Jak ustawić polecenie zapłaty SEPA dla automatycznych płatności w Easyflor?

Czym jest polecenie zapłaty SEPA?

Polecenie zapłaty SEPA to automatyczny sposób pobierania pieniędzy od klientów. Zamiast czekać, aż klienci sami przelą pieniądze, automatycznie pobierasz je z ich konta (oczywiście za ich zgodą). SEPA oznacza Single Euro Payments Area i działa w całej Europie.

Dlaczego warto używać polecenia zapłaty SEPA?

• Automatyczne otrzymywanie płatności: Nie musisz czekać, aż klienci zapłacą
• Mniej kłopotów: Koniec z ręcznymi przelewami
• Szybsze wpływy: Sam decydujesz, kiedy pobierasz środki
• Mniej zalegających z płatnościami: Klienci nie mogą "zapomnieć" o płatności
• Profesjonalizm: Duże firmy też tak pracują
• Oszczędność czasu: Koniec z wysyłaniem przypomnień
• Lepszy przepływ gotówki: Dokładnie wiesz, kiedy wpływają pieniądze

Kiedy używać polecenia zapłaty SEPA?

Przykłady:

• Masz stałych klientów, którzy zamawiają co tydzień
• Chcesz automatycznie pobierać faktury po 14 dniach
• Klienci sami proszą o automatyczne polecenie zapłaty
• Chcesz poprawić przepływ gotówki
• Masz wiele małych płatności, które muszą być automatyczne

Uwaga: Klienci muszą najpierw podpisać upoważnienie, zanim możesz pobierać środki!

---

Dwa rodzaje polecenia zapłaty SEPA

SEPA CORE:

• Dla osób prywatnych (zwykłych ludzi)
• Dla małych firm
• Klient ma 8 tygodni na protest (żądanie zwrotu pieniędzy)

SEPA B2B:

• Tylko dla firm
• Bardziej rygorystyczne: klient nie może protestować (z wyjątkiem oszustwa)
• Możliwe tylko gdy obie strony są podmiotami gospodarczymi

W tej instrukcji ustawiamy oba, abyś mógł używać obu!

---

Przegląd: Co będziesz robić?

Ustawisz SEPA w trzech krokach:

Krok 1: Konfiguracja SEPA w systemie (dla całego Easyflor) Krok 2: Wypełnienie danych SEPA własnej firmy (dla administracji) Krok 3: Wypełnienie danych SEPA klientów (dla każdego dłużnika)

---

Część 1: Konfiguracja SEPA w systemie

Krok A: Tworzenie kategorii numerów

Czym są kategorie numerów?

To "pola", w których później możesz wpisywać różne rodzaje numerów i danych. Tworzysz je raz i używasz wszędzie.

Krok 1: Przejdź do kategorii numerów

1. Kliknij kafelek "Admin"
2. Kliknij "Organizacja"
3. Kliknij "Kategorie Numerów"
4. Kliknij "+Nowy"

Krok 2: Utwórz następujące 6 kategorii

Dla każdej kategorii wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij "+Nowy"
2. Wpisz w polu "Kod" nazwę
3. Wpisz w polu "Kategoria numeru" dokładnie tę samą nazwę
4. Kliknij "Zapisz"

Utwórz te 6 kategorii:

1. IBAN Nazwa

• Kod: IBAN Nazwa
• Kategoria numeru: IBAN Nazwa

2. IBAN Numer

• Kod: IBAN Numer
• Kategoria numeru: IBAN Numer

3. Kod BIC

• Kod: Kod BIC
• Kategoria numeru: Kod BIC

4. SEPA ID

• Kod: SEPA ID
• Kategoria numeru: SEPA ID

5. SEPA nazwa

• Kod: SEPA nazwa
• Kategoria numeru: SEPA nazwa

6. SEPA Data podpisania (YYYY-MM-DD)

• Kod: SEPA Data podpisania (YYYY-MM-DD)
• Kategoria numeru: SEPA Data podpisania (YYYY-MM-DD)

Co oznaczają te kategorie?

