Hoe stel je routes en vervoer in voor bezorging in Easyflor?

Wat zijn routes en vervoer?

Routes en vervoer in Easyflor helpen je om te plannen hoe je bestellingen bij klanten bezorgt. Je kunt instellen welke chauffeur met welke wagen rijdt, welke klanten op welke route zitten, en in welke volgorde ze worden bezocht. Zo weet iedereen precies waar naartoe en wanneer.

Waarom gebruik je routes en vervoer?

• Overzicht: Je ziet in één oogopslag welke chauffeur waar naartoe moet
• Efficiëntie: Routes zijn logisch ingedeeld, bespaart brandstof en tijd
• Geen vergissingen: Elke klant zit op de juiste route
• Capaciteit controleren: Je ziet of alles in de wagen past
• Planning: Je plant makkelijk wie wanneer rijdt
• Volgorde: Klanten worden in de juiste volgorde bezocht
• Communicatie: Chauffeurs weten precies wat ze moeten doen

Wanneer gebruik je routes en vervoer?

Voorbeelden:

• Je bezorgt zelf met eigen wagens bij klanten
• Je hebt meerdere chauffeurs die verschillende gebieden bedienen
• Je wilt weten of alles in de wagen past voordat je vertrekt
• Je wilt routes optimaliseren om tijd en geld te besparen
• Je hebt vaste rondes per dag of per week

---

Wat heb je nodig? (De bouwstenen)

Voordat je kunt beginnen, moet je een aantal dingen aanmaken. Zie het als bouwstenen die je op elkaar stapelt:

1. Vervoerders

Wat is dit? De partij die de producten vervoert (bijvoorbeeld je eigen bedrijf of een externe vervoerder)

2. Vervoersgebied Categorieën

Wat is dit? Een manier om gebieden te groeperen (bijvoorbeeld "Noord-Holland", "Zuid-Holland")

3. Vervoersgebieden

Wat is dit? Specifieke gebieden waar een vervoerder naartoe gaat (bijvoorbeeld "Amsterdam", "Rotterdam")

4. Routes

Wat is dit? Een rit met klanten in een bepaalde volgorde (bijvoorbeeld "Route Amsterdam Noord")

5. Wagens

Wat is dit? Het vervoermiddel met een capaciteit (bijvoorbeeld "Vrachtwagen 1" met plaats voor 100 karren)

6. Chauffeurs

Wat is dit? De persoon die rijdt en een route, wagen en besteldag combineert

---

Visueel overzicht van de structuur

VERVOERDER (bijvoorbeeld: Bloemenvervoer BV)
    ↓
├── ROUTES (Route Amsterdam, Route Rotterdam)
├── WAGENS (Vrachtwagen 1, Vrachtwagen 2)
└── CHAUFFEURS (Jan, Marie)
    ↓
CHAUFFEUR COMBINEERT:
- Route (Route Amsterdam)
- Wagen (Vrachtwagen 1)  
- Dag (Maandag)
    ↓
KLANTEN KRIJGEN:
- Vervoerder (Bloemenvervoer BV)
- Vervoersgebied (Amsterdam)
- Route (Route Amsterdam)

---

Deel 1: Vervoersgebied Categorieën aanmaken

Wat is dit?

Dit zijn hoofdgroepen voor je gebieden. Bijvoorbeeld: je hebt klanten in Noord-Holland en Zuid-Holland, dan maak je twee categorieën aan.

Stap 1: Ga naar vervoersgebied categorieën

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Vervoersgebied Categorieën"
3. Klik op "+Nieuw"

Stap 2: Vul de naam in

• Voer de naam van de categorie in
• Voorbeelden: "Noord-Holland", "Zuid-Holland", "Randstad", "Noord-Nederland"

Stap 3: Sla op

• Klik op "Opslaan"

Herhaal voor alle categorieën

• Maak voor elk gebied dat je wilt groeperen een categorie aan

---

Deel 2: Vervoersgebieden aanmaken

Wat is dit?

Dit zijn de specifieke gebieden binnen een categorie. Bijvoorbeeld: binnen "Noord-Holland" heb je "Amsterdam", "Haarlem", "Zaandam".

Stap 1: Ga naar vervoersgebieden

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Vervoersgebieden"
3. Klik op "+Nieuw"

Stap 2: Vul de gegevens in

Naam:

• Kies een naam voor het vervoersgebied
• Tip: Kies een naam waarin je makkelijk de volgorde kunt aflezen
• Voorbeelden: "01 Amsterdam", "02 Haarlem", "03 Zaandam"
• Door nummers ervoor te zetten, zie je de volgorde direct!

