¿Cómo configurar rutas y transporte para entregas en Easyflor?

¿Qué son las rutas y el transporte?

Las rutas y el transporte en Easyflor te ayudan a planificar cómo entregas los pedidos a los clientes. Puedes configurar qué conductor conduce qué vehículo, qué clientes están en qué ruta y en qué orden se visitan. Así todos saben exactamente adónde ir y cuándo.

¿Por qué usar rutas y transporte?

• Visión general: Ves de un vistazo qué conductor debe ir a dónde
• Eficiencia: Las rutas están organizadas lógicamente, ahorra combustible y tiempo
• Sin errores: Cada cliente está en la ruta correcta
• Control de capacidad: Ves si todo cabe en el vehículo
• Planificación: Planificas fácilmente quién conduce cuándo
• Orden: Los clientes se visitan en el orden correcto
• Comunicación: Los conductores saben exactamente qué deben hacer

¿Cuándo usar rutas y transporte?

Ejemplos:

• Entregas tú mismo con vehículos propios a los clientes
• Tienes varios conductores que cubren diferentes zonas
• Quieres saber si todo cabe en el vehículo antes de salir
• Quieres optimizar rutas para ahorrar tiempo y dinero
• Tienes rondas fijas por día o por semana

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¿Qué necesitas? (Los bloques de construcción)

Antes de poder empezar, debes crear varias cosas. Piensa en ellas como bloques que apilas uno sobre otro:

1. Transportistas

¿Qué es esto? La parte que transporta los productos (por ejemplo, tu propia empresa o un transportista externo)

2. Categorías de zonas de transporte

¿Qué es esto? Una forma de agrupar zonas (por ejemplo, "Holanda del Norte", "Holanda del Sur")

3. Zonas de transporte

¿Qué es esto? Zonas específicas a las que va un transportista (por ejemplo, "Ámsterdam", "Róterdam")

4. Rutas

¿Qué es esto? Un viaje con clientes en un orden determinado (por ejemplo, "Ruta Ámsterdam Norte")

5. Vehículos

¿Qué es esto? El medio de transporte con una capacidad (por ejemplo, "Camión 1" con espacio para 100 carros)

6. Conductores

¿Qué es esto? La persona que conduce y combina una ruta, vehículo y día de pedido

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Resumen visual de la estructura

TRANSPORTISTA (por ejemplo: Transporte Flores S.L.)
    ↓
├── RUTAS (Ruta Ámsterdam, Ruta Róterdam)
├── VEHÍCULOS (Camión 1, Camión 2)
└── CONDUCTORES (Juan, María)
    ↓
EL CONDUCTOR COMBINA:
- Ruta (Ruta Ámsterdam)
- Vehículo (Camión 1)
- Día (Lunes)
    ↓
LOS CLIENTES RECIBEN:
- Transportista (Transporte Flores S.L.)
- Zona de transporte (Ámsterdam)
- Ruta (Ruta Ámsterdam)

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Parte 1: Crear categorías de zonas de transporte

¿Qué es esto?

Son grupos principales para tus zonas. Por ejemplo: tienes clientes en Holanda del Norte y Holanda del Sur, entonces creas dos categorías.

Paso 1: Ve a categorías de zonas de transporte

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Categorías de zonas de transporte"
3. Haz clic en "+Nuevo"

Paso 2: Completa el nombre

• Introduce el nombre de la categoría
• Ejemplos: "Holanda del Norte", "Holanda del Sur", "Randstad", "Norte de los Países Bajos"

Paso 3: Guarda

• Haz clic en "Guardar"

Repite para todas las categorías

• Crea una categoría para cada zona que quieras agrupar

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Parte 2: Crear zonas de transporte

¿Qué es esto?

Son las zonas específicas dentro de una categoría. Por ejemplo: dentro de "Holanda del Norte" tienes "Ámsterdam", "Haarlem", "Zaandam".

