Jak ustawić przypomnienia o płatności dla klientów w Easyflor?

Czym są przypomnienia o płatności?

Przypomnienia o płatności to automatyczne e-maile wysyłane do klientów, gdy nie zapłacili faktury na czas. System wysyła im przyjazne przypomnienie, że są jeszcze należne pieniądze.

Dlaczego używasz przypomnień o płatności?

• Szybsza płatność: Klienci są przypominani o zaległych fakturach
• Mniej pracy: System automatycznie wysyła przypomnienia, nie musisz ciągle dzwonić ani pisać e-maili
• Profesjonalizm: Standardowe przypomnienia zapewniają spójne podejście
• Brak zapomnianych faktur: System śledzi, które faktury są przeterminowane
• Zapobieganie nieuregulowanym płatnościom: Klienci są ostrzegani na czas, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli
• Jasna komunikacja: Klienci dokładnie wiedzą, co jeszcze muszą zapłacić

Kiedy używasz przypomnień o płatności?

Przykłady:

• Klient ma fakturę z terminem płatności 14 dni, ale po 14 dniach nadal nie zapłacił
• Chcesz automatycznie przypominać klientom po 2 tygodniach, 3 tygodniach i 4 tygodniach
• Chcesz, aby nierzetelni płatnicy byli automatycznie blokowani w sklepie internetowym
• Nie chcesz ciągle ręcznie ścigać płatności

---

Jak ustawić przypomnienia o płatności?

Krok 1: Przejdź do przypomnień

1. Kliknij kafelek "Admin"
2. Kliknij "System"
3. Kliknij "Konfiguracja"
4. Kliknij "Ogólne"
5. Kliknij "Faktura"
6. Kliknij "Ogólne"
7. Kliknij "Przypomnienia"

Krok 2: Utwórz nowe przypomnienie

1. Kliknij na górze "Nowy"

Krok 3: Wypełnij podstawowe dane

Pola obowiązkowe:

Nazwa:

• Nadaj przypomnieniu jasną nazwę
• Na przykład: "Pierwsze przypomnienie", "Drugie przypomnienie" lub "Ostatnie ostrzeżenie"
• Tę nazwę widzisz tylko w Easyflor, nie klient

Administracja:

• Wybierz, dla której administracji obowiązuje to przypomnienie
• Chcesz je dla wszystkich administracji? Zostaw puste lub wybierz "Wszystkie"
• Przydatne, gdy masz wiele firm

Temat e-maila:

• To jest linia tematu e-maila, który otrzymuje klient
• Zrób go jasnym i profesjonalnym
• Przykłady:
  • "Przypomnienie o płatności - Faktura jeszcze nieopłacona"
  • "Przyjazne przypomnienie: zaległa faktura"
  • "Ostatnie przypomnienie: wymagana płatność"

Tekst nad tabelą:

• Tutaj piszesz tekst, który pojawia się nad tabelą z danymi faktury
• Napisz przyjazny, ale jasny tekst
• Przykład:

  Szanowny Kliencie,
  
  Według naszych zapisów nie otrzymaliśmy jeszcze płatności za poniższą fakturę.
  Jeśli już ją opłaciłeś, prosimy zignorować to przypomnienie.

Tekst pod tabelą:

• Tutaj piszesz tekst, który pojawia się pod tabelą z danymi faktury
• Przykład:

  Uprzejmie prosimy o przelanie zaległej kwoty w ciągu 7 dni.
  W razie pytań prosimy o kontakt.
  
  Z poważaniem,
  [Nazwa firmy]

Wyślij x dni po dacie faktury:

• To ważne pole!
• Tutaj wpisujesz, ile dni po terminie płatności ma zostać wysłane przypomnienie

---

Jak działa "Wyślij x dni po dacie faktury"?

Ważne do zrozumienia:

Termin płatności jest już ustawiony w Easyflor (na przykład 14 dni). Pole "Wyślij x dni po dacie faktury" oznacza: dodatkowe dni PONAD termin płatności.