Vervoersgebied categorie:

• Kies de categorie waaronder dit gebied valt
• Voorbeeld: "Noord-Holland"

Land:

• Kies het land van het vervoersgebied
• Voorbeeld: Nederland

Transport dagen:

• Op welke dagen wordt er naar dit gebied vervoerd?
• Selecteer de dagen

Stap 3: Sla op

• Klik op "Opslaan"

Herhaal voor alle gebieden

• Maak voor elk specifiek gebied een vervoersgebied aan

---

Deel 3: Vervoerders aanmaken

Wat is dit?

Dit is de partij die de producten vervoert. Dat kan je eigen bedrijf zijn of een externe vervoerder.

Stap 1: Ga naar vervoerders

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Vervoerders"
3. Klik op "+Nieuw"

Stap 2: Vul de gegevens in

Naam van de vervoerder:

• Voer de naam in
• Voorbeelden: "Eigen vervoer", "Bloemenvervoer BV", "TransFleur"

Transporteurcode:

• Een code of afkorting voor de vervoerder
• Voorbeelden: "EIGEN", "BVB", "TF"

Land van de vervoerder:

• Het land waar de vervoerder gevestigd is
• Voorbeeld: Nederland

Stap 3: Sla op

• Klik op "Opslaan"

---

Deel 4: Wagens aanmaken (onder vervoerder)

Wat is dit?

Een wagen is het vervoermiddel. Je kunt per wagen aangeven hoeveel karren (of andere eenheden) erin passen.

Stap 1: Selecteer de vervoerder

1. Klik op de vervoerder die je zojuist hebt aangemaakt
2. Klik op "Wagens"
3. Klik op "+Nieuw"

Stap 2: Vul de gegevens in

Naam van de wagen:

• Voer een herkenbare naam in
• Voorbeelden: "Vrachtwagen 1", "Busje Klein", "Grote Wagen"

Kenteken (optioneel):

• Voer het kenteken in als je dat wilt bijhouden
• Voorbeeld: "AB-123-CD"

Stap 3: Sla op

• Klik op "Opslaan"

Stap 4: Stel de capaciteit in

1. Selecteer de wagen die je zojuist hebt aangemaakt
2. Je ziet nu een lijst met verschillende soorten karren
3. Voor elk type kar kun je aangeven hoeveel er in de wagen passen
4. Voorbeeld: Deze wagen kan 100 Deense karren vervoeren en 50 CC-karren

Herhaal voor alle wagens

• Maak voor elke wagen die je hebt een apart record aan

---

Deel 5: Routes aanmaken (onder vervoerder)

Wat is dit?

Een route is een rit met klanten in een bepaalde volgorde. Bijvoorbeeld: "Route Amsterdam" met 15 klanten die in een logische volgorde worden bezocht.

Stap 1: Selecteer de vervoerder

1. Klik op de vervoerder die je hebt aangemaakt
2. Klik op "Routes"
3. Klik op "+Nieuw"

Stap 2: Vul de gegevens in

Naam van de route:

• Kies een duidelijke naam
• Voorbeelden: "Route Amsterdam Noord", "Route Rotterdam Zuid", "Route 1"

Bovenliggende route (optioneel):

• Als deze route onder een andere route valt, geef dat hier aan
• Voorbeeld: "Route Amsterdam Noord" valt onder "Route Amsterdam"
• Laat leeg als de route zelfstandig is

Stap 3: Sla op

• Klik op "Opslaan"

Herhaal voor alle routes

• Maak voor elke route die je wilt rijden een apart record aan

---

Deel 6: Chauffeurs aanmaken (onder vervoerder)

Wat is dit?

Een chauffeur is de persoon die rijdt. Je koppelt de chauffeur aan een route, wagen en dag.