Paso 1: Ve a zonas de transporte

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Zonas de transporte"
3. Haz clic en "+Nuevo"

Paso 2: Completa los datos

Nombre:

• Elige un nombre para la zona de transporte
• Consejo: Elige un nombre en el que puedas leer fácilmente el orden
• Ejemplos: "01 Ámsterdam", "02 Haarlem", "03 Zaandam"
• ¡Poniendo números delante, ves el orden directamente!

Categoría de zona de transporte:

• Elige la categoría bajo la que cae esta zona
• Ejemplo: "Holanda del Norte"

País:

• Elige el país de la zona de transporte
• Ejemplo: Países Bajos

Días de transporte:

• ¿En qué días se transporta a esta zona?
• Selecciona los días

Paso 3: Guarda

• Haz clic en "Guardar"

Repite para todas las zonas

• Crea una zona de transporte para cada zona específica

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Parte 3: Crear transportistas

¿Qué es esto?

Es la parte que transporta los productos. Puede ser tu propia empresa o un transportista externo.

Paso 1: Ve a transportistas

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Transportistas"
3. Haz clic en "+Nuevo"

Paso 2: Completa los datos

Nombre del transportista:

• Introduce el nombre
• Ejemplos: "Transporte propio", "Transporte Flores S.L.", "TransFleur"

Código de transportista:

• Un código o abreviatura para el transportista
• Ejemplos: "PROPIO", "TFS", "TF"

País del transportista:

• El país donde está establecido el transportista
• Ejemplo: Países Bajos

Paso 3: Guarda

• Haz clic en "Guardar"

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Parte 4: Crear vehículos (bajo transportista)

¿Qué es esto?

Un vehículo es el medio de transporte. Puedes indicar por vehículo cuántos carros (u otras unidades) caben.

Paso 1: Selecciona el transportista

1. Haz clic en el transportista que acabas de crear
2. Haz clic en "Vehículos"
3. Haz clic en "+Nuevo"

Paso 2: Completa los datos

Nombre del vehículo:

• Introduce un nombre reconocible
• Ejemplos: "Camión 1", "Furgoneta pequeña", "Vehículo grande"

Matrícula (opcional):

• Introduce la matrícula si quieres registrarla
• Ejemplo: "AB-123-CD"

Paso 3: Guarda

• Haz clic en "Guardar"

Paso 4: Configura la capacidad

1. Selecciona el vehículo que acabas de crear
2. Ahora ves una lista con diferentes tipos de carros
3. Para cada tipo de carro puedes indicar cuántos caben en el vehículo
4. Ejemplo: Este vehículo puede transportar 100 carros daneses y 50 carros CC

Repite para todos los vehículos

• Crea un registro separado para cada vehículo que tengas

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Parte 5: Crear rutas (bajo transportista)

¿Qué es esto?

Una ruta es un viaje con clientes en un orden determinado. Por ejemplo: "Ruta Ámsterdam" con 15 clientes que se visitan en un orden lógico.

Paso 1: Selecciona el transportista

1. Haz clic en el transportista que has creado
2. Haz clic en "Rutas"
3. Haz clic en "+Nuevo"

Paso 2: Completa los datos

Nombre de la ruta:

• Elige un nombre claro
• Ejemplos: "Ruta Ámsterdam Norte", "Ruta Róterdam Sur", "Ruta 1"

Ruta principal (opcional):

• Si esta ruta cae bajo otra ruta, indícalo aquí
• Ejemplo: "Ruta Ámsterdam Norte" cae bajo "Ruta Ámsterdam"
• Deja vacío si la ruta es independiente

Paso 3: Guarda

• Haz clic en "Guardar"

Repite para todas las rutas

• Crea un registro separado para cada ruta que quieras conducir

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Parte 6: Crear conductores (bajo transportista)

¿Qué es esto?

Un conductor es la persona que conduce. Vinculas al conductor a una ruta, vehículo y día.