• IBAN Nazwa: Nazwa posiadacza rachunku
• IBAN Numer: Numer rachunku (na przykład PL12ABCD0123456789)
• Kod BIC: Kod banku (na przykład BREXPLPW)
• SEPA ID: Twój unikalny numer polecenia zapłaty SEPA
• SEPA nazwa: Nazwa widoczna na poleceniu zapłaty
• SEPA Data podpisania: Data podpisania upoważnienia przez klienta

---

Krok B: Tworzenie metod płatności

Czym są metody płatności?

To sposoby, w jakie klienci mogą płacić. Tworzysz dwie: jedną dla osób prywatnych (CORE) i jedną dla firm (B2B).

Krok 1: Przejdź do metod płatności

1. Kliknij kafelek "Admin"
2. Kliknij "Organizacja"
3. Kliknij "Metody płatności"
4. Kliknij "+Nowy"

Krok 2: Utwórz pierwszą metodę płatności

SEPA CORE (dla osób prywatnych):

1. Kliknij "+Nowy"
2. Nazwa: "SEPA CORE"
3. Typ: "Bank"
4. Kliknij "Zapisz"

Krok 3: Utwórz drugą metodę płatności

SEPA B2B (dla firm):

1. Kliknij ponownie "+Nowy"
2. Nazwa: "SEPA B2B"
3. Typ: "Bank"
4. Kliknij "Zapisz"

---

Krok C: Łączenie konfiguracji SEPA

Teraz połączysz wszystko razem!

Krok 1: Przejdź do konfiguracji SEPA

1. Kliknij kafelek "Admin"
2. Kliknij "System"
3. Kliknij "Konfiguracja"
4. Kliknij "Ogólne"
5. Kliknij "Faktura"
6. Kliknij "Konfiguracja SEPA"

Krok 2: Wybierz kategorie i metody płatności

Zobaczysz teraz różne pola. Połącz je następująco:

IBAN:

• Wybierz kategorię "IBAN Numer"

BIC:

• Wybierz kategorię "Kod BIC"

SEPA nazwa:

• Wybierz kategorię "SEPA nazwa"

SEPA ID:

• Wybierz kategorię "SEPA ID"

Metoda płatności SEPA CORE:

• Wybierz "SEPA CORE"

Metoda płatności SEPA B2B:

• Wybierz "SEPA B2B"

Krok 3: Ustaw status faktury

Status faktury:

• Ustaw na "Paid"
• Oznacza to: gdy pieniądze wpłyną, faktura automatycznie zostanie oznaczona jako "opłacona"

Krok 4: Zaznacz "Użyj SEPA RCUR"

Ważne! Zaznacz to pole:

• "Użyj SEPA RCUR"

Co to robi?

• RCUR oznacza "Recurrent" (powtarzające się)
• Dzięki temu możesz więcej niż raz pobierać środki od tego samego klienta
• Bez tego zaznaczenia możesz pobrać tylko raz od każdego klienta!

Krok 5: Zapisz wszystko

• Kliknij na górze "Zastosuj"
• Wszystkie ustawienia zostaną zapisane

---

Część 2: Wypełnienie własnych danych SEPA (Administracja)

Dlaczego ta część?

Teraz musisz wypełnić dane swojej firmy: Twój IBAN, BIC, SEPA ID itp. Dzięki temu Easyflor wie, z którego rachunku mają być pobierane środki.

Krok 1: Przejdź do administracji

1. Kliknij "Organizacja"
2. Kliknij "Ogólne"
3. Kliknij "Administracje"
4. Wybierz swoją administrację (na przykład "Kwiaciarnia Róża")

Krok 2: Przejdź do numerów

1. Kliknij "Ogólne"
2. Kliknij "Numery"

Krok 3: Dodaj swoje dane

Dla każdej z następujących danych zrób to:

1. Kliknij "+Nowy"
2. Wybierz Kategorię Numeru
3. Wpisz daną
4. Kliknij "Zapisz"

Dodaj te 4 dane:

1. Numer BIC

• Kategoria Numeru: "Kod BIC"
• Dana: Twój kod BIC (na przykład: BREXPLPW)
• Gdzie to znajdziesz? Na wyciągach bankowych lub zapytaj w banku

2. IBAN Nazwa

• Kategoria Numeru: "IBAN Nazwa"
• Dana: Nazwa Twojej firmy (na przykład: Kwiaciarnia Róża)