Stap 1: Selecteer de vervoerder

1. Klik op de vervoerder die je hebt aangemaakt
2. Klik op "Chauffeurs"
3. Klik op "+Nieuw"

Stap 2: Vul de gegevens in

Achternaam (verplicht):

• Dit is het enige verplichte veld
• Voer de achternaam van de chauffeur in
• Voorbeeld: "Jansen"

Overige gegevens (optioneel):

• Voornaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Andere gegevens die je handig vindt

Stap 3: Sla op

• Klik op "Opslaan"

Stap 4: Koppel route, wagen en dag

1. Selecteer de chauffeur die je zojuist hebt aangemaakt
2. Klik op "Route per leverdag"
3. Kies de dag waarop de chauffeur rijdt (bijvoorbeeld: Maandag)
4. Kies welke route de chauffeur dan rijdt (bijvoorbeeld: Route Amsterdam)
5. Kies welke wagen hij gebruikt (bijvoorbeeld: Vrachtwagen 1)
6. Klik op "Opslaan"

Voorbeeld:

Chauffeur: Jan Jansen
Maandag: Route Amsterdam + Vrachtwagen 1
Dinsdag: Route Rotterdam + Vrachtwagen 2

Herhaal voor alle chauffeurs

• Maak voor elke chauffeur een record aan
• Koppel voor elke dag waarop ze rijden een route en wagen

---

Deel 7: Vervoer toewijzen aan klanten (Debiteuren)

Waarom dit deel?

Nu moet je elke klant koppelen aan een vervoerder, vervoersgebied en route. Zo weet het systeem op welke route elke klant zit.

Stap 1: Ga naar de debiteur

1. Klik op "Organisatie"
2. Klik op "Debiteuren"
3. Selecteer een klant die vervoerd moet worden

Stap 2: Ga naar transport-instellingen

1. Klik op "Configuratie"
2. Klik op "Transport"

Stap 3: Vul de transport-gegevens in

Vervoerder:

• Selecteer de vervoerder die deze klant bedient
• Voorbeeld: "Eigen vervoer"

Vervoersgebied:

• Selecteer het gebied waarin de klant zich bevindt
• Voorbeeld: "01 Amsterdam"

Route:

• Selecteer de route waaronder de klant moet vallen
• Voorbeeld: "Route Amsterdam Noord"

Stap 4: Sla op

• Klik op "Opslaan"

Herhaal voor alle klanten

• Doe dit voor elke klant die vervoerd moet worden
• Zo weet het systeem voor elke klant op welke route hij zit!

---

Deel 8: Routes gebruiken (Logistieke Verdeling)

Nu is alles ingesteld en kun je de routes gaan gebruiken!

Stap 1: Ga naar route-overzicht

1. Klik op "Logistieke Verdeling"
2. Klik op "Route"

Wat zie je nu?

Op het moment dat een klant een aankoop heeft gedaan voor een besteldag die overeenkomt met de transportinstellingen, komt deze klant in de lijst.

Je ziet in één oogopslag:

• Welke route moet rijden op die besteldag
• Hoeveel karren mee moeten
• Hoeveel van de wagen-capaciteit wordt gebruikt

Voorbeeld:

Route Amsterdam Noord
- 15 klanten
- 75 karren nodig
- 75% van wagen-capaciteit gebruikt

Stap 2: Selecteer een route

• Klik op de route om details te zien

Wat zie je nu?

Je ziet:

• De onderliggende debiteuren (klanten op deze route)
• De volgorde van de trip (in welke volgorde ze bezocht worden)

Stap 3: Wijzig gegevens (indien nodig)

Je kunt dingen aanpassen door op de "Wijzig"-knop te klikken:

• De chauffeur wijzigen (bijvoorbeeld als Jan ziek is, rijdt Marie)
• De wagen wijzigen (bijvoorbeeld een grotere wagen kiezen)
• De bovenliggende debiteur wijzigen

Stap 4: Selecteer een debiteur voor details

Als je een debiteur (klant) selecteert, zie je:

Informatie over besteltijdstippen:

• Wanneer heeft de klant besteld?
• Wanneer moet het geleverd worden?

Notities:

• Notities voor de huidige besteldag: Bijvoorbeeld "Let op: extra ingang gebruiken"
• Blijvende notities: Notities die blijven hangen tot je ze verwijdert, bijvoorbeeld "Altijd bellen voor levering"

Opties om de volgorde te beïnvloeden:

• Je kunt de volgorde van klanten aanpassen
• Bijvoorbeeld: klant A eerst, dan klant B

Verwijderknop:

• Verwijder de klant uit de route als dat nodig is

---

Extra: Totaal overzicht van alle routes

Wat is dit?

Soms wil je een optelsom zien van alle routes samen. Bijvoorbeeld: hoeveel karren moeten er in totaal mee vandaag?