Paso 1: Selecciona el transportista

1. Haz clic en el transportista que has creado
2. Haz clic en "Conductores"
3. Haz clic en "+Nuevo"

Paso 2: Completa los datos

Apellido (obligatorio):

• Este es el único campo obligatorio
• Introduce el apellido del conductor
• Ejemplo: "García"

Otros datos (opcional):

• Nombre
• Número de teléfono
• Dirección de correo electrónico
• Otros datos que consideres útiles

Paso 3: Guarda

• Haz clic en "Guardar"

Paso 4: Vincula ruta, vehículo y día

1. Selecciona el conductor que acabas de crear
2. Haz clic en "Ruta por día de entrega"
3. Elige el día en que el conductor conduce (por ejemplo: Lunes)
4. Elige qué ruta conduce ese día (por ejemplo: Ruta Ámsterdam)
5. Elige qué vehículo usa (por ejemplo: Camión 1)
6. Haz clic en "Guardar"

Ejemplo:

Conductor: Juan García
Lunes: Ruta Ámsterdam + Camión 1
Martes: Ruta Róterdam + Furgoneta pequeña

Repite para todos los conductores

• Crea un registro para cada conductor
• Vincula para cada día que conducen una ruta y vehículo

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Parte 7: Asignar transporte a clientes (Deudores)

¿Por qué esta parte?

Ahora debes vincular a cada cliente con un transportista, zona de transporte y ruta. Así el sistema sabe en qué ruta está cada cliente.

Paso 1: Ve al deudor

1. Haz clic en "Organización"
2. Haz clic en "Deudores"
3. Selecciona un cliente que debe ser transportado

Paso 2: Ve a la configuración de transporte

1. Haz clic en "Configuración"
2. Haz clic en "Transporte"

Paso 3: Completa los datos de transporte

Transportista:

• Selecciona el transportista que atiende a este cliente
• Ejemplo: "Transporte propio"

Zona de transporte:

• Selecciona la zona en la que se encuentra el cliente
• Ejemplo: "01 Ámsterdam"

Ruta:

• Selecciona la ruta bajo la que debe caer el cliente
• Ejemplo: "Ruta Ámsterdam Norte"

Paso 4: Guarda

• Haz clic en "Guardar"

Repite para todos los clientes

• Haz esto para cada cliente que debe ser transportado
• ¡Así el sistema sabe para cada cliente en qué ruta está!

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Parte 8: Usar rutas (Distribución logística)

¡Ahora todo está configurado y puedes empezar a usar las rutas!

Paso 1: Ve al resumen de rutas

1. Haz clic en "Distribución logística"
2. Haz clic en "Ruta"

¿Qué ves ahora?

En el momento en que un cliente ha realizado una compra para un día de pedido que corresponde con la configuración de transporte, este cliente aparece en la lista.

Ves de un vistazo:

• Qué ruta debe salir ese día de pedido
• Cuántos carros deben ir
• Cuánto de la capacidad del vehículo se está usando

Ejemplo:

Ruta Ámsterdam Norte
- 15 clientes
- 75 carros necesarios
- 75% de la capacidad del vehículo usada

Paso 2: Selecciona una ruta

• Haz clic en la ruta para ver detalles

¿Qué ves ahora?

Ves:

• Los deudores subyacentes (clientes en esta ruta)
• El orden del viaje (en qué orden se visitan)

Paso 3: Modifica datos (si es necesario)

Puedes ajustar cosas haciendo clic en el botón "Modificar":

• Cambiar el conductor (por ejemplo, si Juan está enfermo, conduce María)
• Cambiar el vehículo (por ejemplo, elegir un vehículo más grande)
• Cambiar el deudor principal

Paso 4: Selecciona un deudor para detalles

Si seleccionas un deudor (cliente), ves:

Información sobre horarios de pedido:

• ¿Cuándo ha pedido el cliente?
• ¿Cuándo debe entregarse?

Notas:

• Notas para el día de pedido actual: Por ejemplo, "Atención: usar entrada extra"
• Notas permanentes: Notas que permanecen hasta que las elimines, por ejemplo, "Llamar siempre antes de la entrega"

Opciones para influir en el orden:

• Puedes ajustar el orden de los clientes
• Por ejemplo: primero cliente A, luego cliente B

Botón de eliminación:

• Elimina al cliente de la ruta si es necesario

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Extra: Resumen total de todas las rutas

¿Qué es esto?