3. IBAN Numer

• Kategoria Numeru: "IBAN Numer"
• Dana: Twój numer IBAN (na przykład: PL12ABCD0123456789)
• Gdzie to znajdziesz? Na wyciągach bankowych

4. SEPA ID

• Kategoria Numeru: "SEPA ID"
• Dana: Twój identyfikator wierzyciela SEPA (na przykład: PL12ZZZ123456789)
• Gdzie to znajdziesz? Poproś o to w swoim banku, gdy chcesz używać SEPA

Ważne: Te dane są TWOJEJ firmy, nie klientów!

---

Część 3: Wypełnienie danych SEPA klientów (Dłużnik)

Dlaczego ta część?

Teraz dla każdego klienta wypełnisz dane potrzebne do pobierania od nich środków: ich IBAN, datę upoważnienia itp.

Robisz to dla każdego klienta, który chce płacić przez SEPA!

---

Krok A: Ustawienie metody płatności dla klienta

Krok 1: Przejdź do dłużnika

1. Kliknij "Organizacja"
2. Kliknij "Ogólne"
3. Kliknij "Dłużnicy"
4. Wybierz klienta (dłużnika), który będzie płacić przez SEPA

Krok 2: Ustaw metodę płatności

1. Kliknij "Ogólne"
2. Kliknij "Konfiguracja"
3. Kliknij "Ogólne"
4. Kliknij "Faktura"

Krok 3: Wybierz odpowiednią metodę SEPA

Na górze zobaczysz pole "Metoda płatności". Wybierz:

• "SEPA CORE" jeśli klient jest osobą prywatną lub małą firmą
• "SEPA B2B" jeśli klient jest klientem biznesowym

Krok 4: Zapisz

• Kliknij "Zapisz"

---

Krok B: Wypełnienie danych SEPA klienta

Krok 1: Przejdź do numerów

1. Jesteś nadal przy tym samym dłużniku
2. Kliknij "Kontakt"
3. Kliknij "Numery"
4. Kliknij "+Nowy"

Krok 2: Dodaj dane klienta

Dla każdej z następujących danych zrób to:

1. Kliknij "+Nowy"
2. Wybierz Kategorię Numeru
3. Wpisz daną klienta
4. Kliknij "Zapisz"

Dodaj te 4 dane:

1. IBAN Nazwa

• Kategoria Numeru: "IBAN Nazwa"
• Dana: Nazwa posiadacza rachunku (na przykład: Jan Kowalski)
• Skąd to masz? Od klienta, z upoważnienia

2. IBAN Numer

• Kategoria Numeru: "IBAN Numer"
• Dana: Numer IBAN klienta (na przykład: PL98BANK0987654321)
• Skąd to masz? Od klienta, z upoważnienia

3. SEPA Nazwa

• Kategoria Numeru: "SEPA nazwa"
• Dana: Nazwa, która ma być na poleceniu zapłaty (zwykle taka sama jak IBAN Nazwa)

4. SEPA Data podpisania

• Kategoria Numeru: "SEPA Data podpisania (YYYY-MM-DD)"
• Dana: Data podpisania upoważnienia przez klienta
• Format: YYYY-MM-DD (na przykład: 2024-01-15 dla 15 stycznia 2024)
• Skąd to masz? Z wypełnionego i podpisanego upoważnienia

Krok 3: Powtórz dla każdego klienta

• Wykonaj Krok A i Krok B dla każdego klienta, który chce płacić przez SEPA
• Każdy klient potrzebuje własnych danych!

