist der häufigste Fehler.
• Gehe zu Organisation → Mitarbeiter und überprüfe, ob ein Mitarbeiter mit dem Benutzer verknüpft ist (siehe Teil 2)

Problem: Mitarbeiter kann sich anmelden, sieht aber keine Kacheln

• Überprüfe die Rollen (Einkäufer/Verkäufer)
• Überprüfe die Benutzer-Verknüpfung

Teil 6: Standarddrucker pro Benutzer einstellen

Wann machst du das?

Jeder Benutzer in Easyflor kann einen eigenen Standarddrucker bekommen. So druckt ein Mitarbeiter automatisch auf dem Drucker beim Lager, und ein anderer auf dem Drucker bei der Einmeldestation.

Wie stellst du den Standarddrucker ein?

1. Klicke auf die Kachel „Admin"
2. Klicke auf „Benutzer"
3. Wähle den Benutzer aus, für den du den Standarddrucker einstellen möchtest
4. Gehe zu „Standarddrucker"
5. Wähle den gewünschten Drucker für diesen Benutzer
6. Klicke auf „Speichern"

Tipp: Wenn ein Mitarbeiter meldet, dass nicht gedruckt wird, überprüfe zuerst, ob der Standarddrucker bei diesem Benutzer korrekt eingestellt ist.

Weitere Informationen zur Installation und Konfiguration von Druckern: Druckerkonfiguration

Vollständiges Beispiel: Jan Jansen hinzufügen

Schritt 1: Benutzer erstellen

1. Admin → Benutzer → +Neu
2. Benutzername: „jan.jansen", E-Mail, Passwort (2x), Sprache, Farbschema „Default"
3. Rest leer lassen → Speichern

Schritt 2: Mitarbeiter erstellen

1. Organisation → Mitarbeiter → +Neu
2. Mitarbeitername: „jan.jansen" (exakt derselbe Name!), Code: „JJ", Rollen: Einkäufer + Verkäufer, Benutzer: jan.jansen
3. Land, Währung, Sprache → Speichern

Zusammenfassung

Um einer neuen Person Zugang zu Easyflor zu geben, erstellst du zuerst einen Benutzer (Admin → Benutzer → +Neu) und danach einen Mitarbeiter (Organisation → Mitarbeiter → +Neu), der mit dem Benutzer verknüpft wird. Verwende für beide exakt denselben Namen.

Um ein Passwort zurückzusetzen: Admin → Benutzer → Benutzer wählen → „Passwort ändern" → neues Passwort (2x) → Speichern.

Um einen Benutzer zu sperren/entsperren: Admin → Benutzer → Benutzer wählen → Schaltfläche oben → Speichern. Ausschalten löscht das Konto nicht.

Um einen Standarddrucker einzustellen: Admin → Benutzer → Benutzer wählen → Standarddrucker → Drucker auswählen → Speichern.