A veces quieres ver la suma total de todas las rutas juntas. Por ejemplo: ¿cuántos carros deben ir en total hoy?

Paso 1: Ve a total

1. Haz clic en "Distribución logística"
2. Haz clic en "Ruta"
3. Haz clic en "Total"

¿Qué ves ahora?

Ves una pantalla con datos totales de todas las rutas:

• Número total de clientes
• Número total de carros
• Número total de rutas

Ejemplo:

Total hoy:
- 5 rutas
- 75 clientes
- 350 carros

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Consejos importantes

Consejo 1: Usa números en los nombres de zonas

• Por ejemplo: "01 Ámsterdam", "02 Haarlem", "03 Zaandam"
• Así ves directamente el orden
• Más fácil mantener el control

Consejo 2: Prueba primero con una ruta

• Empieza con un conductor, un vehículo, una ruta
• Prueba si todo funciona
• Después añade más rutas

Consejo 3: Verifica la capacidad

• Mira siempre si todo cabe en el vehículo
• ¿Está al 110%? ¡Entonces no cabe!
• Distribuye en dos vehículos o planifica un viaje extra

Consejo 4: Usa las notas permanentes con criterio

• Solo para información que siempre aplica
• Por ejemplo: "Llamar antes de entrega" o "Entrada por la parte trasera"
• No para cosas puntuales

Consejo 5: Planifica conductores con antelación

• Configura para cada día quién conduce
• Así todos saben de antemano qué pasa
• Previene confusiones

Consejo 6: Mantén el orden de la ruta lógico

• Intenta ordenar los clientes geográficamente
• Primero el lado norte, luego el lado este, etc.
• Ahorra combustible y tiempo

Consejo 7: Comunícate con los conductores

• Asegúrate de que los conductores tengan acceso a la información de su ruta
• Imprime la ruta o dales acceso digital
• Así saben exactamente adónde ir

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Errores comunes

Error 1: Saltarse pasos

• Creas rutas sin haber creado primero transportistas
• Consecuencia: No puedes vincular rutas
• Solución: Sigue el orden: primero transportistas, luego vehículos, luego rutas, luego conductores

Error 2: Clientes no vinculados a ruta

• Olvidas asignar una ruta a los clientes
• Consecuencia: No aparecen en el resumen de rutas
• Solución: Ve por cliente a Configuración → Transporte y completa todo

Error 3: Capacidad no configurada

• Creas un vehículo pero no completas la capacidad
• Consecuencia: No sabes si todo cabe
• Solución: Ve al vehículo y completa la capacidad por tipo de carro

Error 4: Conductor no vinculado a día

• Creas un conductor pero no vinculas ruta por día
• Consecuencia: No hay conductor planificado
• Solución: Ve a conductor → Ruta por día de entrega y completa cada día

Error 5: Nombres poco claros

• Llamas a las rutas "Ruta 1", "Ruta 2", "Ruta 3"
• Consecuencia: No sabes qué ruta va a dónde
• Solución: Usa nombres claros como "Ruta Ámsterdam Norte"

Error 6: Demasiados clientes en una ruta

• Pones 50 clientes en una ruta
• Consecuencia: El conductor no termina a tiempo
• Solución: Distribuye en varias rutas o días

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Ejemplo práctico: Configuración completa

Situación:

Tu empresa "Floristería La Rosa" entrega en Ámsterdam y Róterdam con dos conductores y dos vehículos.