Stap 1: Ga naar totaal

1. Klik op "Logistieke Verdeling"
2. Klik op "Route"
3. Klik op "Totaal"

Wat zie je nu?

Je ziet een scherm met totaalgegevens van alle routes:

• Totaal aantal klanten
• Totaal aantal karren
• Totaal aantal routes

Voorbeeld:

Totaal vandaag:
- 5 routes
- 75 klanten
- 350 karren

---

Belangrijke tips

Tip 1: Gebruik nummers in gebied-namen

• Bijvoorbeeld: "01 Amsterdam", "02 Haarlem", "03 Zaandam"
• Zo zie je direct de volgorde
• Makkelijker om overzicht te houden

Tip 2: Test eerst met één route

• Begin met één chauffeur, één wagen, één route
• Test of alles werkt
• Voeg daarna pas meer routes toe

Tip 3: Controleer de capaciteit

• Kijk altijd of alles in de wagen past
• Staat het op 110%? Dan past het niet!
• Verdeel over twee wagens of plan een extra rit

Tip 4: Gebruik blijvende notities verstandig

• Alleen voor informatie die altijd geldt
• Bijvoorbeeld: "Bellen voor levering" of "Ingang aan achterkant"
• Niet voor eenmalige dingen

Tip 5: Plan chauffeurs vooruit

• Stel voor elke dag in wie er rijdt
• Zo weet iedereen van tevoren wat er gebeurt
• Voorkomt verwarring

Tip 6: Houd route-volgorde logisch

• Probeer klanten geografisch te sorteren
• Eerst noordkant, dan oostkant, etc.
• Bespaart brandstof en tijd

Tip 7: Communiceer met chauffeurs

• Zorg dat chauffeurs toegang hebben tot hun route-informatie
• Print de route uit of geef ze digitaal toegang
• Zo weten ze precies waar naartoe

---

Veelgemaakte fouten

Fout 1: Stappen overslaan

• Je maakt routes aan zonder eerst vervoerders te maken
• Gevolg: Je kunt routes niet koppelen
• Oplossing: Volg de volgorde: eerst vervoerders, dan wagens, dan routes, dan chauffeurs

Fout 2: Klanten niet gekoppeld aan route

• Je vergeet klanten een route toe te wijzen
• Gevolg: Ze verschijnen niet in het route-overzicht
• Oplossing: Ga per klant naar Configuratie → Transport en vul alles in

Fout 3: Capaciteit niet ingesteld

• Je maakt een wagen aan maar vult geen capaciteit in
• Gevolg: Je weet niet of alles past
• Oplossing: Ga naar de wagen en vul per kar-type de capaciteit in

Fout 4: Chauffeur niet gekoppeld aan dag

• Je maakt een chauffeur aan maar koppelt geen route per dag
• Gevolg: Er staat geen chauffeur ingepland
• Oplossing: Ga naar chauffeur → Route per leverdag en vul elke dag in

Fout 5: Geen duidelijke namen

• Je noemt routes "Route 1", "Route 2", "Route 3"
• Gevolg: Je weet niet welke route waar naartoe gaat
• Oplossing: Gebruik duidelijke namen zoals "Route Amsterdam Noord"

Fout 6: Te veel klanten op één route

• Je stopt 50 klanten op één route
• Gevolg: De chauffeur komt niet op tijd klaar
• Oplossing: Verdeel over meerdere routes of dagen

---

Praktijkvoorbeeld: Complete setup

Situatie:

Je bedrijf "Bloemenhandel De Roos" bezorgt in Amsterdam en Rotterdam met twee chauffeurs en twee wagens.

Stap 1: Vervoersgebied Categorieën

• Maak aan: "Noord-Holland"
• Maak aan: "Zuid-Holland"

Stap 2: Vervoersgebieden

• Maak aan: "01 Amsterdam" (onder Noord-Holland)
• Maak aan: "02 Rotterdam" (onder Zuid-Holland)

Stap 3: Vervoerder

• Maak aan: "Bloemenhandel De Roos"
• Code: "BDR"
• Land: Nederland

Stap 4: Wagens

Wagen 1:

• Naam: "Vrachtwagen Groot"
• Kenteken: "AB-123-CD"
• Capaciteit: 100 Deense karren

Wagen 2:

• Naam: "Busje Klein"
• Kenteken: "XY-456-ZZ"
• Capaciteit: 50 Deense karren

Stap 5: Routes

• Maak aan: "Route Amsterdam"
• Maak aan: "Route Rotterdam"

Stap 6: Chauffeurs

Chauffeur Jan:

• Achternaam: Jansen
• Maandag: Route Amsterdam + Vrachtwagen Groot
• Woensdag: Route Amsterdam + Vrachtwagen Groot

Chauffeur Marie:

• Achternaam: Bakker
• Dinsdag: Route Rotterdam + Busje Klein
• Donderdag: Route Rotterdam + Busje Klein

Stap 7: Klanten koppelen

Klant A (in Amsterdam):

• Vervoerder: Bloemenhandel De Roos
• Vervoersgebied: 01 Amsterdam
• Route: Route Amsterdam

Klant B (in Rotterdam):

• Vervoerder: Bloemenhandel De Roos
• Vervoersgebied: 02 Rotterdam
• Route: Route Rotterdam

Resultaat:

Maandag: Jan rijdt Route Amsterdam met Vrachtwagen Groot
         Bezorgt bij Klant A en andere Amsterdam-klanten
         
Dinsdag: Marie rijdt Route Rotterdam met Busje Klein
         Bezorgt bij Klant B en andere Rotterdam-klanten

---

Visueel overzicht van het complete proces

STAP 1: Basis aanmaken
    ↓
Vervoersgebied Categorieën → Vervoersgebieden → Vervoerders
    ↓
STAP 2: Onder vervoerder aanmaken
    ↓
Wagens (met capaciteit) → Routes → Chauffeurs (koppel aan route+wagen+dag)
    ↓
STAP 3: Klanten koppelen
    ↓
Per debiteur: Vervoerder + Vervoersgebied + Route instellen
    ↓
STAP 4: Gebruiken
    ↓
Logistieke Verdeling → Route → Zie wie waar naartoe moet

---

Samenvatting

Om routes en vervoer in te stellen in Easyflor moet je eerst een aantal bouwstenen aanmaken die op elkaar voortbouwen. Je begint met de basis en werkt stap voor stap naar de complete route-planning.

De eerste stap is het aanmaken van vervoersgebied categorieën via Admin en Vervoersgebied Categorieën, waar je hoofdgroepen maakt zoals "Noord-Holland" of "Zuid-Holland". Daarna maak je vervoersgebieden aan via Admin en Vervoersgebieden, waar je specifieke gebieden maakt binnen een categorie, zoals "01 Amsterdam" of "02 Rotterdam" (gebruik nummers voor een duidelijke volgorde). Vervolgens maak je een vervoerder aan via Admin en Vervoerders, wat de partij is die de producten vervoert, met een naam, transporteurcode en land.

Onder de vervoerder maak je vervolgens vier dingen aan. Ten eerste wagens: selecteer de vervoerder, ga naar Wagens, maak een wagen aan met een naam en optioneel kenteken, en stel per kar-type in hoeveel er in de wagen passen. Ten tweede routes: selecteer de vervoerder, ga naar Routes, en maak routes aan met duidelijke namen zoals "Route Amsterdam Noord". Ten derde chauffeurs: selecteer de vervoerder, ga naar Chauffeurs, maak een chauffeur aan met minimaal een achternaam, en ga dan naar "Route per leverdag" om per dag te koppelen welke route de chauffeur rijdt met welke wagen. Bijvoorbeeld: Jan rijdt op maandag Route Amsterdam met Vrachtwagen 1.

Na het instellen van deze structuur moet je per klant de transportgegevens invullen door naar Organisatie, Debiteuren te gaan, een klant te selecteren, naar Configuratie en Transport te gaan, en daar de vervoerder, het vervoersgebied en de route te selecteren. Dit doe je voor elke klant die vervoerd moet worden.

Als alles is ingesteld kun je het systeem gebruiken via Logistieke Verdeling en Route. Daar zie je in één oogopslag welke routes moeten rijden op een besteldag, hoeveel karren mee moeten en hoeveel van de wagen-capaciteit wordt gebruikt. Je kunt per route de klanten zien in de juiste volgorde, gegevens wijzigen zoals de chauffeur of wagen, notities toevoegen voor de bezorging, en de volgorde van klanten aanpassen. Voor een totaaloverzicht van alle routes ga je naar Logistieke Verdeling, Route en Totaal, waar je de optelsom ziet van alle routes samen.