Przykłady:

Przykład 1: Przypomnienie po 2 tygodniach (14 dni)

• Termin płatności = 14 dni
• Chcesz wysłać przypomnienie dokładnie w dniu płatności
• Wpisz: 0
• Wynik: Przypomnienie jest wysyłane w dniu 14 (14 + 0 = 14)

Przykład 2: Przypomnienie po 3 tygodniach (21 dni)

• Termin płatności = 14 dni
• Chcesz wysłać przypomnienie 1 tydzień po terminie płatności
• Wpisz: 7
• Wynik: Przypomnienie jest wysyłane w dniu 21 (14 + 7 = 21)

Przykład 3: Przypomnienie po 4 tygodniach (28 dni)

• Termin płatności = 14 dni
• Chcesz wysłać przypomnienie 2 tygodnie po terminie płatności
• Wpisz: 14
• Wynik: Przypomnienie jest wysyłane w dniu 28 (14 + 14 = 28)

Gdzie ustawiasz termin płatności?

Domyślny termin płatności ustawiasz w innym miejscu w Easyflor:

---

Dodatkowe opcje (do zaznaczenia)

Opcja 1: Automatycznie

Co robi?

• Włączone: Przypomnienie jest wysyłane automatycznie (nie wymaga żadnego działania z twojej strony)
• Wyłączone: Musisz ręcznie wysłać przypomnienie

Kiedy używasz "Wyłączone"?

• Gdy chcesz najpierw sprawdzić, którzy klienci otrzymają przypomnienie
• Gdy chcesz mieć osobisty kontakt przed wysłaniem przypomnienia
• Dla ważnych klientów, z którymi chcesz postępować ostrożnie

Jak wysyłasz ręcznie?

• Przejdź do Faktury → Do fakturowania → Przypomnienia
• Wybierz, które faktury mają otrzymać przypomnienie
• Wyślij przypomnienia

Opcja 2: Blokuj dłużnika

Co robi?

• Klient jest całkowicie zablokowany do wszystkich zakupów
• Nie może składać zamówień (ani w sklepie internetowym, ani przez inne kanały)

Kiedy tego używasz?

• Przy poważnych nierzetelnych płatnikach
• Jako ostatnie ostrzeżenie
• Przy klientach ze złą historią płatności

Uwaga: To surowy środek! Używaj tego tylko przy ostatnim przypomnieniu.

Opcja 3: Blokuj użytkowników sklepu

Co robi?

• Tylko konta sklepu internetowego klienta są blokowane
• Nadal możesz ręcznie obsługiwać tego klienta (na przykład telefonicznie)

Kiedy tego używasz?

• Gdy chcesz ostrzec klienta, ale nadal chcesz móc przyjmować zamówienia
• Jako rozwiązanie pośrednie między przypomnieniem a pełną blokadą
• Przy klientach, którzy mogą chcieć zamawiać telefonicznie i płacić od razu

Opcja 4: Wyłączone

Co robi?

• Przypomnienie jest tymczasowo wyłączone bez konieczności usuwania

Kiedy tego używasz?

• Chcesz tymczasowo nie wysyłać przypomnień (na przykład w czasie świąt)
• Chcesz zachować ustawienia do późniejszego użycia
• Testujesz nowe przypomnienia i chcesz tymczasowo wyłączyć stare

---

Przykład: Ustawienie trzech przypomnień

Sytuacja:

Chcesz stopniowy system przypomnień:

• Termin płatności = 14 dni
• Pierwsze przypomnienie: w dniu płatności (dzień 14)
• Drugie przypomnienie: 1 tydzień później (dzień 21)
• Ostatnie ostrzeżenie: jeszcze 1 tydzień później (dzień 28)

Przypomnienie 1: "Przyjazne przypomnienie"

Ustawienia:

• Nazwa: "Pierwsze przypomnienie"
• Temat e-maila: "Przyjazne przypomnienie o płatności"
• Tekst powyżej: "Szanowny Kliencie, według naszych zapisów poniższa faktura jest nadal nieopłacona."
• Tekst poniżej: "Uprzejmie prosimy o przelanie kwoty. W razie pytań prosimy o kontakt."
• Wyślij x dni po dacie faktury: 0 (dokładnie w dniu płatności, dzień 14)
• Automatycznie: Włączone
• Blokuj dłużnika: Wyłączone
• Blokuj użytkowników sklepu: Wyłączone

Przypomnienie 2: "Drugie przypomnienie"

Ustawienia:

• Nazwa: "Drugie przypomnienie"
• Temat e-maila: "Drugie przypomnienie o płatności - nadal nie otrzymane"
• Tekst powyżej: "Szanowny Kliencie, niestety nadal nie otrzymaliśmy płatności."
• Tekst poniżej: "Pilnie prosimy o zapłatę w ciągu 7 dni, aby uniknąć blokady."
• Wyślij x dni po dacie faktury: 7 (1 tydzień po terminie płatności, dzień 21)
• Automatycznie: Włączone
• Blokuj dłużnika: Wyłączone
• Blokuj użytkowników sklepu: Włączone (sklep internetowy zablokowany jako ostrzeżenie)

Przypomnienie 3: "Ostatnie ostrzeżenie"

Ustawienia:

• Nazwa: "Ostatnie ostrzeżenie"
• Temat e-maila: "OSTATNIE OSTRZEŻENIE - Wymagane natychmiastowe działanie"
• Tekst powyżej: "Szanowny Kliencie, to nasze ostatnie ostrzeżenie. Płatność jest teraz poważnie przeterminowana."
• Tekst poniżej: "Brak płatności w ciągu 3 dni spowoduje podjęcie dalszych kroków. Twoje konto zostanie całkowicie zablokowane."
• Wyślij x dni po dacie faktury: 14 (2 tygodnie po terminie płatności, dzień 28)
• Automatycznie: Włączone
• Blokuj dłużnika: Włączone (całkowicie zablokowany!)
• Blokuj użytkowników sklepu: Włączone

Oś czasu:

Dzień 0: Faktura wysłana
    ↓
Dzień 14: PIERWSZE PRZYPOMNIENIE (przyjazne)
    ↓
Dzień 21: DRUGIE PRZYPOMNIENIE (sklep internetowy zablokowany)
    ↓
Dzień 28: OSTATNIE OSTRZEŻENIE (całkowicie zablokowany)

---

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Zacznij przyjaźnie, zakończ surowo

• Pierwsze przypomnienie: przyjazne i wyrozumiałe
• Drugie przypomnienie: poważniejsze, ale nadal profesjonalne
• Ostatnie przypomnienie: jasne i surowe

Wskazówka 2: Podawaj jasne terminy

• Powiedz w przypomnieniu, kiedy należy zapłacić
• Na przykład: "Prosimy o zapłatę w ciągu 7 dni"

Wskazówka 3: Oferuj rozwiązanie

• Podaj w przypomnieniu, jak można zapłacić
• Podaj osobę kontaktową do pytań
• Bądź gotowy do omówienia planów płatności

Wskazówka 4: Najpierw przetestuj swoje przypomnienia

• Wyślij testowe przypomnienie do siebie
• Sprawdź, czy formatowanie jest prawidłowe
• Sprawdź, czy wszystkie dane są poprawne

Wskazówka 5: Dostosuj ton do swojej grupy klientów

• Klienci biznesowi: bardziej formalnie i profesjonalnie
• Osoby prywatne: przyjaźniej i bardziej osobiście
• Stali klienci: z większym zrozumieniem

Wskazówka 6: Nie blokuj zbyt szybko

• Używaj blokowania tylko przy powtarzających się nieuregulowanych płatnościach
• Najpierw daj klientom szansę na odpowiedź
• Niektórzy klienci po prostu mają opóźnienie

Wskazówka 7: Uwzględniaj święta

• Tymczasowo wyłącz przypomnienia w czasie świąt
• Ludzie często płacą dopiero po wakacjach
• Bądź wyrozumiały w ruchliwych okresach