Paso 1: Categorías de zonas de transporte

• Crear: "Holanda del Norte"
• Crear: "Holanda del Sur"

Paso 2: Zonas de transporte

• Crear: "01 Ámsterdam" (bajo Holanda del Norte)
• Crear: "02 Róterdam" (bajo Holanda del Sur)

Paso 3: Transportista

• Crear: "Floristería La Rosa"
• Código: "FLR"
• País: Países Bajos

Paso 4: Vehículos

Vehículo 1:

• Nombre: "Camión grande"
• Matrícula: "AB-123-CD"
• Capacidad: 100 carros daneses

Vehículo 2:

• Nombre: "Furgoneta pequeña"
• Matrícula: "XY-456-ZZ"
• Capacidad: 50 carros daneses

Paso 5: Rutas

• Crear: "Ruta Ámsterdam"
• Crear: "Ruta Róterdam"

Paso 6: Conductores

Conductor Juan:

• Apellido: García
• Lunes: Ruta Ámsterdam + Camión grande
• Miércoles: Ruta Ámsterdam + Camión grande

Conductora María:

• Apellido: López
• Martes: Ruta Róterdam + Furgoneta pequeña
• Jueves: Ruta Róterdam + Furgoneta pequeña

Paso 7: Vincular clientes

Cliente A (en Ámsterdam):

• Transportista: Floristería La Rosa
• Zona de transporte: 01 Ámsterdam
• Ruta: Ruta Ámsterdam

Cliente B (en Róterdam):

• Transportista: Floristería La Rosa
• Zona de transporte: 02 Róterdam
• Ruta: Ruta Róterdam

Resultado:

Lunes: Juan conduce Ruta Ámsterdam con Camión grande
       Entrega en Cliente A y otros clientes de Ámsterdam

Martes: María conduce Ruta Róterdam con Furgoneta pequeña
        Entrega en Cliente B y otros clientes de Róterdam

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Resumen visual del proceso completo

PASO 1: Crear base
    ↓
Categorías de zonas de transporte → Zonas de transporte → Transportistas
    ↓
PASO 2: Crear bajo transportista
    ↓
Vehículos (con capacidad) → Rutas → Conductores (vincular a ruta+vehículo+día)
    ↓
PASO 3: Vincular clientes
    ↓
Por deudor: Configurar transportista + zona de transporte + ruta
    ↓
PASO 4: Usar
    ↓
Distribución logística → Ruta → Ver quién debe ir a dónde

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Resumen

Para configurar rutas y transporte en Easyflor debes crear primero varios bloques de construcción que se apoyan unos en otros. Empiezas con la base y trabajas paso a paso hacia la planificación completa de rutas.

El primer paso es crear categorías de zonas de transporte a través de Admin y Categorías de zonas de transporte, donde creas grupos principales como "Holanda del Norte" u "Holanda del Sur". Después creas zonas de transporte a través de Admin y Zonas de transporte, donde creas zonas específicas dentro de una categoría, como "01 Ámsterdam" o "02 Róterdam" (usa números para un orden claro). Luego creas un transportista a través de Admin y Transportistas, que es la parte que transporta los productos, con un nombre, código de transportista y país.

Bajo el transportista creas cuatro cosas. Primero vehículos: selecciona el transportista, ve a Vehículos, crea un vehículo con nombre y opcionalmente matrícula, y configura por tipo de carro cuántos caben en el vehículo. Segundo rutas: selecciona el transportista, ve a Rutas, y crea rutas con nombres claros como "Ruta Ámsterdam Norte". Tercero conductores: selecciona el transportista, ve a Conductores, crea un conductor con al menos un apellido, y ve a "Ruta por día de entrega" para vincular por día qué ruta conduce el conductor con qué vehículo. Por ejemplo: Juan conduce el lunes Ruta Ámsterdam con Camión 1.

Después de configurar esta estructura debes completar por cliente los datos de transporte yendo a Organización, Deudores, seleccionando un cliente, yendo a Configuración y Transporte, y seleccionando allí el transportista, la zona de transporte y la ruta. Esto lo haces para cada cliente que debe ser transportado.

Cuando todo está configurado puedes usar el sistema a través de Distribución logística y Ruta. Allí ves de un vistazo qué rutas deben salir en un día de pedido, cuántos carros deben ir y cuánto de la capacidad del vehículo se está usando. Puedes ver por ruta los clientes en el orden correcto, modificar datos como el conductor o vehículo, añadir notas para la entrega, y ajustar el orden de los clientes. Para un resumen total de todas las rutas ve a Distribución logística, Ruta y Total, donde ves la suma de todas las rutas juntas.