---

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Zacznij od upoważnienia

• Klient musi NAJPIERW podpisać upoważnienie SEPA
• Dopiero potem możesz pobierać środki
• Bez upoważnienia pobieranie środków jest nielegalne!
• Przechowuj upoważnienie starannie (cyfrowo i na papierze)

Wskazówka 2: Poproś bank o SEPA ID

• Potrzebujesz specjalnego identyfikatora wierzyciela SEPA
• Prosisz o to w swoim banku
• Czasami jest to płatne lub musisz podpisać umowę
• Załatw to przed rozpoczęciem konfiguracji

Wskazówka 3: Sprawdź wszystkie dane dwukrotnie

• Jedna błędna cyfra w IBAN i polecenie zapłaty nie powiedzie się
• Zawsze sprawdzaj IBAN dwukrotnie
• Najpierw przetestuj z jednym klientem, zanim ustawisz dla wszystkich

Wskazówka 4: Zwróć uwagę na format daty

• Data SEPA musi być w formacie YYYY-MM-DD
• Dobrze: 2024-01-15
• Źle: 15-01-2024 lub 15/01/2024
• To ważne dla administracji

Wskazówka 5: Używaj "SEPA RCUR"

• Nie zapomnij zaznaczyć pola "Użyj SEPA RCUR"
• W przeciwnym razie możesz pobrać tylko raz od każdego klienta
• To niezbędne dla stałych klientów!

Wskazówka 6: Najpierw przetestuj

• Najpierw przetestuj polecenie zapłaty z jednym klientem
• Pobierz małą kwotę (na przykład 1,00 PLN)
• Działa? Możesz kontynuować z innymi klientami

Wskazówka 7: Komunikuj się z klientami

• Informuj klientów, kiedy będziesz pobierać środki
• Wyślij fakturę przed pobraniem
• Dzięki temu unikniesz niespodzianek i skarg

---

Częste błędy

Błąd 1: Kategorie numerów nie utworzone

• Próbujesz wypełnić dane, ale kategorie nie istnieją
• Skutek: Nie możesz wybrać danych
• Rozwiązanie: Najpierw utwórz wszystkie 6 kategorii numerów w Części 1, Krok A

Błąd 2: "Kod" i "Kategoria numeru" różne

• Wpisujesz w Kod "IBAN", a w Kategorię numeru "IBAN Numer"
• Skutek: Zamieszanie i możliwe problemy z działaniem
• Rozwiązanie: Zawsze wpisuj dokładnie to samo

Błąd 3: Nieprawidłowy IBAN

• Robisz literówkę w numerze IBAN
• Skutek: Polecenie zapłaty nie powiedzie się, klient nie zostanie obciążony
• Rozwiązanie: Zawsze sprawdzaj IBAN dwukrotnie, proś klienta o potwierdzenie

Błąd 4: "Użyj SEPA RCUR" nie zaznaczone

• Zapominasz zaznaczyć to pole
• Skutek: Możesz pobrać tylko raz od każdego klienta
• Rozwiązanie: Zawsze to zaznaczaj w Części 1, Krok C!

Błąd 5: Nie złożono wniosku o SEPA ID

• Próbujesz pobierać bez identyfikatora wierzyciela SEPA
• Skutek: Polecenie zapłaty zostanie odrzucone przez bank
• Rozwiązanie: Najpierw poproś o SEPA ID w swoim banku

Błąd 6: Upoważnienie nie zachowane

• Pobierasz środki, ale nie masz podpisanego upoważnienia
• Skutek: W przypadku protestu nie możesz udowodnić, że miałeś zgodę
• Rozwiązanie: Starannie przechowuj wszystkie upoważnienia

Błąd 7: Nieprawidłowy format daty

• Wpisujesz 15-01-2024 zamiast 2024-01-15
• Skutek: System nie akceptuje lub wyświetla błąd
• Rozwiązanie: Zawsze używaj YYYY-MM-DD

Błąd 8: SEPA CORE i B2B pomieszane

• Używasz SEPA B2B dla osoby prywatnej
• Skutek: Polecenie zapłaty zostanie odrzucone
• Rozwiązanie: Osoby prywatne = CORE, Firmy = B2B

---

Czego potrzebujesz przed rozpoczęciem?

Od swojego banku:

• Identyfikator wierzyciela SEPA (złóż wniosek)
• Twój numer IBAN
• Twój kod BIC
• Umowa polecenia zapłaty SEPA (często wymagana)

Od każdego klienta:

• Podpisane upoważnienie SEPA
• Numer IBAN klienta
• Nazwa posiadacza rachunku
• Data podpisania upoważnienia

Upewnij się, że masz to wszystko przed rozpoczęciem konfiguracji!