---

Często popełniane błędy

Błąd 1: Wpisano nieprawidłową liczbę dni

• Myślisz, że "14" oznacza "po 14 dniach"
• Ale oznacza "14 dni PONAD termin płatności"
• Rozwiązanie: Zawsze obliczaj: termin płatności + twój wpis = całkowita liczba dni

Błąd 2: Zbyt surowe pierwsze przypomnienie

• Blokujesz klientów już przy pierwszym przypomnieniu
• Skutek: Klienci się złoszczą i tracisz obroty
• Rozwiązanie: Blokuj dopiero przy ostatnim przypomnieniu

Błąd 3: Niejasny tekst

• Tekst jest niejasny lub nieprzyjazny
• Skutek: Klienci nie rozumieją, czego się od nich oczekuje
• Rozwiązanie: Pisz jasne, przyjazne, ale jednoznaczne teksty

Błąd 4: Automatyczne bez testowania

• Od razu włączasz "Automatycznie" bez testowania
• Skutek: Nieprawidłowe przypomnienia są wysyłane
• Rozwiązanie: Najpierw testuj z wyłączonym "Automatycznie", wysyłaj ręcznie, a dopiero potem włącz automatyczne

Błąd 5: Brak eskalacji

• Wszystkie przypomnienia są równie przyjazne
• Skutek: Nierzetelni płatnicy nie traktują tego poważnie
• Rozwiązanie: Stwórz jasną eskalację: przyjazny → poważny → surowy

Błąd 6: Za dużo przypomnień

• Wysyłasz przypomnienie co tydzień
• Skutek: Klienci się irytują
• Rozwiązanie: Ogranicz do 2-3 przypomnień z jasnymi odstępami

---

Podsumowanie

Aby ustawić przypomnienia o płatności, przechodzisz do Admin, następnie do System, Konfiguracja, Ogólne, Faktura i wreszcie do Przypomnienia. Tam tworzysz oddzielną regułę dla każdego przypomnienia, klikając "Nowy".

Przy tworzeniu przypomnienia wypełniasz następujące dane:

• Jasną nazwę do użytku wewnętrznego (jak "Pierwsze przypomnienie" lub "Ostatnie ostrzeżenie")
• Administrację, dla której obowiązuje przypomnienie
• Profesjonalny temat e-maila, który widzi klient
• Tekst nad i pod tabelą z danymi faktury, gdzie piszesz przyjazną, ale jasną wiadomość
• Liczbę dni w polu "Wyślij x dni po dacie faktury", gdzie wpisujesz liczbę dni PONAD termin płatności

Pole "Wyślij x dni po dacie faktury" działa następująco: przy terminie płatności 14 dni wpisujesz 0 dla przypomnienia w samym dniu płatności, 7 dla tygodnia później i 14 dla dwóch tygodni później. Obliczenie zawsze wynosi: termin płatności + twój wpis = całkowita liczba dni.

Dodatkowo możesz zaznaczyć cztery opcje:

• Automatycznie: przypomnienia są wysyłane automatycznie bez żadnego działania z twojej strony
• Blokuj dłużnika: klient jest całkowicie zablokowany i nie może w ogóle zamawiać
• Blokuj użytkowników sklepu: tylko sklep internetowy jest zablokowany, ale nadal możesz ręcznie przetwarzać zamówienia
• Wyłączone: przypomnienie jest tymczasowo wyłączone bez utraty ustawień

Rozsądnie jest stworzyć system eskalacji z wieloma przypomnieniami, które stają się coraz poważniejsze. Zacznij przyjaźnie i wyrozumiale przy pierwszym przypomnieniu, bądź poważniejszy przy drugim i zakończ surowo przy ostatnim ostrzeżeniu. Blokuj klientów dopiero przy powtarzających się nieuregulowanych płatnościach, a nie już przy pierwszym przypomnieniu. Zawsze najpierw testuj swoje przypomnienia, wysyłając je ręcznie, zanim włączysz funkcję automatyczną.