Jak utworzyć integrację księgową w Easyflor?

Czym jest integracja księgowa?

Integracja księgowa to automatyczne połączenie między Easyflor a programem księgowym (takim jak SnelStart, Twinfield lub e-Boekhouden). Dzięki temu faktury i dane finansowe są automatycznie przesyłane do księgowości bez konieczności ręcznego przepisywania.

Dlaczego warto używać integracji księgowej?

• Oszczędność czasu: Nie musisz ręcznie przepisywać faktur
• Brak błędów: Automatyczne przesyłanie zapobiega literówkom
• Zawsze aktualne dane: Księgowość jest automatycznie aktualizowana
• Mniej pracy: Księgowy ma od razu wszystkie dane
• Przejrzystość: Wszystkie dane finansowe w jednym miejscu
• Profesjonalizm: Administracja zawsze uporządkowana

Jakie pakiety księgowe są obsługiwane?

Easyflor współpracuje z: SnelStart, Twinfield, Exact, Exact Online, King, Multivers, e-Boekhouden. Inne pakiety można zintegrować jako pracę na zamówienie.

Część 1: Tworzenie integracji

1. Admin → System → Konfiguracja → Eksportuj → Administracja → Nowy
2. Wypełnij: nazwę, administrację, pakiet księgowy, dane do synchronizacji, datę rozpoczęcia, opóźnienie (zwykle 0d)
3. Kliknij „Zapisz"

Część 2: Wprowadzanie danych logowania

Dla e-Boekhouden:

Username i Security Code (Zarządzanie → Ustawienia → Integracje → API/SOAP)

Dla SnelStart:

Wprowadź KEY otrzymany od SnelStart → „Zastosuj"

Dla Twinfield:

Wprowadź różne dane (zobacz obrazek). „UseCreditManagement" → skontaktuj się z konsultantem. Domyślnie: niezaznaczone.

Dla Exact:

Podaj adres e-mail.

Część 3: Sprawdzanie konfiguracji

Wróć do Admin → System → Konfiguracja → Eksportuj → Administracja → twoja integracja → „Konfiguracja"

Część 4: Wypełnianie numerów księgowych (Reguły)

Numery księgowe (numery kont księgi głównej) to kody używane przez księgowego do klasyfikowania przychodów i wydatków. Zapytaj o nie swojego księgowego.

Krok 1: Tworzenie stawek VAT

Stawki VAT są potrzebne później przy ustawianiu artykułów.

Więcej informacji o stawkach VAT w Easyflor znajdziesz w instrukcji: Tworzenie i utrzymywanie stawek VAT

Menu: twoja integracja → „Reguły" → „Stawki VAT" → „Nowy"

Wypełnij: nazwę (np. „VAT NL Wysoki"), numer konta księgi głównej, kod VAT, administrację → „Zastosuj"

Utwórz oddzielne stawki dla: VAT Wysoki (21%), VAT Niski (9%), VAT 0%, ewentualnie inne kraje.

Krok 2: Ustawianie artykułów

Reguły artykułów określają, na które konto księgi głównej będzie księgowany Twój obrót.

Menu: twoja integracja → „Reguły" → „Artykuły" → „Nowy"

Wypełnij: nazwę, numer konta księgi głównej, regułę eksportu VAT, opcjonalnie grupę artykułów, administrację, stawki VAT, opcjonalnie kraj, faktury kredytowe/debetowe/wszystkie, faktury ICP/ECP → „Zastosuj"

Utwórz oddzielne reguły dla: sprzedaży NL (21%, 9%), sprzedaży UE (VAT przeniesiony), eksportu poza UE (0%).

Krok 3: Ustawianie dopłat

Dopłaty to dodatkowe koszty takie jak transport, opakowanie lub usługi.

Więcej informacji o dopłatach w Easyflor znajdziesz w instrukcji: Tworzenie i używanie marż

Menu: twoja integracja → „Reguły" → „Dopłaty" → „Nowy"

Jak przy artykułach, ale z grupami dopłat zamiast grup artykułów.

Krok 4: Ustawianie opakowań zwrotnych

Opakowania zwrotne: skrzynki, pojemniki, wiadra itp.

Ważne wybory:

• Jednorazowe: Klient je zatrzymuje, musi zapłacić (bez kaucji, normalny VAT)
• Wielokrotnego użytku: Klient je zwraca (zawsze kaucja, zawsze VAT 0%)

Menu: twoja integracja → „Reguły" → „Opakowania zwrotne" → „Nowy". Jak przy artykułach, ale zwróć uwagę na kaucję i VAT!

Krok 5: Ustawianie wózków

Tak samo jak opakowania zwrotne.

Specjalne wyjaśnienie dla e-Boekhouden

e-Boekhouden NIE działa z numerami kont księgi głównej, ale z KODAMI (nazwami).

Zamiast 8020 używasz HOOG_VERK_21. Kody znajdziesz w swoim środowisku e-Boekhouden przy kontach księgi głównej.

Ważne wskazówki

1. Współpracuj z księgowym — zapytaj o właściwe numery kont
2. Najpierw przetestuj z jedną fakturą
3. Zacznij prosto — najpierw podstawowe stawki VAT, potem reguły artykułów
4. Wyraźne nazwy — „VAT NL Wysoki", „Obrót NL Wysoki"
5. Dokumentuj wszystko
6. Kaucja przy opakowaniach — wielokrotnego użytku = zawsze kaucja = zawsze VAT 0%
7. Regularnie sprawdzaj — porównuj miesięcznie obrót

Częste błędy

1. Nieprawidłowe dane logowania → sprawdź dane w programie księgowym
2. Numery zamiast kodów przy e-Boekhouden → używaj kodów jak „HOOG_VERK_21"
3. Brak utworzonych stawek VAT → zawsze najpierw twórz stawki VAT
4. Nieprawidłowy VAT przy kaucji → kaucja to zawsze VAT 0%
5. Zbyt skomplikowany początek → zacznij prosto, dodaj więcej później
6. Brak testów → zawsze najpierw przetestuj z jedną fakturą!

Powiązane instrukcje

• Tworzenie i utrzymywanie stawek VAT — Ustawianie i zarządzanie procentami VAT
• Tworzenie i używanie marż — Konfiguracja marż dla podwyżek cen

Podsumowanie

Tworzenie integracji księgowej: Admin → System → Konfiguracja → Eksportuj → Administracja → Nowy. Wypełnij dane podstawowe (nazwa, administracja, pakiet, dane, data rozpoczęcia, opóźnienie). Wprowadź dane logowania. Następnie przez Reguły: najpierw stawki VAT, potem artykuły, dopłaty, opakowania zwrotne i wózki. Ważne: e-Boekhouden używa kodów zamiast numerów. Zawsze najpierw przetestuj z jedną fakturą i ściśle współpracuj z księgowym.