---

Wizualny przegląd procesu

CZĘŚĆ 1: Konfiguracja systemu
    ↓
Krok A: Utworzenie 6 kategorii numerów
Krok B: Utworzenie 2 metod płatności (CORE i B2B)
Krok C: Połączenie wszystkiego w konfiguracji SEPA + zaznaczenie RCUR
    ↓
CZĘŚĆ 2: Wypełnienie danych firmy
    ↓
Administracja → Numery → Dodanie 4 danych
(BIC, IBAN Nazwa, IBAN Numer, SEPA ID Twojej firmy)
    ↓
CZĘŚĆ 3: Konfiguracja dla każdego klienta
    ↓
Krok A: Wybór metody płatności (CORE lub B2B)
Krok B: Wypełnienie 4 danych klienta
(IBAN Nazwa, IBAN Numer, SEPA Nazwa, Data podpisania)
    ↓
Powtórz Część 3 dla każdego klienta
    ↓
GOTOWE! Możesz teraz automatycznie pobierać środki

---

Podsumowanie

Aby ustawić polecenie zapłaty SEPA w Easyflor, przechodzisz przez trzy główne części: najpierw konfigurację systemu, potem dane własnej firmy i na końcu dane każdego klienta.

W Części 1: Konfiguracja SEPA najpierw tworzysz sześć kategorii numerów przez Admin, Organizacja i Kategorie Numerów, klikając "+Nowy". Kategorie, które tworzysz to: IBAN Nazwa, IBAN Numer, Kod BIC, SEPA ID, SEPA nazwa, SEPA Data podpisania (YYYY-MM-DD). Przy każdej kategorii wpisujesz zarówno w "Kod" jak i "Kategoria numeru" dokładnie tę samą nazwę. Następnie tworzysz dwie metody płatności przez Admin, Organizacja i Metody płatności: SEPA CORE (dla osób prywatnych i małych firm) i SEPA B2B (tylko dla klientów biznesowych), obie z typem "Bank". Potem przechodzisz do Admin, System, Konfiguracja, Ogólne, Faktura i Konfiguracja SEPA, aby wszystko połączyć, wybierając odpowiednie kategorie przy IBAN, BIC, SEPA nazwa i SEPA ID, oraz łącząc metody płatności. Bardzo ważne jest ustawienie statusu faktury na "Paid" (aby faktury automatycznie były oznaczane jako opłacone po wpłynięciu pieniędzy) i zaznaczenie pola "Użyj SEPA RCUR" (w przeciwnym razie możesz pobrać tylko raz od każdego klienta).

W Części 2: Konfiguracja administracji wypełniasz dane własnej firmy, przechodząc do Organizacja, Ogólne, Administracje, wybierając swoją administrację i klikając Ogólne, Numery. Tam dodajesz cztery dane, klikając za każdym razem "+Nowy": Numer BIC (Twój kod banku), IBAN Nazwa (nazwa Twojej firmy), IBAN Numer (Twój własny IBAN), SEPA ID (Twój identyfikator wierzyciela SEPA z banku).

W Części 3: Konfiguracja dłużnika ustawiasz dane SEPA dla każdego klienta. Składa się to z dwóch kroków: najpierw ustawiasz metodę płatności, przechodząc do Organizacja, Ogólne, Dłużnicy, wybierając klienta, przechodząc do Ogólne, Konfiguracja, Ogólne, Faktura i wybierając na górze odpowiednią metodę płatności (SEPA CORE dla osób prywatnych lub SEPA B2B dla firm). Następnie wypełniasz dane klienta, przechodząc do Kontakt, Numery i dodając cztery dane: IBAN Nazwa (nazwa posiadacza rachunku), IBAN Numer (IBAN klienta), SEPA Nazwa (nazwa na poleceniu zapłaty), SEPA Data podpisania (data upoważnienia w formacie YYYY-MM-DD, na przykład 2024-01-15).

Tę ostatnią część powtarzasz dla każdego klienta, który chce płacić przez SEPA. Ważne jest, aby wiedzieć, że klienci muszą najpierw podpisać upoważnienie SEPA, zanim możesz pobierać środki, i że potrzebujesz identyfikatora wierzyciela SEPA z banku, zanim możesz zacząć.